Cómo organizar una rave paso a paso

Organizar una rave empieza mucho antes de contratar a un DJ. Primero fija la fecha y el lugar, confirma los permisos y acuerda con el recinto las condiciones del sonido. Después bloquea artistas, equipo, seguridad y bebidas, y deja para la última semana las confirmaciones, las pulseras y las compras. El día del evento, trabaja por zonas: acceso, guardarropa, pista, barra y cabina, con un plano y rutas de cables definidos antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Acordar el sonido con el recinto
2 personas
4
Contratar DJs y artistas
2 personas
5
Hacer reservas de equipo
6
Organizar seguridad y guardarropa
7
Definir el catering y la venta de bebidas
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Pedir pulseras y entradas
12
Preparar el programa para la sesión de DJ
2 personas
13
Crear un plano del espacio
2 personas
14
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
15
Confirmar las entregas del equipo
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Comprar provisiones de bebidas y snacks
3 personas
18
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
19
Enfriar bebidas
3 personas
20
Porcionar aperitivos
3 personas
21
Preparar la reunión de equipo

Evento

22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Comprobar el suelo y las entradas
2 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar el guardarropa
2 personas
26
Montar el bar y el punto de servicio
4 personas
27
Montar el escenario y la cabina del DJ
4 personas
28
Conectar altavoces y monitores
3 personas
29
Conectar la instalación de luces
3 personas
30
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Programar el espectáculo de luces
2 personas
33
Realizar la prueba de sonido
3 personas
34
Preparar bebidas y snacks
4 personas
35
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
36
Comprobar y abastecer los baños
2 personas
37
Realizar la reunión informativa del equipo
8 personas
38
Atender la entrada y el registro
3 personas
39
Repartir pulseras
2 personas
40
Atender el guardarropa
2 personas
41
Atender el bar
4 personas
42
Servir aperitivos
2 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Reponer hielo
45
Mantener libre la pista de baile
2 personas
46
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Cambiar la sesión de DJ
2 personas
49
Ajustar los modos de iluminación
50
Anunciar la última ronda
51
Hacer que los visitantes se vayan tranquilamente
4 personas

Seguimiento

52
Cerrar la caja
2 personas
53
Apagar el equipo
3 personas
54
Empacar el material del bar
3 personas
55
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
56
Retirar la decoración
3 personas
57
Recoger y separar la basura
4 personas
58
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
59
Limpiar el suelo y las zonas sanitarias
3 personas
60
Empacar cables y equipos
4 personas
61
Comprobar los objetos prestados
2 personas
62
Devolver el equipo
2 personas
63
Devolver las llaves del recinto
64
Archivar los artículos del guardarropa
65
Guardar los objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Taburetes de barcant. 16
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 24
Percheroscant. 4
Perchascant. 250
Armario de bar
Postes separadorescant. 12

Equipo

Mesa de DJ
Mesa de mezclas para DJ
Músicoscant. 2
Micrófono principal
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 4
Soportes para altavocescant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 2
Cables XLRcant. 10
Distribuidores de corrientecant. 8
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Lámparas LED parcant. 12
Cabezas móvilescant. 4
Luz estroboscópica
Lámparas UVcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 10

Decoración

Guirnaldas luminosascant. 8
Cortinas metalizadascant. 6
Cinta fluorescentecant. 10
Globoscant. 100
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 60
Vasos de chupitocant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cubiterascant. 4
Abrebotellascant. 6
Pinzascant. 8
Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Cajas de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 2
Pulserascant. 250
Rollo de ticketscant. 3

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradora
Carros de limpiezacant. 2
Escobas de manocant. 4
Papeleracant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y los permisos antes de anunciar la fecha. Reserva al menos 8 semanas para comprobar notificaciones, aforo, horarios de sonido y condiciones de entrada; cambiar de recinto después afecta a artistas, equipo e invitaciones.
Confirma el sonido y la electricidad con una lista técnica única. Incluye mesa de DJ, mesa de mezclas, monitores, cajas DI, cables XLR, distribuidores y alargadores, y revisa las entregas entre 3 y 7 días antes.
No dejes la seguridad y el guardarropa para el último momento. Define antes de vender entradas cuántas personas cubrirán el acceso, dónde estarán los percheros y cómo se identificarán las prendas y las pulseras.
Calcula las bebidas y los snacks a partir de las inscripciones, no de una estimación general. Enfría las bebidas el mismo día, porciona los aperitivos y separa las opciones dietéticas al menos 2 horas antes de abrir.
Haz el montaje siguiendo un plano y prueba todo antes de recibir al público. Marca las rutas de cables con canaletas y cinta gaffer, comprueba el suelo y las entradas, y reserva entre 60 y 90 minutos para una prueba completa de sonido e iluminación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una rave?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar lugar, permisos, artistas, reservas de equipo, seguridad, venta de bebidas e invitaciones sin depender de decisiones de última hora.
¿Qué hay que comprobar antes de abrir una rave?: Haz una revisión final entre 60 y 90 minutos antes de la apertura. Comprueba entradas y pulseras, guardarropa, bebidas frías, rutas de cables, sonido, iluminación, accesos, suelo y comunicación del equipo.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en una rave?: Como punto de partida, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el total a la duración y a la venta prevista. Añade agua y bebidas sin alcohol, y enfría una primera tanda antes de abrir.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido y las luces?: Reserva el equipo en cuanto estén confirmados el lugar y el programa, idealmente 6 u 8 semanas antes. Vuelve a confirmar modelos, cantidades y hora de entrega entre 3 y 7 días antes del montaje.

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