Organiser une remise des prix sans rien laisser au hasard

Une remise des prix se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les catégories, puis les nominations, le jury et les invitations. Les certificats, trophées, interventions et prestations doivent ensuite être coordonnés avec le programme. Prévoyez aussi la circulation des invités, le plan de salle et la technique pour les vidéos, la musique et les discours. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les branchements et la vérification finale des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir les catégories et les prix
3 personnes
3
Établir la liste des nominés
3 personnes
4
Confirmer les jurés
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel aux invités
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Commander les prix
2 personnes
12
Rédiger les certificats
13
Imprimer les certificats
14
Vérifier les prix et certificats
2 personnes
15
Rédiger le programme
2 personnes
16
Préparer les textes d’intervention
2 personnes
17
Confirmer le présentateur
18
Confirmer les prestations
2 personnes
19
Rassembler la musique et les vidéos
2 personnes
20
Réserver la technique
21
Établir le plan de salle
2 personnes
22
Établir le plan de table
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Imprimer la liste d'inscription
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Vérifier le lieu
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Aménager la scène
4 personnes
31
Installer le fond
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
35
Tester la présentation et les vidéos
2 personnes
36
Régler l’éclairage
2 personnes
37
Mettre en place la table des prix
2 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Préparer les badges nominatifs
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Enregistrer les invités
3 personnes
44
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Lancer la musique d’ouverture
47
Animer la remise des prix
48
Accompagner les gagnants au podium
2 personnes
49
Remettre les prix
2 personnes
50
Photographier les gagnants
2 personnes
51
Servir les boissons de la pause
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Accompagner les spectacles
2 personnes
55
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
56
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
57
Servir les repas diététiques
2 personnes
58
Animer le discours de remerciement
59
Diffuser la musique d'adieu
60
Raccompagner les invités
3 personnes
61
Rassembler les objets perdus

Suivi

62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Emballer le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Stocker les objets restants
2 personnes
72
Archiver les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables rectangulairesqté 12
Tables hautesqté 6
Éléments de podiumqté 4
Pupitre
Portantsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Amplificateur
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Éclairage de secoursqté 2

Décoration

Fond de scène
Bannière avec logo et titre
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 12
Panneaux de directionqté 8
Accessoires de fond photo

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Verres à vinqté 130
Verres à eauqté 130
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 10

Catering

Prixqté 20
Certificatsqté 25
Enveloppes des prixqté 25
Aimants de réfrigérateurqté 120
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Formulaires d’inscriptionqté 130
Brochures du programmeqté 130
Stylosqté 20
Bulletins de voteqté 150
Urnes de voteqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Kit de nettoyage des toilettesqté 2

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis bloquez rapidement le présentateur, les jurés et les prestations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les confirmations et commander les prix.
Fermez la liste des nominés avant d’imprimer quoi que ce soit. Vérifiez l’orthographe des noms sur les certificats, les badges et la liste d’inscription avec une personne différente.
Construisez le programme minute par minute : accueil, interventions, vidéos, prestations et remise de chaque catégorie. Prévoyez 5 à 10 minutes de marge par heure pour les changements de scène et les applaudissements.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Relancez les invités environ une semaine avant pour limiter les réponses tardives.
Testez la sonorisation, les microphones, le projecteur, les câbles HDMI et les rallonges sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez les présentations et les vidéos sur l’ordinateur portable, avec une copie de secours sur une clé USB.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une remise des prix ?: Comptez généralement 6 à 8 semaines pour une cérémonie avec nominations, jury, invitations, traiteur et commande de prix. Prévoyez davantage de temps si les trophées ou les certificats nécessitent une personnalisation.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une remise des prix ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la cérémonie, dès que la date, le lieu et les principales catégories sont confirmés. Faites une relance 7 jours avant et clôturez les inscriptions quelques jours avant de confirmer le traiteur.
Quand commander les prix et préparer les certificats ?: Commandez les prix dès que les catégories et les quantités sont validées, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Relisez puis vérifiez les prix et certificats au moins 3 jours avant la remise.
Que faut-il tester avant une remise des prix ?: Testez les microphones, les haut-parleurs, l’amplificateur, le projecteur, l’écran et toutes les connexions au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les batteries, les multiprises, les rallonges et le plan de salle avant l’arrivée des invités.

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