Organiser une course de rallye : la méthode complète

Une course de rallye se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et le règlement, puis les autorisations, les inscriptions et la logistique du jour J. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les documents administratifs et sécuriser les lieux de départ et d’arrivée. Le roadbook, le balisage et la coordination des commissaires demandent ensuite une répétition sur le terrain. Cette méthode vous aide à éviter les oublis qui perturbent le classement ou ralentissent les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le classement
3 personnes
2
Déposer les documents de permis
2 personnes
3
Obtenir le certificat d’assurance
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer la confirmation aux participants
11
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
12
Imprimer la liste de départ
13
Préparer le roadbook
3 personnes
14
Faire imprimer le roadbook
15
Briefer les marshals
3 personnes
16
Donner des instructions aux chronométreurs
2 personnes
17
Vérifier le plan de secours et de remorquage
2 personnes
18
Faire le repérage de l’itinéraire
3 personnes
19
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
20
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Préparer les packs participants
3 personnes
23
Recharger les batteries et l’équipement
2 personnes
24
Installer les panneaux d’itinéraire le long du parcours
6 personnes
25
Installer des barrières le long du parcours
6 personnes
26
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Aménager le point de restauration
3 personnes
29
Tester le chronométrage
3 personnes
30
Tester les radios de communication
3 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité du parcours
4 personnes

Événement

32
Enregistrer les participants
3 personnes
33
Distribuer les dossards
2 personnes
34
Animer le briefing du rallye
2 personnes
35
Placer les marshals aux postes
4 personnes
36
Annoncer l'ordre de départ
2 personnes
37
Faire démarrer les participants
3 personnes
38
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
39
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
40
Animer la radio de rallye
2 personnes
41
Servir le service traiteur
4 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Accompagner le public au départ
3 personnes
44
Enregistrer les incidents
2 personnes
45
Enregistrer les désistements
2 personnes
46
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
47
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
48
Calculer le résultat provisoire
2 personnes
49
Gérer la période de contestation
2 personnes
50
Organiser la remise des prix
3 personnes
51
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

52
Clôturer les postes du parcours
3 personnes
53
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
54
Retirer les barrières
6 personnes
55
Démonter la zone de départ et d'arrivée
6 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Rassembler les déchets
4 personnes
58
Nettoyer le site
4 personnes
59
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
60
Retourner le matériel loué
2 personnes
61
Publier les résultats et les photos
2 personnes
62
Envoyer les résultats aux participants par e-mail
63
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 16
Batteries de secoursqté 16
Stations de rechargeqté 4
Chronomètresqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pylônes d’éclairage mobilesqté 2

Matériel de sport

Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Flèches de directionqté 80
Panneaux de rallyeqté 50
Numéros de départqté 40
Ruban pour dossardsqté 12
Livrets d’itinéraireqté 40
Dossardsqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 12
Passages de câblesqté 4
Câbles de remorquageqté 3
Horloge de départ
Chariot à brasqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 25
Casques de sécuritéqté 6
Gants en nitrileqté 2
Lampes de pocheqté 12
Protection auditiveqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Bannière départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et le classement, puis faites un repérage complet avant de publier les inscriptions. Contrôlez chaque embranchement et prévoyez une solution si une portion devient impraticable.
Lancez les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant la course. Les documents de permis, le certificat d’assurance et les réservations du départ et de l’arrivée sont souvent plus longs à obtenir que prévu.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour attribuer les numéros, imprimer la liste de départ et préparer les packs participants. Demandez les besoins alimentaires avant d’envoyer la confirmation définitive.
Testez le roadbook avec une équipe qui ne connaît pas le parcours. Faites imprimer les livrets après cette vérification, car une seule flèche ambiguë peut envoyer plusieurs équipages au mauvais endroit.
Réunissez les commissaires et les chronométreurs pour un briefing d’au moins 30 minutes. Rechargez les talkies-walkies, chronomètres et batteries la veille, puis vérifiez le plan de secours, de remorquage et les trousses de premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de rallye ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les permis et l’assurance, de réserver les lieux, de finaliser le parcours et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il préparer le roadbook d’un rallye ?: Préparez une première version environ 3 semaines avant la course, puis testez-la sur le terrain. Faites imprimer la version finale au plus tard 5 à 7 jours avant le départ.
Quand fermer les inscriptions à une course de rallye ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors attribuer les numéros de départ, imprimer la liste, préparer les dossards et intégrer les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il briefer les commissaires ?: Organisez le briefing la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture des postes. Comptez 30 à 45 minutes pour expliquer le règlement, les communications radio et la conduite à tenir en cas d’incident.

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