Cómo organizar un mercado gastronómico paso a paso

Organizar un mercado gastronómico empieza mucho antes de colocar los puestos. Primero fija la fecha y el programa, confirma qué vendedores participan y calcula cuántas muestras necesita cada puesto. Después ordena el plano, las inscripciones, la información de alérgenos y los horarios de entrega. En los últimos días, separa las compras no perecederas de los productos frescos y deja preparados los pagos, las acreditaciones y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar a los vendedores participantes
2 personas
3
Gestionar inscripciones
2 personas
4
Recopilar la información del producto
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Crear el plano del mercado
2 personas
8
Distribuir los puestos y las mesas
2 personas
9
Hacer reservas
2 personas
10
Confirmar proveedores
2 personas
11
Definir las muestras por puesto
3 personas
12
Preparar los menús
2 personas
13
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Acordar los horarios de entrega
2 personas
16
Publicar la promoción en línea
2 personas
17
Diseñar la señalización
2 personas
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Volver a revisar las inscripciones
2 personas
20
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
21
Pedir productos frescos
2 personas
22
Comprobar los puestos y materiales
3 personas
23
Gestionar el efectivo y los medios de pago
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Recoger productos refrigerados
3 personas
26
Colocar mesas altas y sillas
4 personas
27
Montar los puestos
6 personas
28
Instalar puntos de corriente y cables
3 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar los stands de presentación
4 personas
32
Llenar las neveras portátiles
3 personas
33
Preparar bocados de prueba
5 personas
34
Enfriar las bebidas
3 personas
35
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
36
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
37
Colgar las cartas del menú
2 personas
38
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Colocar la señalización
2 personas
41
Realizar la última revisión de inventario
2 personas

Evento

42
Recibir a los vendedores
3 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
44
Servir aperitivos
6 personas
45
Servir las bebidas
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer las porciones de degustación
4 personas
48
Preparar café y té
2 personas
49
Recoger la vajilla
2 personas
50
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Responder sobre información de alérgenos
53
Registrar el inventario por puesto
2 personas
54
Apoyar los momentos tranquilos de venta
2 personas
55
Anunciar las últimas degustaciones
56
Cerrar ventas y entregas
3 personas
57
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

58
Enfriar la comida sobrante
3 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Desmontar los puestos y la decoración
6 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Clasificar y retirar residuos
3 personas
63
Limpiar el lugar
4 personas
64
Inventariar materiales
2 personas
65
Devolver el material prestado
2 personas
66
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
67
Distribuir o retirar los restos
2 personas
68
Comprobar los datos de pago
2 personas
69
Informar a los vendedores sobre la liquidación
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Archivar el material fotográfico y promocional

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 10
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 14
Mesas altascant. 8
Sillascant. 60
Sets de mantelescant. 14
Tablones del puestocant. 20

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 30
Bandejas para servircant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 12
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Sacacorchoscant. 6
Abridores de botellascant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Placas de induccióncant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Decoración

Carteles para standscant. 10
Carteles del menúcant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Decoraciones de mesacant. 20
Guirnaldascant. 10
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 8

Catering

Vasitos de degustacióncant. 300
Púas de maderacant. 500
Servilletas de papelcant. 600
Bolsas de papelcant. 300
Bandejas de serviciocant. 200
Etiquetascant. 250
Rotuladorescant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Papel higiénicocant. 24
Toallas de papelcant. 12
Guantes de limpiezacant. 8

Consejos

Cierra la lista de vendedores antes de repartir las mesas: así puedes reservar un puesto y el espacio necesario para cada participante sin rehacer el plano. Deja una fecha límite de confirmación de al menos 7 días.
Pide con la inscripción las preferencias dietéticas y la información completa de cada producto. Revisa los alérgenos antes de preparar los menús y coloca esa información también en la señalización de cada puesto.
Define por escrito cuántas muestras ofrecerá cada vendedor y a qué hora entrega sus productos. Para los alimentos refrigerados, acuerda una franja concreta y comprueba la temperatura al recibirlos, en lugar de aceptar entregas sin horario.
Calcula la vajilla y el servicio según las inscripciones confirmadas, no según una estimación inicial. Prepara platos, cuencos, vasos, cubiertos, bandejas y utensilios de cocina con una reserva del 10 % para reposiciones y pérdidas.
Haz las compras en dos momentos: los productos no perecederos con varios días de margen y los frescos lo más cerca posible del mercado. El día anterior comprueba puestos, carpas, mesas, cafeteras, termos, neveras portátiles y medios de pago.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado gastronómico?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Intenta cerrar vendedores, programa e inscripciones al menos 14 días antes, y deja la última semana para el plano, los menús, la señalización y las confirmaciones.
¿Cuándo hay que pedir los productos frescos para un mercado?: Pídelos entre 24 y 48 horas antes, según su conservación y el horario de entrega. Recógelos o recíbelos el mismo día o la víspera, y mantenlos refrigerados hasta que comience el servicio.
¿Cómo se organiza el plano de los puestos del mercado?: Hazlo después de conocer los vendedores confirmados y sus necesidades de espacio. Reserva pasillos de al menos 1,20 metros, distribuye las mesas y carpas por zonas y marca también entradas, pagos, entrega y circulación.
¿Cuántas muestras debe preparar cada puesto?: Calcula el número de inscripciones confirmadas y añade una reserva del 10 %. Define una cantidad concreta por puesto, junto con el tamaño de cada muestra, para poder comprar productos, vajilla y bandejas sin improvisar.

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