Organiser un salon du recrutement, étape par étape

Un salon du recrutement se prépare dans un ordre précis : définir le public, confirmer le lieu, recruter les entreprises, puis organiser les inscriptions et les échanges sur place. Commence par fixer le format et le nombre de participants visé avant de dessiner le plan des stands. Les oublis les plus fréquents concernent les informations des exposants, les besoins techniques, les badges et les indications d’accès. Ce plan de 75 tâches t’aide à avancer jusqu’à l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le concept du salon et le public cible
2 personnes
3
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
4
Créer le formulaire d'inscription pour les visiteurs
5
Créer le formulaire d’inscription pour les entreprises
6
Élaborer le profil des visiteurs
2 personnes
7
Concevoir le plan du salon
2 personnes
8
Attribuer les emplacements
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier des publications sur les réseaux sociaux
11
Collecter les informations de l’entreprise
2 personnes
12
Rassembler les logos des entreprises
13
Établir le programme
2 personnes
14
Planifier les intervenants et les présentations
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Réserver le catering
18
Acheter des boissons et des snacks
2 personnes
19
Commander les imprimés
20
Recruter des bénévoles
2 personnes
21
Envoyer les informations aux exposants
22
Vérifier la liste des participants
2 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Envoyer les indications d'accès
25
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
26
Rassembler les présentations
27
Préparer la décoration du stand
2 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Vérifier le lieu et les salles
2 personnes
30
Déballer les courses
2 personnes
31
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Monter les cloisons de stand
4 personnes
34
Accrocher les panneaux de stand
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
37
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
38
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
39
Vérifier l'éclairage
40
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
41
Trier les badges nominatifs
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer les en-cas
2 personnes
45
Placer les panneaux d’information
2 personnes

Événement

46
Accueillir les exposants
3 personnes
47
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
48
Effectuer le dernier test de présentation
2 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
50
Accueillir les visiteurs
2 personnes
51
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
52
Animer les présentations
2 personnes
53
Communiquer les changements de programme
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
57
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
61
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Rassembler le matériel
4 personnes
64
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
65
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Vérifier le matériel loué
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement aux entreprises
74
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs
75
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 28
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabouretsqté 8
Panneaux de standqté 40
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 5
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Chargeursqté 10
Batteries externesqté 4
Répéteurs Wi-Fiqté 2

Inscription

Porte-badgesqté 220
Porte-badges avec cordonqté 220
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10
Formulaires visiteursqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 250
Étiquettes nominativesqté 250
Pochette pour caisse

Décoration

Affiches de l’entrepriseqté 25
Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 8
Nappesqté 30
Supports de bannièreqté 6
Drapeauxqté 8
Plantesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pied d’éclairageqté 6
Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 220
Verresqté 220
Tassesqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les entreprises : tu auras besoin de connaître la capacité d’accueil, le nombre de tables et les possibilités de branchement pour proposer des emplacements réalistes.
Demande aux entreprises leur logo, leur présentation et leurs besoins techniques au moment de l’inscription. Fixe une date limite située au moins 2 semaines avant le salon pour éviter de refaire le plan des stands au dernier moment.
Sépare les inscriptions visiteurs et entreprises. Pour les visiteurs, recueille au minimum les coordonnées et le domaine recherché ; pour les entreprises, demande les profils recrutés, le nombre de représentants et les besoins alimentaires.
Prépare le parcours d’accueil avant d’envoyer les invitations : comptoir d’inscription, formulaires, badges nominatifs, panneaux de direction et indications d’accès doivent être cohérents avec le plan du salon.
Teste le matériel technique au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifie le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les rallonges, les multiprises, les chargeurs et la connexion Wi-Fi, puis garde des batteries externes en réserve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du recrutement ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs entreprises. Les 2 premières semaines servent à définir le public, le format, la date et le lieu ; réserve ensuite du temps pour les inscriptions, le programme et la logistique.
Quand faut-il contacter les entreprises participantes ?: Contacte-les 8 à 10 semaines avant l’événement, avec le concept, le public visé et les conditions de participation. Demande les logos, les informations de présentation et les besoins techniques au plus tard 2 semaines avant le salon.
Combien de visiteurs peut accueillir un salon du recrutement ?: Le nombre dépend de la capacité du lieu, de la circulation entre les stands et du nombre d’entreprises. Pour dimensionner l’accueil, prévois les inscriptions par créneaux si l’espace ne permet pas de recevoir tous les visiteurs en même temps.
Quand préparer les badges et le plan des stands ?: Finalise le plan des stands environ 2 semaines avant le salon, après avoir reçu les informations des entreprises. Prépare les badges nominatifs dans la dernière semaine, puis vérifie la liste des participants la veille de l’ouverture.

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