Zo organiseer je een prijsuitreiking zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en het aantal gasten. Leg daarna de categorieën, prijzen, jury en genomineerden vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen worden geregeld. Werk vervolgens het programma uit: wie presenteert, wanneer worden prijzen uitgereikt en welke optredens of video’s komen ertussen? Reserveer techniek en catering niet pas na de uitnodigingen; microfoons, projectie, dieetwensen en een duidelijke stoelindeling bepalen mede of de avond soepel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Categorieën en prijzen bepalen
3 personen
3
Genomineerdenlijst samenstellen
3 personen
4
Juryleden bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering aan gasten sturen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Prijzen bestellen
2 personen
12
Certificaten opmaken
13
Certificaten afdrukken
14
Prijzen en certificaten controleren
2 personen
15
Programma uitschrijven
2 personen
16
Spreekteksten voorbereiden
2 personen
17
Presentator bevestigen
18
Optredens bevestigen
2 personen
19
Muziek en video verzamelen
2 personen
20
Techniek reserveren
21
Stoelindeling maken
2 personen
22
Tafelschikking maken
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Registratielijst afdrukken
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Locatie controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Podium inrichten
4 personen
31
Achterwand plaatsen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
35
Presentatie en video's testen
2 personen
36
Verlichting instellen
2 personen
37
Prijstafel inrichten
2 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
40
Naamkaartjes klaarleggen
41
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Gasten registreren
3 personen
44
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Openingsmuziek afspelen
47
Prijsuitreiking presenteren
48
Winnaars naar podium begeleiden
2 personen
49
Prijzen uitreiken
2 personen
50
Winnaars fotograferen
2 personen
51
Pauzedrankjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Optredens begeleiden
2 personen
55
Dinerbuffet openen
3 personen
56
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
58
Bedankwoord begeleiden
59
Afscheidsmuziek afspelen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen
61
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Materialen verpakken
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
72
Foto's en uitslagen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Rechthoekige tafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 4
Spreekstoel
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Versterker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Noodverlichtingaantal 2

Decoratie

Achterwand
Logo- en titelbanner
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Pijlenbordenaantal 8
Fotowandaccessoires

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Wijnglazenaantal 130
Waterglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 10

Catering

Prijzenaantal 20
Certificatenaantal 25
Prijs-enveloppenaantal 25
Koelkastmagnetenaantal 120
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Registratieformulierenaantal 130
Programmafoldersaantal 130
Pennenaantal 20
Stembiljettenaantal 150
Stembussenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletreinigingssetaantal 2

Tips

Plan een vaste sluitingsdatum voor nominaties en aanmeldingen. Controleer daarna namen, categorieën en dieetwensen in één overzicht, zodat certificaten en catering niet op verschillende gegevens zijn gebaseerd.
Bestel prijzen en maak certificaten zodra de genomineerden definitief zijn. Controleer per categorie de schrijfwijze, winnaar en tekst en leg alles in uitreikvolgorde klaar.
Schrijf het programma uit per onderdeel, inclusief spreektijd, video’s, optredens en wisselmomenten. Geef de presentator spreekteksten en een laatste versie uiterlijk enkele dagen voor de uitreiking.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, mengpaneel en draadloze microfoons samen op locatie. Reserveer vóór de repetitie minstens één uur om geluidsniveau, beeld en kabels te controleren.
Stuur gasten kort voor de avond een herinnering met aanvangstijd, route en registratie-informatie. Leg de registratielijst, naambadges, pijlenborden en stoelindeling bij de ingang klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij één ontbrekende naam.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een prijsuitreiking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, jury, catering en techniek; houd daarna tijd over voor nominaties, certificaten en een repetitie.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een prijsuitreiking versturen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en programma-opzet vaststaan. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de avond op.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een repetitie van een prijsuitreiking?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten op locatie. Loop de entree, presentatieteksten, muziek, video’s, microfoons, projectie en elke prijsuitreiking in de juiste volgorde door.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een prijsuitreiking?: Voor een presentator en één spreker tegelijk zijn 2 draadloze microfoons praktisch; bij meerdere sprekers houd je 1 extra microfoon achter de hand. Test ze samen met het mengpaneel vóór de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.