Hoe organiseer je een rave die op tijd en veilig klaarstaat

Begin een rave niet met de line-up, maar met de datum, locatie en randvoorwaarden voor geluid. Controleer daarna vergunningen en meldingen, leg stroom- en kabelroutes vast en boek dj’s en apparatuur op basis van de ruimte. Regel beveiliging, garderobe, tickets, drank en catering voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om bevestigen, sorteren en koelen; op de dag zelf werk je vanuit een strak draaiboek met duidelijke teammomenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Geluidsafspraken met locatie maken
2 personen
4
Djs en artiesten boeken
2 personen
5
Reserveringen voor apparatuur maken
6
Beveiliging en garderobe regelen
7
Catering en drankverkoop bepalen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Polsbandjes en tickets bestellen
12
Draaiboek voor dj-set maken
2 personen
13
Plattegrond van de ruimte maken
2 personen
14
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
15
Leveringen voor apparatuur bevestigen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Voorraad drank en snacks inkopen
3 personen
18
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
19
Dranken koelen
3 personen
20
Hapjes portioneren
3 personen
21
Teambriefing voorbereiden

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Vloer en entrees controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Garderobe inrichten
2 personen
26
Bar en uitgiftepunt opbouwen
4 personen
27
Podium en dj-booth opbouwen
4 personen
28
Speakers en monitors aansluiten
3 personen
29
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
30
Kabels veilig afplakken
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Lichtshow programmeren
2 personen
33
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
34
Dranken en snacks klaarzetten
4 personen
35
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
36
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
37
Teambriefing uitvoeren
8 personen
38
Entree en registratie bemannen
3 personen
39
Polsbandjes uitdelen
2 personen
40
Garderobe bemannen
2 personen
41
Bar bemannen
4 personen
42
Hapjes serveren
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
IJs bijvullen
45
Dansvloer vrijhouden
2 personen
46
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Dj-set wisselen
2 personen
49
Lichtstanden aanpassen
50
Laatste ronde aankondigen
51
Bezoekers rustig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

52
Kassa afsluiten
2 personen
53
Apparatuur uitschakelen
3 personen
54
Barvoorraad inpakken
3 personen
55
Meubilair terugplaatsen
4 personen
56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
58
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
59
Vloer en sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
60
Kabels en apparatuur inpakken
4 personen
61
Geleende spullen controleren
2 personen
62
Apparatuur retourneren
2 personen
63
Locatiesleutels retourneren
64
Garderobespullen archiveren
65
Gevonden voorwerpen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 16
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 250
Barkast
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Dj-tafel
Dj-mixer
Muziekspelersaantal 2
Hoofdmicrofoon
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Mengpaneel
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 10
Stroomverdelersaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Gaffertapeaantal 8

Verlichting

Led-parlampenaantal 12
Moving headsaantal 4
Stroboscoop
Uv-lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 10

Decoratie

Lichtgevende slingersaantal 8
Metallic gordijnenaantal 6
Fluorescerende tapeaantal 10
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 60
Shotglaasjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Ijsemmersaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Tangenaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Polsbandjesaantal 250
Ticketrollenaantal 3

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk zes weken vooraf vast hoeveel geluid de locatie toestaat en waar de dj-tafel, luidsprekers en monitorluidsprekers komen. Zo ontdek je niet tijdens de soundcheck dat kabels door een entree lopen of dat het volume beperkt is.
Maak de plattegrond vóór je meubels en licht boekt. Houd aparte routes vrij voor bezoekers, garderobe en leveringen en gebruik kabelgoten, kabelhaspels en gaffertape op plekken waar stroom- en audiokabels de vloer kruisen.
Plan de artiesten en apparatuur niet alleen op speeltijd, maar ook op wissels. Reserveer per dj-set minimaal 15 minuten voor aansluiten en testen van muziekspelers, dj-mixer, DI-boxen en microfoons.
Koop drank en snacks pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn verzameld. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de voorraad vóór de deuren opengaan.
Plan de briefing 60 minuten voor de opening en geef per persoon één taak: entree, garderobe, bar, vloer of techniek. Controleer daarna samen de vloer, entrees, afzetpalen, polsbandjes, tickets en noodvrije looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een rave organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en geluidsafspraken. Boek dj’s, beveiliging en apparatuur daarna zo snel mogelijk; de laatste 7 dagen gebruik je vooral voor bevestigingen en voorraad.
Hoeveel beveiligers heb je nodig bij een rave?: Dat hangt af van bezoekersaantal, locatie en lokale voorwaarden. Maak uiterlijk 4 weken vooraf een bezettingsplan voor entree, garderobe en zaal en laat de locatie of vergunningverlener bevestigen hoeveel beveiligers vereist zijn.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een rave?: Gebruik voor het eerste uur als startpunt 2 tot 3 drankjes per persoon en tel daarna het verwachte aantal uren en bezoekers op. Koop snacks apart in en houd rekening met minstens één alcoholvrije optie per drankronde.
Wanneer doe je de soundcheck bij een rave?: Plan de soundcheck minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan, zodat er tijd is voor dj-wissels, licht, microfoons en stroomcontrole. Test ook het volume binnen de afspraken met de locatie voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.