Zo organiseer je een proeflesdag zonder last-minute gedoe

Begin een proeflesdag niet met de uitnodiging, maar met een haalbaar programma en een indeling van de lokalen. Bepaal hoeveel proeflessen tegelijk kunnen plaatsvinden, welke docenten en begeleiders nodig zijn en hoeveel deelnemers per ronde passen. Daarna regel je de aanmeldingen, bevestigingen en dieetwensen. In de laatste week verschuift de aandacht naar materialen, presentaties, apparatuur, ontvangst en catering. Zo voorkom je dat deelnemers wel zijn ingeschreven, maar een lokaal, naamkaartje of werkende beamer ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Proeflessen selecteren
3 personen
3
Docenten en begeleiders indelen
2 personen
4
Lokaalindeling vastleggen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Programma online publiceren
13
Herinnering aan deelnemers sturen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Deelnemerslijsten afdrukken
16
Lesmaterialen verzamelen
4 personen
17
Presentaties controleren
3 personen
18
Apparatuur testen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
23
Lokaalbordjes ophangen
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen klaarzetten
4 personen
26
Lesmateriaal klaarleggen
4 personen
27
Techniek aansluiten
2 personen
28
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Catering klaarzetten
3 personen
31
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
32
Briefing ontvangstteam houden
3 personen
33
Briefing docenten houden
8 personen
34
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Aanwezigheid registreren
3 personen
37
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
38
Programma toelichten
39
Proeflessen begeleiden
8 personen
40
Lokalen wisselen begeleiden
4 personen
41
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dieetmaaltijden apart houden
45
Pauzeruimtes netjes houden
2 personen
46
Toiletten controleren
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Foto’s van activiteiten maken
49
Informatie over opleidingen geven
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
54
Lesmaterialen verzamelen
4 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
58
Lokalen schoonmaken
4 personen
59
Toiletten schoonmaken
2 personen
60
Afval afvoeren
2 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Materialen terugbrengen
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Bedankmail versturen
65
Foto’s delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Beamersaantal 6
Projectieschermenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Draagbare speakersaantal 4
Microfoonaantal 2
Flip-oversaantal 6
Whiteboardsaantal 6
Opladersaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Lokaalbordjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 3
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 6
Plakbandaantal 8
Pijlenstickersaantal 30

Catering

Naamkaartjesaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Koffiefiltersaantal 150
Koffielepelsaantal 12
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Kannenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg het programma en de lokaalindeling eerst vast. Plan per proefles niet alleen de lestijd, maar ook wisseltijd; zonder buffer van ongeveer 10 tot 15 minuten lopen latere rondes snel uit.
Maak het aanmeldformulier meteen geschikt voor praktische verwerking. Vraag naast naam en gekozen proefles ook dieetwensen en eventuele voorkeuren, zodat je bevestigingen en deelnemerslijsten niet achteraf hoeft te corrigeren.
Stuur de uitnodiging pas nadat capaciteit en begeleiders zijn gecontroleerd. Vermeld per deelnemer de aanvangstijd, locatie van het lokaal en eventuele wissels; publiceer het programma uiterlijk enkele dagen vooraf online.
Test presentaties, laptops, beamers, speakers en microfoons minstens één dag eerder in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en opladers; juist die kleine aansluitmaterialen worden vaak te laat ontdekt.
Richt de ontvangstbalie vóór de eerste deelnemer in met naamkaartjes, deelnemerslijsten en lokaalbordjes. Zet koffie, water en hapjes klaar vóór de ontvangst begint en houd extra servies en opslagbakken achter de hand voor een snelle aanvulling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een proeflesdag organiseren?: Leg datum, programma, lokalen en docenten bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de capaciteit bekend is en stuur de deelnemers uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de proeflesdag een herinnering.
Hoeveel tijd moet je rekenen tussen proeflessen?: Plan meestal 10 tot 15 minuten tussen twee proeflessen. Die tijd is nodig om deelnemers te laten wisselen, lokalen te controleren en materialen of presentaties klaar te zetten.
Wanneer test je de apparatuur voor een proeflesdag?: Test laptops, beamers, projectieschermen, speakers en microfoons minimaal 1 dag vooraf in de juiste lokalen. Controleer op de ochtend zelf nog kort de stroomaansluitingen en de presentatiebestanden.
Hoeveel catering heb je nodig voor een proeflesdag?: Reken per deelnemer op minimaal 2 drankmomenten naast koffie of thee bij ontvangst, plus een kleine portie hapjes per pauze. Houd voor dieetwensen en onverwachte deelnemers ongeveer 10 procent extra apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.