Cómo organizar una boda arcoíris sin dejarlo todo para el final

Una boda arcoíris necesita más que una paleta de colores: hay que coordinar invitados, catering, ceremonia, montaje y decoración en el orden correcto. Empieza fijando la fecha y calculando el número de personas; después cierra proveedores y recoge las preferencias dietéticas. En la última semana, confirma entregas, ruta y previsión del tiempo. El día anterior deja listas las tarjetas, el programa, las compras y todo lo que no necesite frío.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la boda
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Diseñar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Reservar el catering
2 personas
8
Pedir tarta
9
Ajustar la música
2 personas
10
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
11
Imprimir el programa de la ceremonia
12
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
13
Compartir la ruta y el aparcamiento
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Hacer la compra
3 personas
16
Comprobar el stock no perecedero
2 personas
17
Recoger productos frescos
2 personas
18
Abrir la ubicación
2 personas
19
Recibir las entregas
2 personas
20
Llenar las neveras portátiles
2 personas
21
Montar mesas
4 personas
22
Colocar las sillas
4 personas
23
Montar la disposición de la ceremonia
3 personas
24
Colocar mesas de buffet
3 personas
25
Colgar la decoración arcoíris
4 personas
26
Colocar arreglos florales
2 personas
27
Colgar la iluminación
3 personas
28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
29
Probar la música
2 personas
30
Probar los micrófonos
2 personas
31
Colocar la vajilla
3 personas
32
Preparar los vasos
2 personas
33
Colocar los cubiertos
2 personas
34
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
35
Preparar el material de la ceremonia
2 personas
36
Preparar el ramo de novia
37
Montar la mesa de tartas
2 personas
38
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

41
Recibir a los invitados
3 personas
42
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
43
Acompañar a los invitados a la ceremonia
2 personas
44
Coordinar la ceremonia
2 personas
45
Controlar la música durante la ceremonia
46
Preparar el brindis
3 personas
47
Servir champán
3 personas
48
Coordinar la foto de grupo
2 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Montar el buffet
4 personas
52
Presentar el bufé
3 personas
53
Servir la cena
5 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
56
Servir café y té
3 personas
57
Cortar la tarta
2 personas
58
Servir la tarta
3 personas
59
Poner música de baile
60
Ajustar la iluminación
61
Preparar tentempiés de última hora
3 personas
62
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

63
Apagar la música
64
Refrigerar los sobrantes
2 personas
65
Recoger la vajilla
4 personas
66
Clasificar residuos
3 personas
67
Desmontar mesas y sillas
4 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Desmontar la iluminación
2 personas
70
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
71
Lavar la vajilla
4 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Vaciar neveras portátiles
2 personas
74
Recoger los artículos prestados
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Repartir las compras sobrantes
2 personas
77
Llevar la basura
2 personas
78
Comprobar el guardarropa
79
Guardar los objetos perdidos
80
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Sillas de la ceremoniacant. 90
Sillas plegables de reservacant. 10
Mesa de los novios
Mesa de tartas
Mesa de bienvenida
Mesas altascant. 6
Faldones para mesascant. 12
Paraguascant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cubiertos de cenacant. 100
Tenedores de tartacant. 100
Bandejas de servircant. 16
Cucharonescant. 12

Decoración

Banderas arcoíriscant. 20
Guirnaldas arcoíriscant. 12
Arcos de globoscant. 2
Globos de colorescant. 180
Decoraciones de mesacant. 8
Jarroncitos de vidriocant. 24
Flores artificialescant. 48
Manteles de mesa de colorescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 90
Números de mesacant. 8
Arco de ceremonia
Cojín para anillos
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Velas LEDcant. 40
Cañones de confeticant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil para música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Plantas de interiorcant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Cuchillo para tarta
Termoscant. 6
Placas refrigerantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Guantes de limpiezacant. 6
Cepillos para fregarcant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 4
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la lista de invitados y las inscripciones. Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y entrega al catering el recuento definitivo con varios días de margen.
Separa las compras en tres momentos: productos no perecederos con antelación, frescos el día anterior y bebidas frías cuando abras la ubicación. Así no ocupas las neveras demasiado pronto.
Diseña la circulación antes de decorar: coloca primero las sillas de la ceremonia, las mesas redondas y las mesas de buffet. Después añade manteles de colores, banderas, guirnaldas y centros de mesa.
Prepara una caja para la ceremonia y otra para el banquete. En la primera deben ir el programa y las tarjetas de nombre; en la segunda, la vajilla, las bandejas, los cucharones y los tenedores de tarta.
No dejes el tiempo para el último momento. Comprueba la previsión el día anterior y reserva paraguas y sillas plegables; si llueve, necesitarás una alternativa antes de empezar a montar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda arcoíris?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, preparar invitaciones y reservar el catering. Deja la confirmación final de invitados y dietas para aproximadamente 7 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una boda arcoíris?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la boda y fija una fecha límite de respuesta unos 14 días antes. Así tendrás tiempo para ajustar mesas, tarjetas de nombre y cantidades del catering.
¿Cuándo se monta la decoración arcoíris?: Monta mesas, sillas y la disposición de la ceremonia primero, y coloca la decoración después. Reserva al menos 2 horas el mismo día o la víspera para colgar guirnaldas, instalar el arco de globos y distribuir las decoraciones de mesa.
¿Qué se hace el día anterior a una boda arcoíris?: El día anterior recoge los productos frescos, revisa el stock no perecedero, prepara el programa y las tarjetas de nombre y confirma las entregas. También comprueba la ruta, el aparcamiento y la previsión del tiempo.

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