Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control

Una feria de empleo se organiza en dos líneas paralelas: atraer visitantes y confirmar empresas con tiempo suficiente para preparar sus puestos. Empieza por la fecha, el lugar, el público objetivo y el concepto; después cierra inscripciones, distribución, programa y necesidades técnicas. La mayoría de los problemas aparecen cuando faltan datos de las empresas, se imprime demasiado tarde o nadie comprueba la conexión y los micrófonos. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo desde la primera confirmación hasta la recepción de los asistentes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Definir el concepto de la feria y el público objetivo
2 personas
3
Contactar con las empresas participantes
2 personas
4
Crear formulario de inscripción para visitantes
5
Crear formulario de inscripción para empresas
6
Desarrollar el perfil de visitantes
2 personas
7
Diseñar el plano de la feria
2 personas
8
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar mensajes en redes sociales
11
Recopilar datos de la empresa
2 personas
12
Recopilar los logos de las empresas
13
Elaborar el programa
2 personas
14
Fijar ponentes y presentaciones
2 personas
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Reservar el catering
18
Comprar bebidas y snacks
2 personas
19
Encargar impresión
20
Reclutar voluntarios
2 personas
21
Enviar información a los expositores
22
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
23
Preparar acreditaciones
2 personas
24
Enviar indicaciones
25
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
26
Recopilar las presentaciones
27
Preparar la decoración del stand
2 personas
28
Llevar materiales al lugar
3 personas
29
Comprobar el lugar y las salas
2 personas
30
Desembalar la compra
2 personas
31
Marcar la distribución de los stands
2 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar las paredes del stand
4 personas
34
Colgar señalizaciones de puestos
2 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Preparar el espacio de presentación
3 personas
37
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
38
Probar el suministro eléctrico
2 personas
39
Comprobar la iluminación
40
Preparar el material de registro
2 personas
41
Ordenar las acreditaciones
2 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Preparar los aperitivos
2 personas
45
Colocar los paneles informativos
2 personas

Evento

46
Recibir a los expositores
3 personas
47
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
48
Realizar la prueba final de presentación
2 personas
49
Registrar a los visitantes
4 personas
50
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
51
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
52
Coordinar presentaciones
2 personas
53
Comunicar los cambios del programa
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer los aperitivos
2 personas
57
Reponer café y té
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Despedir a los visitantes
2 personas
61
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

62
Recoger el catering
3 personas
63
Reunir los materiales
4 personas
64
Desmontar los paneles del stand
4 personas
65
Volver a colocar mesas y sillas
4 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el lugar
3 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Comprobar los materiales alquilados
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Recoger el catering sobrante
2 personas
72
Registrar objetos perdidos
73
Enviar mensaje de agradecimiento a las empresas
74
Enviar correo de seguimiento a los visitantes
75
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 28
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Taburetescant. 8
Paredes para standscant. 40
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 5
Tabletscant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces para portátilcant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 16
Cargadorescant. 10
Baterías externascant. 4
Amplificadores wificant. 2

Registro

Portabadgescant. 220
Portaidentificadores con cordóncant. 220
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10
Formularios de visitantescant. 250
Formularios de inscripcióncant. 250
Pegatinas con nombrecant. 250
Funda para caja registradora

Decoración

Pósters de la empresacant. 25
Señales direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 8
Mantelescant. 30
Soportes para bannerscant. 6
Banderascant. 8
Plantascant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Atriles de iluminacióncant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 220
Vasoscant. 220
Tazascant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la participación de las empresas antes de diseñar el plano. Pide a cada una sus datos, logotipo, necesidades técnicas y número de representantes; sin esa información no puedes asignar correctamente mesas, sillas o paredes para stands.
Abre dos formularios separados: uno para visitantes y otro para empresas. En el de visitantes incluye perfil profesional e intereses; en el de empresas, puestos disponibles, presentaciones y preferencias dietéticas si participan en el catering.
Diseña el recorrido antes de enviar las invitaciones. Sitúa el mostrador de registro en la entrada, coloca señales direccionales visibles y deja espacio suficiente entre stands para que se formen colas sin bloquear el acceso.
Fija el programa cuando ya conozcas a los ponentes y sus presentaciones. Publica los horarios en pósteres y envíalos a los expositores junto con las indicaciones de llegada, montaje y contacto del día del evento.
Haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior. Comprueba proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, portátiles, cables alargadores, regletas y wifi; prepara además cargadores y baterías externas para evitar interrupciones durante la feria.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, y dedica las primeras 3 semanas a confirmar empresas y definir el público; deja al menos 10 días para cerrar inscripciones, imprimir materiales y preparar acreditaciones.
¿Cuándo debo cerrar la lista de empresas participantes?: Intenta cerrarla 3 o 4 semanas antes de la feria. Necesitas ese margen para recopilar logotipos y datos, asignar espacios, preparar el plano y enviar la información definitiva a cada expositor.
¿Cuántas personas hacen falta para atender el registro?: Calcula 1 persona por cada 50 asistentes previstos durante la primera hora, con un mínimo de 2 personas en el mostrador. Prepara acreditaciones, portabadges, bolígrafos, formularios y portapapeles antes de abrir las puertas.
¿Cuándo se debe comprobar la tecnología de la feria?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al llegar al lugar. Comprueba cada presentación, micrófono, proyector, conexión wifi y regleta, y asigna a una persona responsable de resolver incidencias durante el programa.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.