Organiser une rave : l’ordre des étapes qui évite les problèmes

Pour organiser une rave, commence par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de réserver les artistes ou le matériel. Ensuite, construis le plan autour du son : horaires, puissance disponible, emplacement de la régie et chemins de câbles. La sécurité, le vestiaire, les boissons et les inscriptions doivent être réglés avant l’envoi des invitations. Le jour J, garde une marge pour les livraisons, les tests audio et l’accueil des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Convenir des modalités sonores avec le lieu
2 personnes
4
Réserver des DJs et des artistes
2 personnes
5
Faire les réservations de matériel
6
Organiser la sécurité et le vestiaire
7
Définir le catering et la vente de boissons
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Commander les bracelets et les billets
12
Préparer le déroulé du set DJ
2 personnes
13
Créer le plan de la salle
2 personnes
14
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
15
Confirmer les livraisons pour l’équipement
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Acheter des boissons et des snacks
3 personnes
18
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
19
Refroidir les boissons
3 personnes
20
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
21
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier le sol et les entrées
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Aménager le vestiaire
2 personnes
26
Monter le bar et le point de service
4 personnes
27
Monter la scène et le booth DJ
4 personnes
28
Brancher les enceintes et les écrans de retour
3 personnes
29
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
30
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Programmer le spectacle lumineux
2 personnes
33
Effectuer la vérification du son
3 personnes
34
Mettre en place les boissons et les snacks
4 personnes
35
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
36
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
37
Animer le briefing de l’équipe
8 personnes
38
Assurer l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
39
Distribuer les bracelets
2 personnes
40
Tenir le vestiaire
2 personnes
41
Tenir le bar
4 personnes
42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner la glace
45
Dégager la piste de danse
2 personnes
46
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Changer le set DJ
2 personnes
49
Ajuster les réglages d’éclairage
50
Annoncer le dernier tour
51
Laisser les visiteurs partir tranquillement
4 personnes

Suivi

52
Clôturer la caisse
2 personnes
53
Éteindre l’équipement
3 personnes
54
Préparer le stock du bar
3 personnes
55
Remettre le mobilier en place
4 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Collecter et trier les déchets
4 personnes
58
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
59
Nettoyer le sol et les sanitaires
3 personnes
60
Emballer les câbles et le matériel
4 personnes
61
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
62
Retourner le matériel
2 personnes
63
Restituer les clés du lieu
64
Archiver les affaires du vestiaire
65
Ranger les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tabourets de barqté 16
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Portantsqté 4
Cintresqté 250
Armoire de bar
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Table DJ
Mixeur DJ
Lecteurs de musiqueqté 2
Micro principal
Micro sans fil
Haut-parleursqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 10
Répartiteurs électriquesqté 8
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs LED PARqté 12
Projecteurs asservisqté 4
Stroboscope
Lampes UVqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 10

Décoration

Guirlandes lumineusesqté 8
Rideaux métalliquesqté 6
Ruban fluorescentqté 10
Ballonsqté 100
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 60
Verres à shotqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Seaux à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Pincesqté 8
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 250
Rouleaux de ticketsqté 3

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le matériel son et lumière dès que le lieu est confirmé. Vérifie au moins 2 semaines avant l’événement que les enceintes, la table de mixage, les câbles et les répartiteurs électriques seront bien livrés.
Demande au lieu ses limites sonores et ses horaires précis, puis transmets-les aux DJs. Prévois le déroulé des sets avec les temps de changement et garde au moins 30 minutes pour les tests audio.
Dessine le plan de la salle avant d’installer les tables et le vestiaire. Laisse les accès dégagés et fixe les chemins de câbles avec des goulottes ou du gaffer pour éviter les chutes.
Ne repousse pas la sécurité au dernier moment : définis les postes, le vestiaire et le briefing de l’équipe au moins 1 heure avant l’ouverture. Prépare aussi les bracelets et les billets par lots pour accélérer l’entrée.
Refroidis les boissons et portionne les amuse-bouches avant l’arrivée du public. Pour le premier service, compte généralement 2 à 3 boissons par personne et par heure, puis ajuste selon la durée et le rythme de la soirée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rave ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour une rave avec DJs, location de son et contrôle des autorisations. Les dernières 48 heures doivent servir aux confirmations, aux achats, au refroidissement des boissons et au tri des bracelets.
Quand réserver le DJ et le matériel pour une rave ?: Réserve les DJs et le matériel dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 4 à 6 semaines avant. Attendre les deux dernières semaines augmente le risque de ne plus trouver le matériel compatible ou disponible.
Combien de boissons prévoir pour une rave ?: Pour le premier service, prévois environ 2 à 3 boissons par personne et par heure, puis complète selon la durée et la présence d’un service de restauration. Refroidis une première quantité avant l’ouverture et garde une réserve facilement accessible.
Que vérifier le jour d’une rave ?: Ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour vérifier le sol, les entrées, les prises de courant et les livraisons. Termine ensuite l’installation, teste le son et la lumière, puis fais le briefing de l’équipe au moins 1 heure avant l’ouverture.

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