Zo organiseer je een proefmarkt zonder last-minute problemen

Begin met het programma, de datum en het aantal deelnemende verkopers. Daarna leg je per kraam vast welke producten worden geproefd, hoeveel proefporties nodig zijn en welke allergenen bezoekers moeten kunnen zien. Plan vervolgens de marktindeling, materialen, leveringstijden en vrijwilligers. De meeste problemen ontstaan wanneer versproducten, koeling, betaalmiddelen of informatie over dieetwensen pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende verkopers benaderen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Productinformatie verzamelen
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Plattegrond van markt maken
2 personen
8
Kramen en tafels indelen
2 personen
9
Reserveringen maken
2 personen
10
Leveranciers bevestigen
2 personen
11
Proefporties per kraam bepalen
3 personen
12
Menukaarten samenstellen
2 personen
13
Allergeneninformatie controleren
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Leveringstijden afspreken
2 personen
16
Promotie online plaatsen
2 personen
17
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Inschrijvingen opnieuw controleren
2 personen
20
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
21
Versproducten bestellen
2 personen
22
Kramen en materialen controleren
3 personen
23
Contant geld en betaalmiddelen regelen
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Koelproducten ophalen
3 personen
26
Statafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Kramen opbouwen
6 personen
28
Stroompunten en kabels aanleggen
3 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Presentatiestands inrichten
4 personen
32
Koelboxen vullen
3 personen
33
Proefhapjes voorbereiden
5 personen
34
Dranken koud zetten
3 personen
35
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
36
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
37
Menukaarten ophangen
2 personen
38
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Laatste voorraadcontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Verkopers ontvangen
3 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Proefhapjes serveren
6 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Proefporties aanvullen
4 personen
48
Koffie en thee bereiden
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Allergeneninformatie beantwoorden
53
Voorraad per kraam registreren
2 personen
54
Rustige verkoopmomenten ondersteunen
2 personen
55
Laatste proeverijen aankondigen
56
Verkoop en uitgifte afsluiten
3 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Overgebleven voedsel koelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Kramen en decoratie afbreken
6 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
67
Restanten verdelen of afvoeren
2 personen
68
Betaalgegevens controleren
2 personen
69
Verkopers informeren over afrekening
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Foto- en promotiemateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkleedensetsaantal 14
Kraamplankenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 30
Serveerplateausaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 12
Keukenpincettenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 6
Flesopenersaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
Inductieplatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Handmicrofoonsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kraambordenaantal 10
Menubordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8

Catering

Proefbekertjesaantal 300
Houten prikkersaantal 500
Papieren servettenaantal 600
Papieren zakjesaantal 300
Uitgiftebakjesaantal 200
Etikettenaantal 250
Markerstiftenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapieraantal 24
Papieren handdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg per verkoper vóór het versturen van de uitnodigingen vast hoeveel proefporties per kraam worden geserveerd. Zo kun je menukaarten, servies en de totale voorraad op tijd bepalen.
Verzamel productinformatie en dieetwensen in één overzicht en controleer allergeneninformatie opnieuw vóór je de menukaarten laat drukken. Bezoekers moeten per product direct kunnen zien wat erin zit.
Maak de plattegrond zodra de verkopers zijn bevestigd. Reserveer ruimte voor looproutes, wachtrijen, statafels en koelboxen; een indeling die pas op de opbouwdag ontstaat kost vaak extra tijd.
Spreek leveringstijden per leverancier af en plan koelproducten zo dicht mogelijk bij de start van de markt. Controleer koelboxen, warmhoudbakken, koffiezetapparaten en waterkokers vooraf op compleetheid en werking.
Regel contant geld en betaalmiddelen niet pas tijdens de opbouw. Controleer de inschrijvingen opnieuw en deel vrijwilligers vooraf in voor ontvangst, informatie, aanvullen van proefporties en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een proefmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en deelnemende verkopers. Regel uiterlijk 2 weken voor de markt de definitieve proefporties, productinformatie, plattegrond en vrijwilligersindeling.
Hoeveel proefporties per kraam heb je nodig?: Bepaal het aantal op basis van het verwachte bezoekersaantal en het aantal producten per kraam. Houd per product een kleine marge van ongeveer 10 procent aan, zodat je niet direct zonder zit wanneer bezoekers meer proeven dan verwacht.
Wanneer regel je de versproducten voor een proefmarkt?: Bestel houdbare producten eerder, maar plan versproducten meestal 2 tot 3 dagen voor de markt. Haal gekoelde producten zo laat mogelijk op en spreek vooraf een concreet tijdstip met de leverancier af.
Wat moet je voor allergieën regelen op een proefmarkt?: Vraag product- en dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf op bij elke verkoper. Controleer de allergeneninformatie nog één keer vóór het drukken van de menukaarten en leg wijzigingen op de dag zelf direct bij de betreffende kraam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.