Einen Probemarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Probemarkt entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Datum und Programm fest, kläre anschließend die teilnehmenden Verkäufer und sammle Produkt- sowie Allergeninformationen. Danach folgen Marktplan, Standverteilung, Verkostungsmengen und Helferplan. In der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Lieferzeiten, Beschilderung, Kühlung und Zahlungsmittel noch einmal gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Aufbau und Ausgabe fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Verkäufer kontaktieren
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Produktinformationen sammeln
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Marktplan erstellen
2 Personen
8
Stände und Tische einteilen
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
10
Lieferanten bestätigen
2 Personen
11
Probenportionen pro Stand festlegen
3 Personen
12
Speisekarten zusammenstellen
2 Personen
13
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Lieferzeiten abstimmen
2 Personen
16
Werbung online stellen
2 Personen
17
Beschilderung entwerfen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Anmeldungen erneut überprüfen
2 Personen
20
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
21
Frische Produkte bestellen
2 Personen
22
Stände und Materialien prüfen
3 Personen
23
Bargeld und Zahlungsmittel regeln
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Kühlprodukte abholen
3 Personen
26
Stehtische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Stände aufbauen
6 Personen
28
Stromanschlüsse und Kabel verlegen
3 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Präsentationsstände einrichten
4 Personen
32
Kühlboxen füllen
3 Personen
33
Kostproben vorbereiten
5 Personen
34
Getränke kalt stellen
3 Personen
35
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
36
Allergenkarten auslegen
2 Personen
37
Speisekarten aufhängen
2 Personen
38
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
2 Personen
41
Letzte Bestandskontrolle durchführen
2 Personen

Event

42
Verkäufer empfangen
3 Personen
43
Besucher begrüßen
3 Personen
44
Kostproben servieren
6 Personen
45
Getränke servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Verkostungsportionen auffüllen
4 Personen
48
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
49
Geschirr sammeln
2 Personen
50
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Allergeninformationen beantworten
53
Bestand pro Stand erfassen
2 Personen
54
Ruhephasen im Verkauf unterstützen
2 Personen
55
Letzte Verkostungen ankündigen
56
Verkauf und Ausgabe abschließen
3 Personen
57
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

58
Übrig gebliebenes Essen kühlen
3 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Stände und Dekoration abbauen
6 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Location reinigen
4 Personen
64
Materialien inventarisieren
2 Personen
65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
66
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
67
Restbestände verteilen oder entsorgen
2 Personen
68
Zahlungsdaten kontrollieren
2 Personen
69
Verkäufer über die Abrechnung informieren
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Foto- und Werbematerial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 10
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 14
StehtischeAnz. 8
StühleAnz. 60
TischdeckensetsAnz. 14
MessethekenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 30
ServierplattenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 12
KüchenpinzettenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KorkenzieherAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HandmikrofoneAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Dekoration

StandschilderAnz. 10
MenükartenAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
TischdekorationenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8

Catering

ProbierbecherAnz. 300
HolzpickerAnz. 500
PapierserviettenAnz. 600
PapiertütenAnz. 300
AusgabeschalenAnz. 200
EtikettenAnz. 250
PermanentmarkerAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenpapierAnz. 24
PapierhandtücherAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

Kläre die Verkäufer mindestens vier Wochen vorher und fordere pro Stand Produktnamen, Zutaten und Allergenhinweise an. So kannst du Speisekarten und Beschilderung rechtzeitig fertigstellen.
Plane die Probiermengen je Stand vor der Bestellung. Rechne pro angemeldeter Person mit der festgelegten Portion und bestelle frische Produkte erst, wenn die Anmeldezahlen geprüft sind.
Erstelle den Marktplan nicht nur nach Platz, sondern auch nach Ablauf: Stände mit Kühl- oder Warmhaltebedarf brauchen Zugang zu den passenden Geräten und Lieferwegen.
Bestätige Lieferzeiten und Reservierungen spätestens sieben Tage vor dem Markt. Kühlprodukte holst du möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab.
Teile Freiwillige mit konkreten Zeitfenstern für Aufbau, Ausgabe und Abbau ein. Prüfe am Vorabend Namensschilder, Beschilderung, Bargeld, Mehrweggeschirr, Kühlboxen und Küchenhelfer anhand des Plans.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Probemarkt organisieren?: Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und der Kontaktaufnahme zu den Verkäufern. Die verbindlichen Anmeldungen und Produktdaten sollten spätestens drei Wochen vor dem Markt vorliegen.
Wie viele Probierportionen braucht man pro Stand?: Lege die Portionsgröße und die erwartete Zahl der Besucher pro Stand spätestens drei Wochen vorher fest. Bestelle frische Zutaten erst nach der letzten Anmeldeprüfung, idealerweise sieben Tage vor dem Termin.
Wann sollte man Allergene und Ernährungswünsche abfragen?: Frage Allergien und Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und fordere die Angaben spätestens drei Wochen vor dem Markt von jedem Verkäufer an. Prüfe die Informationen noch einmal, bevor Speisekarten und Schilder gedruckt werden.
Was muss man am Tag vor dem Probemarkt kontrollieren?: Kontrolliere am Vorabend den Marktplan, die Stand- und Tischverteilung, Helferzeiten, Beschilderung, Namensschilder, Zahlungsmittel und haltbare Vorräte. Kühl- und Warmhaltegeräte sollten spätestens dann auf Vollständigkeit und Funktion geprüft werden.

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