Boodschappenlijst voor een provinciehuis open dag

Voor een open dag in het provinciehuis heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten bij binnenkomst snel weten waar ze zich melden, welke rondleiding start en hoe ze door het gebouw lopen. Regel daarom ontvangstmeubilair, informatie- en presentatiemateriaal, techniek, catering en afvalvoorzieningen als één geheel. Controleer uiterlijk een week vooraf of alle aantallen passen bij het verwachte bezoekersaantal en test de apparatuur opnieuw op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beeldschermenaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 240
Bordenaantal 240
Besteksetsaantal 240
Serveerschalenaantal 18
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 10
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Tafelkledenaantal 24
Krijtbordenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 20
Programmabordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 3 kilogram
- Spa Blauw - 12 flessen
- Bruiswater - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Mini broodjes - 350 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Mini croissants - 250 stuks
- Roomboter - 3 kilogram
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Achterham - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 4 kilogram
- Tomaten - 4 kilogram
- Sla - 12 kroppen
- Paprika's - 3 kilogram
- Druiven - 8 kilogram
- Appels - 12 kilogram
- Bananen - 8 kilogram
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoutjesmix - 8 zakken
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 250 stuks
- Mini muffins - 250 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Allergievrije crackers - 6 pakken
- Glutenvrije broodjes - 30 stuks
- Vegan beleg - 2 kilogram
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Servetten - 600 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Koffiefilters - 4 pakken
- Afvalzakken - 80 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Handzeep - 12 flacons
- Handdesinfectie - 8 flacons
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Kantoorbenodigdheden

Printpapieraantal 5
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 20
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 20
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Tips

Zet voor de ontvangstbalie minimaal één informatiebalie en één klaptafel klaar. Leg daar plattegronden, het rondleidingsschema en naambadges neer, zodat bezoekers niet bij de ingang blijven ophopen.
Plan per verwachte groep een aanspreekpunt en neem extra printmateriaal mee: reken op ongeveer 10% meer plattegronden en programma’s dan het aantal aangemelde bezoekers. Bezoekersinformatie wordt vaak vergeten voor spontane gasten.
Koel dranken enkele uren vooraf en gebruik thermoskannen voor koffie en heet water. Zet dieetmaaltijden apart en markeer ze duidelijk voordat de catering wordt uitgezet.
Test projectoren, beeldschermen, microfoons en luidsprekers ten minste 24 uur voor de open dag. Neem per gebruikte ruimte een passende verlengkabel en stekkerdoos mee en laad laptops vooraf volledig op.
Maak de bezoekersroute zichtbaar met informatieborden en plattegronden en houd de entree vrij. Plaats afvalbakken bij de ontvangst en catering en controleer vóór opening of de route ook met een rolstoel goed te volgen is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en drank heb ik nodig voor een open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast minstens één extra thermoskan koffie of water per verwachte groep, zodat je tijdens een rondleiding niet hoeft bij te vullen.
Hoeveel stoelen en tafels zijn nodig bij de ontvangst?: Zet bij de ontvangst minimaal één informatiebalie en één klaptafel neer. Voor presentaties kun je uitgaan van één stoel per aangemelde bezoeker plus 10% reserve; houd looppaden en de entree vrij.
Wanneer moet ik de techniek voor de open dag testen?: Test laptops, beeldschermen, projectoren, microfoons en luidsprekers uiterlijk 24 uur vooraf in de ruimtes waarin ze worden gebruikt. Controleer op de ochtend zelf nog één keer stroom, geluid en presentaties voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel plattegronden en programma’s moet ik afdrukken?: Druk voor elke aangemelde bezoeker één exemplaar af en voeg ongeveer 10% reserve toe voor spontane bezoekers en beschadigde exemplaren. Leg extra plattegronden bij de ontvangstbalie en op een tweede zichtbaar informatiepunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.