Eine Verkostung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Verkostung entscheidet nicht nur die Auswahl der Produkte, sondern vor allem die Reihenfolge und Vorbereitung. Lege zuerst Thema, Ort und Lieferanten fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, bestellst rechtzeitig und planst die Verkostungsstationen. Am Veranstaltungstag müssen Kühlprodukte, Portionen, Beschriftungen und Geschirr bereits vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Verkostungsthema festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Lieferanten auswählen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Reihenfolge der Verkostung festlegen
2 Personen
- 8
Bestellungen aufgeben
- 9
Besucherliste ausdrucken
- 10
Probierkarten drucken
- 11
Namensschilder vorbereiten
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Bestellungen abholen
2 Personen
- 14
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 15
Haltbare Produkte sortieren
2 Personen
- 16
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
- 17
Probierprodukte portionieren
3 Personen
- 18
Brot und Obst schneiden
2 Personen
- 19
Saucen bereitstellen
2 Personen
- 20
Etiketten ausfüllen
2 Personen
- 21
Allergene kennzeichnen
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
4 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Probierstationen einrichten
4 Personen
- 25
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Event
- 30
Team einweisen
- 31
Besucher empfangen
2 Personen
- 32
Probierroute erklären
- 33
Probierprodukte servieren
4 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 36
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 37
Verkostungsstationen auffüllen
3 Personen
- 38
Mülleimer leeren
- 39
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 40
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 42
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Verkostungsraum reinigen
3 Personen
- 45
Abfall entsorgen
2 Personen
- 46
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 47
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 48
Restbestand einlagern
2 Personen
- 49
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 4
- StehtischeAnz. 4
- TischröckeAnz. 8
Geschirr
- VerkostungsgläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- Kleine TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 6
Küche
- Scharfe MesserAnz. 8
- ServierschalenAnz. 24
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- Versuchsstation-SchilderAnz. 8
- ProduktkartenständerAnz. 24
- NamensschilderAnz. 60
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-TischlampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Verkostungsreihenfolge frühzeitig: Leichte und milde Produkte gehören meist vor kräftige oder süße Sorten. So überdecken intensive Aromen nicht die späteren Proben.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und kennzeichne Allergene auf den Produktkarten. Prüfe die Angaben spätestens beim Eintreffen jeder Lieferung erneut.
- Bestelle verderbliche Produkte so, dass sie am Veranstaltungstag frisch ankommen oder abgeholt werden können. Kühlprodukte gehören sofort in Kühlboxen oder Kühlschränke, nicht erst kurz vor Beginn.
- Portioniere die Proben erst nach der Lieferkontrolle und stelle Brot, Obst sowie Saucen passend zur Reihenfolge bereit. Rechne pro Station mit zusätzlichen Portionen für Nachzügler oder verschüttete Proben.
- Richte die Stationen mindestens 60 Minuten vor Beginn ein und beschrifte Gläser, Teller und Produktkarten eindeutig. Wasser, Servierbesteck und Abfallbehälter sollten an jeder Station erreichbar sein.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung einer Verkostung?
- Für eine kleine Verkostung solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit am Veranstaltungstag einplanen. Bestellungen, Einladungen und die Erfassung von Allergien beginnen idealerweise 2 bis 4 Wochen vorher.
- Wie viele Produkte braucht man für eine Verkostung?
- Plane für eine überschaubare Verkostung etwa 6 bis 10 Produkte ein, damit die Gäste Unterschiede noch wahrnehmen können. Bei mehr als 10 Proben solltest du zusätzliche Pausen und mindestens 2 bis 3 Stunden einrechnen.
- Wann soll man die Einladungen zur Verkostung verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine verbindliche Anmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit Mengen, Ernährungswünsche und Portionen angepasst werden können.
- Wie kennzeichnet man Allergene bei einer Verkostung?
- Führe für jedes Produkt eine kurze Zutaten- und Allergenliste und stelle sie direkt an der jeweiligen Station auf. Prüfe die Angaben spätestens bei der Lieferung und bringe die endgültigen Kennzeichnungen mindestens 60 Minuten vor Beginn an.
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