Comment organiser un marché de A à Z

Pour organiser ce marché, commencez par fixer la date et le programme avant de contacter les vendeurs. Les inscriptions, les informations sur les produits et les besoins alimentaires déterminent ensuite le plan des stands, les dégustations et les achats. Prévoyez une vérification à deux moments : une semaine avant pour les fournisseurs et le matériel, puis la veille pour les produits frais, les paiements et la signalétique. Le déroulé ci-dessous suit l’ordre qui évite le plus de retards le jour du marché.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les vendeurs participants
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Collecter les informations produit
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Créer le plan du marché
2 personnes
8
Répartir les stands et les tables
2 personnes
9
Faire les réservations
2 personnes
10
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
11
Déterminer les portions de dégustation par stand
3 personnes
12
Composer les menus
2 personnes
13
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Convenir des horaires de livraison
2 personnes
16
Publier la promotion en ligne
2 personnes
17
Concevoir la signalétique
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Revérifier les inscriptions
2 personnes
20
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
21
Commander des produits frais
2 personnes
22
Vérifier les stands et le matériel
3 personnes
23
Prévoir l’argent liquide et les moyens de paiement
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer les produits frais
3 personnes
26
Installer les mange-debout et les chaises
4 personnes
27
Monter les stands
6 personnes
28
Installer les points d’alimentation et les câbles
3 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager les stands de présentation
4 personnes
32
Remplir les glacières
3 personnes
33
Préparer des amuse-bouches
5 personnes
34
Mettre les boissons au frais
3 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
36
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
37
Afficher les menus
2 personnes
38
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Effectuer le dernier contrôle des stocks
2 personnes

Événement

42
Accueil des vendeurs
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
6 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les portions de dégustation
4 personnes
48
Préparer le café et le thé
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Répondre aux informations sur les allergènes
53
Enregistrer le stock par stand
2 personnes
54
Soutenir les moments de vente calmes
2 personnes
55
Annoncer les dernières dégustations
56
Clore les ventes et la distribution
3 personnes
57
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

58
Refroidir les restes
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Démonter les stands et la décoration
6 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
67
Répartir ou évacuer les restes
2 personnes
68
Vérifier les informations de paiement
2 personnes
69
Informer les vendeurs du règlement
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Archiver les photos et le matériel promotionnel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 60
Sets de nappesqté 14
Planches de standqté 20

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 4
Pincesqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Décapsuleursqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Plaques à inductionqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Décoration

Panneaux de standqté 10
Panneaux de menuqté 12
Marqueurs craieqté 12
Décorations de tableqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8

Catering

Gobelets d’essaiqté 300
Pics en boisqté 500
Serviettes en papierqté 600
Sacs en papierqté 300
Barquettes de distributionqté 200
Étiquettesqté 250
Marqueursqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Papier toiletteqté 24
Essuie-toutqté 12
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Fixez la date, les horaires et le programme avant d’envoyer les invitations : les vendeurs doivent connaître au moins la durée d’installation et l’heure d’ouverture.
Demandez à chaque vendeur ses produits, ses allergènes et ses besoins alimentaires dès l’inscription. Regroupez ces informations avant de composer les menus et de déterminer les portions de dégustation.
Dessinez le plan du marché après avoir confirmé les participants. Réservez assez d’espace pour les stands, les tables, les tables hautes, les tentes et les files d’attente, au lieu de les répartir au dernier moment.
Attribuez les bénévoles par créneau et confirmez les horaires de livraison au moins 3 jours avant. Sans responsable identifié pour chaque livraison, les produits frais et le matériel arrivent souvent au mauvais endroit.
Faites les achats en deux temps : produits longue conservation plusieurs jours avant, produits frais la veille ou le jour même. Vérifiez aussi les assiettes, verres, couverts, thermos, machines à café, glacières et moyens de paiement avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les vendeurs, les réservations, les inscriptions et le plan des stands prennent généralement plus de temps que les achats.
Quand confirmer les vendeurs d’un marché ?: Confirmez les vendeurs environ 2 semaines avant le marché, puis faites une dernière vérification 7 jours avant. Demandez à ce moment-là leurs horaires de livraison, leurs besoins de table et leurs informations sur les allergènes.
Combien de portions prévoir par stand pour une dégustation ?: Calculez le nombre de visiteurs attendus, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les portions. Définissez la quantité par stand avant de commander les produits frais afin d’éviter les achats excessifs ou les ruptures.
Quand acheter les produits frais pour un marché ?: Commandez les produits frais 2 à 3 jours avant et récupérez-les la veille ou le matin du marché, selon leur conservation. Contrôlez les quantités dès la réception, avec les produits longue conservation et le matériel déjà vérifiés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.