Cómo organizar una entrega de premios sin dejar cabos sueltos

Una entrega de premios se organiza mejor empezando por las decisiones que condicionan todo lo demás: fecha, lugar, categorías, jurado y lista de nominados. Después se cierran las invitaciones, las inscripciones y el catering, mientras se encargan los premios y se preparan los certificados. El programa, el presentador, las actuaciones y la parte técnica deben probarse antes del día del evento. Esta guía sigue ese orden y señala los detalles que suelen llegar tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir categorías y premios
3 personas
3
Elaborar la lista de nominados
3 personas
4
Confirmar al jurado
2 personas
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar recordatorio a los invitados
10
Reservar el catering
2 personas
11
Encargar premios
2 personas
12
Redactar certificados
13
Imprimir certificados
14
Comprobar premios y certificados
2 personas
15
Redactar el programa
2 personas
16
Preparar los textos de intervención
2 personas
17
Confirmar al presentador
18
Confirmar las actuaciones
2 personas
19
Recopilar música y vídeo
2 personas
20
Reservar técnica
21
Hacer la distribución de sillas
2 personas
22
Organizar la disposición de las mesas
23
Preparar acreditaciones
2 personas
24
Imprimir la lista de registro
25
Hacer la compra
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Comprobar el lugar
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Montar el escenario
4 personas
31
Colocar la pared de fondo
3 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
35
Probar la presentación y los videos
2 personas
36
Configurar la iluminación
2 personas
37
Montar la mesa de premios
2 personas
38
Montar la mesa de registro
2 personas
39
Preparar el buffet de catering
3 personas
40
Preparar tarjetas con nombres
41
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

42
Recibir a los ponentes
2 personas
43
Registrar a los invitados
3 personas
44
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Reproducir la música de apertura
47
Presentar la entrega de premios
48
Acompañar a los ganadores al escenario
2 personas
49
Entregar premios
2 personas
50
Fotografiar a los ganadores
2 personas
51
Servir bebidas del descanso
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir aperitivos
4 personas
54
Coordinar las actuaciones
2 personas
55
Abrir el bufé de la cena
3 personas
56
Reponer el buffet de cena
3 personas
57
Servir comidas especiales
2 personas
58
Coordinar el discurso de agradecimiento
59
Poner música de despedida
60
Despedir a los invitados
3 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Empaquetar los materiales
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Almacenar el material sobrante
2 personas
72
Archivar fotos y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas rectangularescant. 12
Mesas altas tipo cóctelcant. 6
Piezas de escenariocant. 4
Atril
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Amplificador
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Iluminación de emergenciacant. 2

Decoración

Fondo
Banner con logo y título
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 8
Decoraciones de mesacant. 12
Paneles de flechascant. 8
Accesorios para el photocall

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cubiertoscant. 130
Copas de vinocant. 130
Vasos para aguacant. 130
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 10

Catering

Premioscant. 20
Certificadoscant. 25
Sobres con premioscant. 25
Imanes para neveracant. 120
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Formularios de registrocant. 130
Folletos del programacant. 130
Bolígrafoscant. 20
Boletascant. 150
Urnas de votacióncant. 3
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Kit de limpieza de bañoscant. 2

Consejos

Cierra las categorías, los premios y el jurado antes de enviar las invitaciones. Si todavía pueden cambiar los nominados, espera para imprimir certificados o preparar el programa.
Envía las invitaciones con varias semanas de margen y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge también las preferencias dietéticas antes de reservar el catering, no después.
Prepara el guion con tiempos concretos para cada entrega, intervención y actuación. Reserva la técnica y prueba micrófonos, proyector, portátil, cables y vídeos al menos un día antes.
Comprueba físicamente los premios y certificados antes del montaje. Cuenta cada pieza, ordena los galardones según el programa y deja una copia adicional de la lista de registro.
Haz la distribución de sillas y mesas antes de colocar la decoración. Reserva espacio para el escenario, el atril, la pantalla, los altavoces y los recorridos de entrada; comprueba también la iluminación de emergencia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de premios?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para cerrar lugar, categorías, jurado e invitados. Deja al menos 7 días para revisar certificados, premios, programa y necesidades técnicas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una entrega de premios?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija el cierre de inscripciones aproximadamente 10 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y la distribución de las mesas.
¿Cuánto tiempo debe durar una ceremonia de entrega de premios?: Calcula entre 60 y 90 minutos para la ceremonia, según el número de categorías y actuaciones. Como referencia, reserva de 3 a 5 minutos por premio e incluye pausas breves para cambios y fotos.
¿Cuándo se prueban el sonido y las proyecciones?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela el mismo día antes de recibir a los invitados. Comprueba cada micrófono, vídeo, presentación, cable, regleta y batería externa.

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