Organiser une dégustation, étape par étape

Une dégustation réussie se prépare dans un ordre précis : définir le thème, réserver le lieu, choisir les fournisseurs, puis gérer les inscriptions. Le jour J, la difficulté consiste surtout à servir les produits dans le bon ordre, à maintenir les aliments réfrigérés au frais et à rendre les informations lisibles. Prévoyez aussi les besoins alimentaires dès l’inscription et gardez du temps pour vérifier chaque livraison. Ce plan vous aide à passer de la commande à l’installation sans oublier les détails qui ralentissent souvent l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le thème de la dégustation
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Définir l’ordre des essais
2 personnes
8
Passer les commandes
9
Imprimer la liste des visiteurs
10
Imprimer les cartes de dégustation
11
Préparer les badges nominatifs
12
Faire les courses
2 personnes
13
Récupérer les commandes
2 personnes
14
Vérifier les livraisons
2 personnes
15
Trier les produits longue conservation
2 personnes
16
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
17
Portionner les produits de dégustation
3 personnes
18
Couper le pain et les fruits
2 personnes
19
Préparer les sauces
2 personnes
20
Remplir les étiquettes
2 personnes
21
Signaler les allergènes
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer les stands de dégustation
4 personnes
25
Préparer la vaisselle
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Vérifier l'éclairage
2 personnes

Événement

30
Informer l’équipe
31
Accueillir les visiteurs
2 personnes
32
Expliquer le parcours d’essai
33
Servir les produits à déguster
4 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
37
Réapprovisionner les stands de dégustation
3 personnes
38
Vider les poubelles
39
Servir le dernier tour
3 personnes
40
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Refroidir les restes
2 personnes
42
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Nettoyer la salle de dégustation
3 personnes
45
Évacuer les déchets
2 personnes
46
Rapporter le matériel
2 personnes
47
Vider les glacières
2 personnes
48
Ranger le stock restant
2 personnes
49
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 4
Jupes de tableqté 8

Vaisselle

Verres de dégustationqté 80
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 40
Petites assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères de serviceqté 12
Planches à découperqté 6

Cuisine

Couteaux bien aiguisésqté 8
Plateaux de serviceqté 24
Plats de service avec couvercleqté 8
Pichets de serviceqté 6
Verres doseursqté 3

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Panneaux de station d'essaiqté 8
Supports pour cartes produitsqté 24
Badges nominatifsqté 60
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le thème et l’ordre des essais avant de commander. Prévoyez un déroulé de 4 à 6 étapes afin que les participants puissent comparer les produits sans saturation du palais.
Demandez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, au plus tard 7 jours avant la dégustation. Signalez ensuite les allergènes sur chaque carte ou support produit, et non uniquement à l’accueil.
Vérifiez les livraisons dès leur récupération : comptez les références, contrôlez les quantités et mettez immédiatement les produits réfrigérés au frais. Ne laissez pas les glacières et les produits sensibles attendre pendant l’installation des tables.
Préparez les portions, le pain, les fruits et les sauces avant l’arrivée des visiteurs. Pour une dégustation de 20 personnes, prévoyez au moins 20 portions par étape, plus une petite marge pour les pertes et les secondes bouchées.
Installez les stands, les verres, les petites assiettes et les cartes avant d’ouvrir les portes. Gardez les produits dans leur ordre de service et préparez les badges ainsi que la liste imprimée des visiteurs au moins 30 minutes avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une dégustation ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez le lieu et sélectionnez les fournisseurs au début, puis clôturez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires environ 7 jours avant l’événement.
Dans quel ordre présenter les produits lors d’une dégustation ?: Commencez par les produits les plus légers et poursuivez vers les saveurs plus intenses. Définissez l’ordre avant de passer les commandes et inscrivez-le sur les cartes de dégustation pour éviter les changements de dernière minute.
Combien de verres faut-il pour une dégustation de 20 personnes ?: Prévoyez au minimum 20 verres de dégustation si chaque participant conserve le même verre pendant la séance. Ajoutez des verres à eau pour les 20 personnes et une réserve de 10 à 20 % si le lavage sur place n’est pas possible.
Quand préparer les produits de dégustation ?: Portionnez les produits et préparez le pain, les fruits et les sauces le jour même, quelques heures avant l’accueil. Les produits réfrigérés doivent rester au frais jusqu’au dernier moment, tandis que les produits longue conservation peuvent être triés la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.