Zo organiseer je een regenboogbruiloft

Begin met de trouwdatum, de gastenlijst en de locatie; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Verstuur uitnodigingen op tijd, zodat je dieetwensen en aanmeldingen kunt verwerken voordat je catering, tafelschikking en servies definitief maakt. Plan daarna de ceremonie, muziek, taart en regenboogdecoratie in één overzicht. De meeste stress ontstaat in de laatste week: leveringen, verse producten, weersverwachting en de opbouw worden snel onderschat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trouwdatum vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Taart bestellen
9
Muziek afstemmen
2 personen
10
Tafelschikking maken
2 personen
11
Ceremonieprogramma printen
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Route en parkeren delen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Houdbare voorraad controleren
2 personen
17
Verse producten ophalen
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Leveringen aannemen
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
4 personen
23
Ceremonieopstelling maken
3 personen
24
Buffettafels plaatsen
3 personen
25
Regenboogdecoratie ophangen
4 personen
26
Bloemstukken plaatsen
2 personen
27
Lichtverlichting ophangen
3 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Muziek testen
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Servies uitzetten
3 personen
32
Glazen klaarzetten
2 personen
33
Bestek klaarleggen
2 personen
34
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
35
Ceremoniemateriaal klaarleggen
2 personen
36
Trouwboeket klaarzetten
37
Taarttafel inrichten
2 personen
38
Welkomsttafel inrichten
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
43
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
44
Ceremonie begeleiden
2 personen
45
Muziek tijdens ceremonie bedienen
46
Proostmoment voorbereiden
3 personen
47
Champagne serveren
3 personen
48
Groepsfoto begeleiden
2 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet opbouwen
4 personen
52
Buffet presenteren
3 personen
53
Diner serveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Tafels afruimen
4 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Taart aansnijden
2 personen
58
Taart serveren
3 personen
59
Dansmuziek starten
60
Lichtinstellingen aanpassen
61
Late snacks klaarzetten
3 personen
62
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Muziek uitschakelen
64
Restanten koelen
2 personen
65
Servies verzamelen
4 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Verlichting afbreken
2 personen
70
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
71
Servies afwassen
4 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Koelboxen legen
2 personen
74
Geleende spullen verzamelen
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
77
Afval wegbrengen
2 personen
78
Garderobe controleren
79
Gevonden voorwerpen bewaren
80
Eindcontrole locatie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 90
Klapstoelen reserveaantal 10
Trouwtafel
Taarttafel
Welkomsttafel
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 12
Paraplu'saantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinerbestekaantal 100
Taartvorkjesaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Regenboogvlaggenaantal 20
Regenboogslingersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Gekleurde ballonnenaantal 180
Tafeldecoratiesaantal 8
Glazen vaasjesaantal 24
Kunstbloemenaantal 48
Gekleurde tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 8
Ceremonieboog
Ringkussen
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
LED-kaarsenaantal 40
Confettikanonnenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop voor muziek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Kamerplantenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Taartmes
Thermoskannenaantal 6
Koelplatenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 4
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met vaste momenten: verstuur de uitnodigingen uiterlijk 10 tot 12 weken voor de bruiloft en sluit de aanmeldingen ongeveer 4 weken voor de datum. Dan heb je tijd voor dieetwensen, naamkaartjes en de tafelschikking.
Reserveer catering en bestel de taart zodra de datum en het verwachte aantal gasten vaststaan. Pas de definitieve aantallen aan na de RSVP-deadline, niet pas tijdens de opbouw.
Maak naast het ceremonieprogramma ook een apart opbouwschema. Zet daarin wie de locatie opent, leveringen aanneemt, koelboxen vult en tafels, stoelen en buffetten plaatst.
Controleer het weer 7 dagen en nogmaals 24 uur vooraf. Leg paraplu's en klapstoelen als reserve klaar en deel route- en parkeerinformatie uiterlijk een week van tevoren met de gasten.
Maak de decoratie per plek klaar: regenboogvlaggen en slingers voor de ruimte, ballonnen en tafeldecoraties voor de ontvangst, en naamkaartjes bij de dinerplaatsen. Zo hoef je op de dag zelf niet meer te sorteren of te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een regenboogbruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen 10 tot 12 weken voor de bruiloft en plan de definitieve catering ongeveer 4 weken vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een regenboogbruiloft?: Verstuur ze 10 tot 12 weken voor de trouwdatum. Geef gasten meestal 4 weken om te reageren, zodat dieetwensen, catering en tafelschikking op tijd rond zijn.
Wanneer regel je de catering en trouwtaart?: Leg de catering en taart vast zodra datum, locatie en een voorlopig gastenaantal bekend zijn, bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Bevestig het definitieve aantal gasten ongeveer 4 weken voor de bruiloft.
Wat doe je de dag voor een regenboogbruiloft?: Haal verse producten op, controleer de houdbare voorraad en zet decoratie, naamkaartjes en ceremonieprogramma's klaar. Controleer de weersverwachting opnieuw en wijs uiterlijk 24 uur vooraf iemand aan voor leveringen en het openen van de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.