Zo organiseer je een rallywedstrijd

Een rallywedstrijd organiseren begint niet met de startvlag, maar met een haalbare route, duidelijke wedstrijdregels en toestemming om die route te gebruiken. Leg daarna de inschrijving, verzekering, start- en finishlocatie vast en werk het klassement uit. In de laatste weken draait alles om controle: de route voorrijden, routeboeken laten drukken, marshals en tijdwaarnemers instrueren en noodscenario’s testen. Op de wedstrijddag moeten deelnemers, portofoons, startnummers en veiligheidsmateriaal op vaste momenten klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en klassement vaststellen
3 personen
2
Vergunningdocumenten indienen
2 personen
3
Verzekeringsbewijs regelen
4
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersbevestiging versturen
11
Startnummers toewijzen
2 personen
12
Startlijst afdrukken
13
Routeboek samenstellen
3 personen
14
Routeboek laten drukken
15
Marshals instrueren
3 personen
16
Tijdwaarnemers instrueren
2 personen
17
Reddings- en sleepplan controleren
2 personen
18
Route voorrijden
3 personen
19
Routebordjes voorbereiden
3 personen
20
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
23
Accu's en apparatuur opladen
2 personen
24
Routeborden langs route plaatsen
6 personen
25
Afzettingen langs route plaatsen
6 personen
26
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
28
Cateringpunt inrichten
3 personen
29
Tijdwaarneming testen
3 personen
30
Communicatieradios testen
3 personen
31
Veiligheidscontrole route uitvoeren
4 personen

Event

32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Startnummers uitdelen
2 personen
34
Rallybriefing geven
2 personen
35
Marshals op posten zetten
4 personen
36
Startvolgorde afroepen
2 personen
37
Deelnemers laten starten
3 personen
38
Routeposten bemannen
10 personen
39
Tussentijden registreren
4 personen
40
Rallyradio bemannen
2 personen
41
Catering serveren
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Publiek bij start begeleiden
3 personen
44
Incidenten registreren
2 personen
45
Uitvallers registreren
2 personen
46
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
47
Finishdeelnemers opvangen
3 personen
48
Voorlopige uitslag berekenen
2 personen
49
Protesttermijn afhandelen
2 personen
50
Prijsuitreiking houden
3 personen
51
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

52
Routeposten afmelden
3 personen
53
Routeborden verwijderen
6 personen
54
Afzettingen verwijderen
6 personen
55
Start- en finishterrein afbreken
6 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval verzamelen
4 personen
58
Terrein schoonmaken
4 personen
59
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
60
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
61
Uitslag en foto's publiceren
2 personen
62
Deelnemers uitslag mailen
63
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Reserveaccu'saantal 16
Oplaadstationsaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Laptopsaantal 2
Printers
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele lichtmastenaantal 2

Sportmateriaal

Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Routepijlenaantal 80
Rallybordjesaantal 50
Startnummersaantal 40
Startnummertapeaantal 12
Routeboekenaantal 40
Rugnummerhesjesaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 30
Afzetlintaantal 12
Kabelbruggenaantal 4
Sleepkabelsaantal 3
Startklok
Bolderkaraantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 25
Veiligheidshelmenaantal 6
Nitrilhandschoenenaantal 2
Zaklampenaantal 12
Gehoorbeschermingaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Startfinishbanner
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met route, klassement, locaties en vergunningdocumenten. Controleer ook vroeg of je een verzekeringsbewijs nodig hebt; zonder die documenten kan de vergunning vertraging oplopen.
Rijd de volledige route uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd voor. Noteer wegwerkzaamheden, onduidelijke kruisingen en plekken waar routepijlen of dranghekken extra nodig zijn, en pas het routeboek daarna aan.
Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen vooraf. Verwerk daarna dieetwensen, wijs startnummers toe en verstuur één deelnemersbevestiging met starttijd, routeboek-instructies en contactinformatie.
Instrueer marshals en tijdwaarnemers tijdens een briefing van minstens 60 minuten. Spreek vaste portofoonkanalen, meldcodes en het gebruik van stopwatches en de startklok af voordat zij naar hun post gaan.
Maak op de wedstrijddag drie controlepunten: 90 minuten voor de start voor materiaal en accu’s, 30 minuten voor de start voor routeposten en afzettingen, en direct na de finish voor klassement en incidentenregistratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een rallywedstrijd organiseren?: Begin 12 tot 16 weken vooraf. Vergunningen, verzekering, route en start- en finishlocatie kosten meestal de meeste tijd; houd minimaal 6 weken ruimte voor eventuele aanvullingen van de gemeente of wegbeheerder.
Wanneer moet je de route van een rallywedstrijd voorrijden?: Rijd de route ten minste 7 dagen voor de wedstrijd volledig voor en doe op de wedstrijddag nog een korte controle. Zo kun je gewijzigde verkeerssituaties, ontbrekende routebordjes en onveilige punten nog herstellen.
Wanneer moet de inschrijving voor een rally sluiten?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de start. Die termijn geeft je tijd om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken, startnummers toe te wijzen en de startlijst, deelnemerspakketten en routeboeken definitief te maken.
Hoeveel marshals en tijdwaarnemers heb je nodig voor een rallywedstrijd?: Plan minimaal één marshal op elk kruispunt of controlepunt waar deelnemers kunnen twijfelen, plus één tijdwaarnemer per tijdmeetpunt. Tel daarnaast minstens twee reservekrachten op voor ziekte, uitval of een verschoven post.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.