Recruiting-Messe organisieren: der richtige Ablauf

Eine Recruiting-Messe steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst definierst du Zielgruppe und Messekonzept, dann gewinnst du Unternehmen und öffnest die Anmeldung für Besucher. Später folgen Standverteilung, Programm, Technik und Beschilderung. Plane feste Fristen für Firmendaten, Logos und technische Anforderungen ein – diese Angaben fehlen oft noch kurz vor dem Druck. Für den Einlass brauchst du außerdem eine geprüfte Besucherliste, Namensschilder und einen reibungslosen Registrierungsbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Messekonzept und Zielgruppe festlegen
2 Personen
3
Teilnehmende Unternehmen ansprechen
2 Personen
4
Anmeldeformular für Besucher erstellen
5
Anmeldeformular für Unternehmen erstellen
6
Besucherprofil ausarbeiten
2 Personen
7
Messeplan entwerfen
2 Personen
8
Standplätze zuweisen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
11
Firmendaten sammeln
2 Personen
12
Firmenlogos sammeln
13
Programm zusammenstellen
2 Personen
14
Redner und Präsentationen festlegen
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Catering reservieren
18
Getränke und Snacks einkaufen
2 Personen
19
Drucksachen bestellen
20
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
21
Informationen für Aussteller senden
22
Besucherliste prüfen
2 Personen
23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
24
Wegbeschreibung versenden
25
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
26
Präsentationen sammeln
27
Standdekoration vorbereiten
2 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Location und Räume prüfen
2 Personen
30
Lebensmittel auspacken
2 Personen
31
Standaufteilung markieren
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Stellwände aufbauen
4 Personen
34
Standbeschilderung aufhängen
2 Personen
35
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
36
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
37
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
38
Stromversorgung testen
2 Personen
39
Beleuchtung kontrollieren
40
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
41
Namensschilder sortieren
2 Personen
42
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Snacks bereitstellen
2 Personen
45
Informationsschilder aufstellen
2 Personen

Event

46
Aussteller empfangen
3 Personen
47
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
48
Den letzten Präsentationstest durchführen
2 Personen
49
Besucher registrieren
4 Personen
50
Besucher begrüßen
2 Personen
51
Besucherfragen beantworten
2 Personen
52
Präsentationen betreuen
2 Personen
53
Programmänderungen kommunizieren
54
Getränke servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Snacks auffüllen
2 Personen
57
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Besucher verabschieden
2 Personen
61
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

62
Catering aufräumen
3 Personen
63
Materialien zusammenstellen
4 Personen
64
Standwände abbauen
4 Personen
65
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Location reinigen
3 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Gemietete Materialien prüfen
2 Personen
70
Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Dankesnachricht an Unternehmen senden
74
Nachfassmail an Besucher senden
75
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 28
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
HockerAnz. 8
StandwändeAnz. 40
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 5
TabletsAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
LaptoplautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
LadegeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 4
WLAN-VerstärkerAnz. 2

Registrierung

BadgehalterAnz. 220
Ausweishalter mit KordelAnz. 220
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10
BesucherformulareAnz. 250
AnmeldeformulareAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250
Kassenetui

Dekoration

FirmenposterAnz. 25
RichtungsschilderAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
TischdeckenAnz. 30
BannerständerAnz. 6
FahnenAnz. 8
PflanzenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtständerAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 220
GläserAnz. 220
TassenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
WischsetAnz. 2
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Zielgruppe, Messeziel und gewünschte Unternehmenszahl fest. Ohne diese Angaben bleiben Besucherprofil, Standgrößen und Programm zu vage.
Fordere von jedem teilnehmenden Unternehmen Firmendaten, Logo und technische Anforderungen mit einer festen Frist an – idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Messe.
Schließe die Standverteilung ab, bevor du Drucksachen bestellst. So stimmen Messeplan, Richtungsschilder und Firmenposter mit den tatsächlichen Plätzen überein.
Plane für die Registrierung mindestens 1 Ansprechperson je 100 erwartete Besucher ein. Lege Namensschilder, Badgehalter, Stifte und Besucherformulare am Eingang bereit.
Prüfe Beamer, Mikrofone, Lautsprecher, Laptops, WLAN und Verlängerungskabel mindestens 7 Tage vorher gemeinsam mit den Vortragenden. Ersatz-Ladegeräte und Powerbanks verhindern Ausfälle während der Präsentationen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Recruiting-Messe organisieren?: Beginne mindestens 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Ort, Konzept und der Ansprache der Unternehmen. Anmeldungen, Programm, Drucksachen und Technik sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Unternehmen braucht man für eine Recruiting-Messe?: Das hängt von Raum und Zielgruppe ab; plane die Standplätze erst nach der erwarteten Besucherzahl. Als praktische Orientierung kannst du mit einem Stand pro 20 bis 40 angemeldete Besucher starten und die Fläche danach anpassen.
Wann sollte man Einladungen für eine Recruiting-Messe verschicken?: Versende die erste Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vorher erreicht auch Personen, die sich erst nach der Programmveröffentlichung anmelden.
Was muss man am Tag vor der Recruiting-Messe prüfen?: Kontrolliere am Vortag Messeplan, Standwände, Tische, Stühle, Beschilderung, Namensschilder und die Besucherliste. Teste außerdem jede Präsentation sowie Mikrofone, Beamer, WLAN und Stromversorgung mindestens einmal vollständig.

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