Cómo organizar una prueba de rally sin perder el control

Una prueba de rally se prepara en un orden muy concreto: primero se cierra la ruta y la documentación, después se abren las inscripciones y, por último, se monta el recorrido. Los fallos suelen aparecer cuando se deja para el final el seguro, el libro de ruta o la coordinación entre marshals y cronometradores. Este plan reúne 63 tareas y 54 materiales para llevar el evento desde los permisos hasta la salida, la meta y la retirada de la señalización.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer la ruta y la clasificación
3 personas
2
Presentar la documentación del permiso
2 personas
3
Gestionar el certificado del seguro
4
Reservar la salida y la meta
2 personas
5
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar confirmación a los participantes
11
Asignar números de dorsal
2 personas
12
Imprimir la lista de salida
13
Preparar el libro de ruta
3 personas
14
Mandar imprimir la guía de ruta
15
Instruir a los marshals
3 personas
16
Instruir a los cronometradores
2 personas
17
Comprobar el plan de rescate y remolque
2 personas
18
Recorrer la ruta previamente
3 personas
19
Preparar los carteles de ruta
3 personas
20
Recoger el material de competición
3 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Preparar los kits de participantes
3 personas
23
Cargar baterías y equipos
2 personas
24
Colocar señales de ruta a lo largo del recorrido
6 personas
25
Colocar vallas a lo largo de la ruta
6 personas
26
Montar la zona de salida y meta
6 personas
27
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
28
Montar el punto de catering
3 personas
29
Probar el cronometraje
3 personas
30
Probar las radios de comunicación
3 personas
31
Realizar la inspección de seguridad de la ruta
4 personas

Evento

32
Registrar a los participantes
3 personas
33
Repartir dorsales
2 personas
34
Dar la charla informativa del rally
2 personas
35
Colocar marshals en los puestos
4 personas
36
Anunciar el orden de salida
2 personas
37
Hacer comenzar a los participantes
3 personas
38
Cubrir los puestos de la ruta
10 personas
39
Registrar los tiempos parciales
4 personas
40
Gestionar la radio del rally
2 personas
41
Servir el catering
4 personas
42
Rellenar las bebidas
2 personas
43
Acompañar al público al inicio
3 personas
44
Registrar incidentes
2 personas
45
Registrar las bajas
2 personas
46
Realizar el registro de llegada
3 personas
47
Recibir a los participantes de la meta
3 personas
48
Calcular el resultado provisional
2 personas
49
Gestionar el plazo de reclamación
2 personas
50
Celebrar la entrega de premios
3 personas
51
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

52
Dar de baja los puestos de ruta
3 personas
53
Retirar los carteles de ruta
6 personas
54
Retirar las barreras
6 personas
55
Desmontar la zona de salida y meta
6 personas
56
Lavar la vajilla
3 personas
57
Recoger la basura
4 personas
58
Limpiar el recinto
4 personas
59
Inventariar el material de la competición
2 personas
60
Devolver el material alquilado
2 personas
61
Publicar resultados y fotos
2 personas
62
Enviar los resultados a los participantes por correo
63
Archivar la documentación del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Walkie-talkiescant. 16
Baterías de repuestocant. 16
Estaciones de cargacant. 4
Cronómetroscant. 8
Portátilescant. 2
Impresoras
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Torres de iluminación móvilescant. 2

Material deportivo

Banderas de salidacant. 4
Banderas de metacant. 4
Flechas de rutacant. 80
Carteles de rallycant. 50
Dorsalescant. 40
Cinta para dorsalescant. 12
Libros de rutacant. 40
Chalecos con número dorsalcant. 20
Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 30
Cinta de balizamientocant. 12
Puentes de cablecant. 4
Cables de remolquecant. 3
Cronómetro de salida
Carro de manocant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 25
Cascos de seguridadcant. 6
Guantes de nitrilocant. 2
Linternascant. 12
Protección auditivacant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Banner de salida y meta
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta, la clasificación y los permisos antes de publicar la inscripción. Presenta la documentación del permiso y gestiona el certificado del seguro con suficiente margen para corregir observaciones.
Haz una inspección completa del recorrido antes del día de la prueba. Comprueba cruces, zonas de control, puntos de rescate y los lugares donde tendrás que colocar flechas, carteles, conos y vallas.
Envía a cada participante una confirmación con su número de dorsal, horario y documentación. Imprime la lista de salida y prepara los libros de ruta después de cerrar las inscripciones, no con datos provisionales.
Reúne a marshals y cronometradores para explicar exactamente sus puestos, señales y comunicación. Prueba los walkie-talkies, cronómetros, baterías de repuesto y estaciones de carga antes de cargar todo el material.
Monta primero salida y meta, y deja previsto el desmontaje. Lleva iluminación móvil, alargadores, regletas y puentes de cable donde sean necesarios, y reserva botiquines, cables de remolque y el plan de rescate para el equipo de seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una prueba de rally?: Empieza como mínimo 8 semanas antes para definir la ruta, solicitar permisos y contratar o acreditar el seguro. Deja la última semana para recorrer el trazado, cerrar la lista de salida y revisar equipos.
¿Cuándo se debe publicar el formulario de inscripción?: Publícalo cuando la ruta, el reglamento y los requisitos de participación estén aprobados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para asignar dorsales e imprimir la documentación.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a un rally?: Recorre de nuevo toda la ruta, confirma la posición de cada marshal y prueba radios, cronómetros, baterías y equipos de carga. También verifica que las señales, vallas, conos y carteles estén preparados para colocarse sin retrasos.
¿Cuántos marshals y cronometradores hacen falta?: Necesitas al menos una persona por cada punto de control o cruce que deba vigilarse, además de un responsable de coordinación. Asigna los puestos después de recorrer la ruta y prepara un canal de comunicación con una radio de repuesto por cada 5 puestos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.