Organiser une journée de cours d’essai sans perdre le fil

Une journée de cours d’essai demande surtout une bonne coordination entre le programme, les inscriptions et les salles. Commencez par fixer les cours proposés et leurs horaires, puis attribuez chaque salle à un enseignant et à un accompagnateur. Le formulaire doit recueillir les informations utiles, notamment les besoins alimentaires. Avant l’arrivée du public, vérifiez le matériel, l’accueil, les panneaux et les listes de participants pour éviter les changements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Sélectionner les cours d’essai
3 personnes
3
Répartir les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
4
Définir la répartition des salles
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les inscriptions
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Publier le programme en ligne
13
Envoyer un rappel aux participants
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les listes de participants
16
Rassembler le matériel de cours
4 personnes
17
Vérifier les présentations
3 personnes
18
Tester l'équipement
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
23
Suspendre les panneaux de salle
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Préparer le matériel pédagogique
4 personnes
27
Brancher la technique
2 personnes
28
Installer la signalisation
2 personnes
29
Mettre en place le point café
2 personnes
30
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
32
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
33
Faire le briefing des enseignants
8 personnes
34
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

35
Accueillir les participants
4 personnes
36
Enregistrer la présence
3 personnes
37
Distribuer les badges
2 personnes
38
Présenter le programme
39
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
40
Accompagner le changement de salles
4 personnes
41
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Mettre les repas spéciaux à part
45
Maintenir les espaces de pause en ordre
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Prendre des photos des activités
49
Donner des informations sur les formations
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
52
Rassembler les objets trouvés

Suivi

53
Éteindre l’équipement
2 personnes
54
Rassembler le matériel de cours
4 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Nettoyer le point café
2 personnes
58
Nettoyer les locaux
4 personnes
59
Nettoyer les toilettes
2 personnes
60
Évacuer les déchets
2 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Rapporter le matériel
2 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Envoyer un e-mail de remerciement
65
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 120
Accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Vidéoprojecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enceintes portablesqté 4
Microphoneqté 2
Chevaletsqté 6
Tableaux blancsqté 6
Chargeursqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Panneaux de salleqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 3
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 6
Ruban adhésifqté 8
Autocollants flèchesqté 30

Catering

Badges nominatifsqté 130
Braceletsqté 130
Filtres à caféqté 150
Cuillères à caféqté 12
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafesqté 8
Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Supports de sacs poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloquez d’abord les horaires et la capacité de chaque cours, puis construisez le formulaire autour de ces informations. Prévoyez une marge entre deux séances pour les déplacements et l’installation.
Envoyez une confirmation après chaque inscription et un rappel quelques jours avant la journée. Indiquez clairement l’heure d’arrivée, la salle et ce que les participants doivent savoir avant le premier cours.
Attribuez une salle, un enseignant et un accompagnateur à chaque cours sur un même document. Cette répartition évite qu’un groupe soit dirigé vers une salle déjà occupée ou qu’un intervenant se retrouve seul à l’accueil.
Testez chaque ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, enceinte et microphone avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et chargeurs : ce sont des éléments souvent oubliés jusqu’au moment où une présentation doit commencer.
Préparez l’accueil avant l’arrivée des premiers participants : badges nominatifs, listes imprimées, panneaux de salle et boissons doivent être en place. Mettez les boissons au frais et préparez les encas suffisamment tôt pour ne pas abandonner l’accueil en cours de route.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de cours d’essai ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de confirmer les groupes, les besoins alimentaires et la répartition des salles.
Combien de temps avant faut-il envoyer un rappel aux participants ?: Envoyez un premier rappel 3 à 5 jours avant la journée. Reprenez l’horaire d’arrivée, le programme choisi et la salle prévue, puis préparez les listes définitives après les dernières réponses.
Comment organiser les salles pour plusieurs cours d’essai ?: Attribuez une salle distincte à chaque cours lorsque c’est possible et notez sa capacité maximale. Affichez les panneaux avant l’ouverture et gardez une marge d’au moins 10 minutes entre deux séances pour les changements de groupe.
Quel matériel vérifier avant une journée de cours d’essai ?: Faites un test complet la veille avec les ordinateurs, vidéoprojecteurs, écrans, enceintes et microphones. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises et chargeurs, puis rassemblez le matériel de chaque cours dans des bacs séparés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.