Zo organiseer je een proeverij zonder last-minute chaos

Begin een proeverij niet met boodschappen doen, maar met het thema, de locatie en het aantal deelnemers. Daarna leg je de proefvolgorde vast en stem je bestellingen, porties en servies daarop af. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en markeer allergenen zichtbaar op proefkaarten en etiketten. De meeste tijd gaat vlak voor de start zitten in koelen, portioneren en het klaarzetten van de proefstations; plan die handelingen daarom apart in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Proeverijthema vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Leveranciers selecteren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Proefvolgorde bepalen
2 personen
8
Bestellingen plaatsen
9
Bezoekerslijst afdrukken
10
Proefkaarten afdrukken
11
Naamkaartjes voorbereiden
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Bestellingen ophalen
2 personen
14
Leveringen controleren
2 personen
15
Houdbare producten sorteren
2 personen
16
Koelproducten koelen
2 personen
17
Proefproducten portioneren
3 personen
18
Brood en fruit snijden
2 personen
19
Sausjes klaarzetten
2 personen
20
Etiketten invullen
2 personen
21
Allergenen markeren
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Proefstations inrichten
4 personen
25
Servies klaarzetten
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Verlichting controleren
2 personen

Event

30
Team instrueren
31
Bezoekers ontvangen
2 personen
32
Proefroute uitleggen
33
Proefproducten serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Koffie en thee schenken
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
37
Proefstations aanvullen
3 personen
38
Afvalbakken legen
39
Laatste ronde serveren
3 personen
40
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Proefruimte schoonmaken
3 personen
45
Afval afvoeren
2 personen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Koelboxen leegmaken
2 personen
48
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
49
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 8

Servies

Tastingglazenaantal 80
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Kleine bordjesaantal 80
Dessertbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 6

Keuken

Scherpe messenaantal 8
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 8
Schenk kannenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Proefstationbordenaantal 8
Productkaartstandaardsaantal 24
Naamkaartjesaantal 60
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledtafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de proefvolgorde vast voordat je producten bestelt. Plan lichte smaken vóór zware smaken en houd per ronde rekening met kleine porties, zodat bezoekers alles kunnen proeven zonder snel vol te raken.
Verzamel dieetwensen direct met de aanmelding en controleer ze opnieuw bij het ontvangen van de bestelling. Zet allergenen niet alleen op een algemene lijst, maar ook op de bijbehorende etiketten en proefkaarten.
Plan de voorbereiding in twee blokken: houdbare producten eerst sorteren en koelproducten later koelen. Portioneren, brood en fruit snijden en sausjes klaarzetten doe je zo dicht mogelijk voor de start.
Richt elk proefstation in met tastingglazen, waterglazen, kleine bordjes, servies en een productkaartstandaard. Leg extra serveerlepels en schenk kannen klaar; die ontbreken vaak wanneer meerdere stations tegelijk draaien.
Controleer vóór het openen van de deuren de bezoekerslijst, naamkaartjes, proefkaarten en leveringen. Test ook koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een proeverij te organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met thema, locatie, leveranciers en uitnodigingen. Plan de laatste 2 dagen voor boodschappen, leveringscontrole, koelen en het voorbereiden van de proefstations.
Hoeveel proefproducten heb je nodig per persoon?: Reken per product op een kleine proefportie van ongeveer 30 tot 50 gram of milliliter per persoon. Bestel daarnaast 10 procent extra voor morsen, afwijkende aanmeldingen en een tweede proefronde.
Wanneer moet je dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag ze meteen bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de proeverij. Dan kun je nog leveranciers aanpassen, etiketten invullen en aparte porties voorbereiden.
Hoe richt je proefstations in voor een proeverij?: Zet per station de producten in proefvolgorde en plaats glazen, kleine bordjes, water, serveerlepels en productinformatie binnen handbereik. Reken op ongeveer 60 tot 75 centimeter tafelruimte per bezoeker wanneer iedereen zittend proeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.