Zo organiseer je een recruitmentbeurs

Begin met het doel en de doelgroep van de recruitmentbeurs, en leg daarna datum en locatie vast. Benader deelnemende bedrijven vroeg, zodat je de beursplattegrond, standplaatsen en communicatie op tijd kunt maken. Regel registratie voor bezoekers en bedrijven apart en verzamel bedrijfsgegevens, logo’s en technische wensen in één overzicht. In de laatste fase draait alles om controle: aanmeldingen verwerken, badges voorbereiden, catering afstemmen en vrijwilligers instrueren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Beursconcept en doelgroep vastleggen
2 personen
3
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
4
Aanmeldformulier voor bezoekers maken
5
Aanmeldformulier voor bedrijven maken
6
Bezoekersprofiel uitwerken
2 personen
7
Beursplattegrond ontwerpen
2 personen
8
Standplaatsen toewijzen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Socialmediaberichten publiceren
11
Bedrijfsgegevens verzamelen
2 personen
12
Logo's van bedrijven verzamelen
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Sprekers en presentaties vastleggen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Catering reserveren
18
Dranken en snacks inkopen
2 personen
19
Printwerk bestellen
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Standhoudersinformatie versturen
22
Bezoekerslijst controleren
2 personen
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Routebeschrijving versturen
25
Technische wensen controleren
2 personen
26
Presentaties verzamelen
27
Standaankleding voorbereiden
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Locatie en zalen controleren
2 personen
30
Boodschappen uitpakken
2 personen
31
Standindeling markeren
2 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Standwanden opbouwen
4 personen
34
Standaanduidingen ophangen
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Presentatieruimte inrichten
3 personen
37
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
38
Stroomvoorziening testen
2 personen
39
Verlichting controleren
40
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
41
Naambadges sorteren
2 personen
42
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Hapjes klaarzetten
2 personen
45
Informatieborden plaatsen
2 personen

Event

46
Standhouders ontvangen
3 personen
47
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
48
Laatste presentatietest uitvoeren
2 personen
49
Bezoekers registreren
4 personen
50
Bezoekers welkom heten
2 personen
51
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
52
Presentaties begeleiden
2 personen
53
Programmawijzigingen communiceren
54
Dranken serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Hapjes aanvullen
2 personen
57
Koffie en thee bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
61
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

62
Catering opruimen
3 personen
63
Materialen verzamelen
4 personen
64
Standwanden afbouwen
4 personen
65
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Gehuurde materialen controleren
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opruimen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Bedrijven bedankbericht sturen
74
Bezoekers opvolgmail sturen
75
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Krukkenaantal 8
Standwandenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 5
Tabletsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Laptopspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Opladersaantal 10
Powerbanksaantal 4
Wifi-versterkersaantal 2

Registratie

Badgehoudersaantal 220
Badgehouders met koordaantal 220
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 10
Bezoekersformulierenaantal 250
Inschrijfformulierenaantal 250
Naamstickersaantal 250
Kassa-etui

Decoratie

Bedrijfspostersaantal 25
Richtingbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Tafelkledenaantal 30
Bannerstandaardsaantal 6
Vlaggenaantal 8
Plantenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstandsaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 220
Glazenaantal 220
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat je van elk bedrijf de bedrijfsgegevens, het logo en de technische wensen hebt ontvangen. Houd bij de plattegrond rekening met loopruimte, de registratiebalie en zichtbare richtingborden.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk één week voor de beurs. Vermeld daarin hun standplaats, opbouwtijd, routebeschrijving, beschikbare apparatuur en wat zij zelf moeten meenemen.
Maak bezoekers- en bedrijfsregistratie afzonderlijk. Controleer de bezoekerslijst de dag ervoor en leg naambadges, badgehouders, pennen, klemborden en formulieren bij de registratiebalie klaar.
Leg sprekers, presentaties en het programma minimaal twee weken vooraf vast. Test beamer, projectiescherm, microfoons, laptopspeakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opening.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór de bestelling. Zet dranken en snacks apart van de registratie, zodat de ontvangst tijdens het eerste uur niet vastloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een recruitmentbeurs?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Deelnemende bedrijven, sprekers en locatie moeten vroeg worden vastgelegd; gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, printwerk, techniek en briefing van vrijwilligers.
Wanneer moet ik bedrijven uitnodigen voor een recruitmentbeurs?: Benader bedrijven ongeveer 8 weken voor de beurs. Geef ze daarna een duidelijke aanmeldtermijn van 2 tot 3 weken, zodat je nog tijd hebt voor de plattegrond, logo’s, standplaatsen en standhoudersinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een recruitmentbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de registratiebalie en 1 persoon voor zaal- en techniekvragen per 50 tot 75 bezoekers. Plan daarnaast tijdens opbouw en afbouw extra hulp, omdat die taken niet tegelijk met de ontvangst kunnen gebeuren.
Wanneer maak je de beursplattegrond en standindeling?: Maak een eerste indeling zodra de eerste bedrijven zich aanmelden, maar leg de definitieve plattegrond 10 tot 14 dagen vooraf vast. Dan zijn bedrijfslogo’s, technische wensen en het verwachte bezoekersaantal meestal bekend.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.