Cómo organizar un día de clases de prueba sin perder detalles
Un día de clases de prueba necesita más coordinación que una jornada normal: varias clases, docentes, salas y participantes se mueven a la vez. Empieza fijando la fecha y el programa, y después organiza las inscripciones y la distribución de espacios. Cuando se acerque el día, confirma asistentes, revisa presentaciones y prueba proyectores, micrófonos y cables. La recepción, la señalización y las bebidas suelen quedar para el final, aunque son lo primero que nota quien llega.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Seleccionar clases de prueba
3 personas
- 3
Asignar docentes y acompañantes
2 personas
- 4
Establecer la distribución de salas
2 personas
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Redactar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Confirmar inscripciones
2 personas
- 11
Hacer reservas
- 12
Publicar el programa en línea
- 13
Enviar un recordatorio a los participantes
- 14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 15
Imprimir listas de participantes
- 16
Recoger el material didáctico
4 personas
- 17
Revisar las presentaciones
3 personas
- 18
Probar el equipo
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
4 personas
- 22
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
- 23
Colgar los carteles de las aulas
2 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Preparar las sillas
4 personas
- 26
Preparar el material didáctico
4 personas
- 27
Conectar la técnica
2 personas
- 28
Colocar la señalización
2 personas
- 29
Montar el punto de café
2 personas
- 30
Preparar la restauración
3 personas
- 31
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 32
Hacer briefing al equipo de recepción
3 personas
- 33
Reunión informativa con docentes
8 personas
- 34
Preparar el material de registro
2 personas
Evento
- 35
Recepción de participantes
4 personas
- 36
Registrar la asistencia
3 personas
- 37
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 38
Presentar el programa
- 39
Guiar las clases de prueba
8 personas
- 40
Coordinar el cambio de aulas
4 personas
- 41
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Mantener separadas las comidas de dieta
- 45
Mantener limpias las salas de descanso
2 personas
- 46
Comprobar los baños
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Tomar fotos de las actividades
- 49
Dar información sobre las formaciones
3 personas
- 50
Servir café y té
2 personas
- 51
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 52
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 53
Apagar el equipo
2 personas
- 54
Recoger el material didáctico
4 personas
- 55
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 56
Lavar la vajilla
3 personas
- 57
Limpiar el rincón del café
2 personas
- 58
Limpiar los locales
4 personas
- 59
Limpiar los baños
2 personas
- 60
Retirar los residuos
2 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Devolver los materiales
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Enviar correo de agradecimiento
- 65
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 14
- Sillascant. 120
- Mostrador de recepción
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 8
- Proyectorescant. 6
- Pantallas de proyeccióncant. 6
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Altavoces portátilescant. 4
- Micrófonocant. 2
- Pizarras de hojascant. 6
- Pizarras blancascant. 6
- Cargadorescant. 10
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 130
- Cuchilloscant. 130
- Tenedorescant. 130
- Cucharascant. 130
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
Decoración
- Carteles de localizacióncant. 12
- Señales de orientacióncant. 10
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 3
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 6
- Cinta adhesivacant. 8
- Pegatinas de flechascant. 30
Catering
- Tarjetas de nombrecant. 130
- Pulserascant. 130
- Filtros de cafécant. 150
- Cucharillas de cafécant. 12
- Azucareroscant. 6
- Jarras de lechecant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Jarrascant. 8
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, las clases y la distribución de salas antes de enviar invitaciones. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y asignar docentes y acompañantes sin improvisar.
- Incluye en el formulario las preferencias dietéticas y elige una fecha límite de inscripción 7 días antes del evento. Envía la confirmación y un recordatorio entre 24 y 48 horas antes.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: comprueba portátiles, proyectores, pantallas, micrófono, altavoces, cables alargadores y regletas en las salas donde se usarán.
- Prepara la recepción antes de montar las aulas. Coloca las tarjetas de nombre y las listas de participantes en el mostrador, y cuelga los carteles de las aulas antes de que llegue el primer grupo.
- Calcula las bebidas y los aperitivos según las inscripciones confirmadas, no según una estimación inicial. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y deja listas tazas, vasos, platos y cubiertos antes de abrir la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de clases de prueba?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva la fecha, define las clases y las salas en la primera semana; deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, revisar materiales y probar el equipo.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un día de clases de prueba?
- Envíalas al menos 3 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas y preparar las listas.
- ¿Qué hay que comprobar antes de las clases de prueba?
- El día anterior prueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoz en su sala. Comprueba también cables alargadores, regletas, cargadores y las presentaciones, porque sustituir un equipo a última hora suele retrasar el programa.
- ¿Cuándo se prepara la recepción y la señalización de las aulas?
- Monta el mostrador de recepción y coloca listas y tarjetas de nombre al menos 60 minutos antes de la llegada. Cuelga los carteles y prepara las sillas y mesas antes de abrir las puertas, no durante la inscripción.
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