Eine Preisverleihung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Preisverleihung greifen Nominierungen, Jury, Programm, Technik und Bewirtung ineinander. Lege zuerst Datum, Ort, Kategorien und Preise fest; danach folgen Nominierungsliste, Jury und Einladungen. Plane die Veranstaltung rückwärts vom Termin und setze feste Fristen für Bestellungen, Redetexte und Zertifikate. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag geprüfte Präsentationsdateien, ein vollständiger Ablaufplan oder eine zweite Person für die Registrierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Kategorien und Preise festlegen
3 Personen
3
Nominierungsliste zusammenstellen
3 Personen
4
Jurymitglieder bestätigen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Erinnerung an Gäste senden
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Preise bestellen
2 Personen
12
Zertifikate ausstellen
13
Zertifikate drucken
14
Preise und Zertifikate prüfen
2 Personen
15
Programm ausarbeiten
2 Personen
16
Redetexte vorbereiten
2 Personen
17
Moderator bestätigen
18
Auftritte bestätigen
2 Personen
19
Musik und Video sammeln
2 Personen
20
Technik reservieren
21
Sitzordnung erstellen
2 Personen
22
Tischordnung erstellen
23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
24
Registrierungsliste drucken
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Ort überprüfen
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Bühne einrichten
4 Personen
31
Rückwand aufstellen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
35
Präsentation und Videos testen
2 Personen
36
Beleuchtung einrichten
2 Personen
37
Preistisch einrichten
2 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
40
Namensschilder bereitlegen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

42
Referenten empfangen
2 Personen
43
Gäste registrieren
3 Personen
44
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
46
Eröffnungsmusik abspielen
47
Preisverleihung moderieren
48
Gewinner zum Podium begleiten
2 Personen
49
Preise überreichen
2 Personen
50
Gewinner fotografieren
2 Personen
51
Pausengetränke servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
4 Personen
54
Auftritte betreuen
2 Personen
55
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
56
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Dankesrede begleiten
59
Abschiedsmusik abspielen
60
Gäste verabschieden
3 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Materialien verpacken
2 Personen
70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
72
Fotos und Ergebnisse archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
Rechteckige TischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4
Rednerpult
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Verstärker
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
NotbeleuchtungAnz. 2

Dekoration

Rückwand
Logo- und Titelbanner
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationenAnz. 12
PfeiltafelnAnz. 8
Fotowand-Accessoires

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
WeingläserAnz. 130
WassergläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 10

Catering

PreiseAnz. 20
ZertifikateAnz. 25
PreisumschlägeAnz. 25
KühlschrankmagneteAnz. 120
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
RegistrierungsformulareAnz. 130
ProgrammhefteAnz. 130
StifteAnz. 20
StimmzettelAnz. 150
WahlurnenAnz. 3
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenreinigungssetAnz. 2

Tipps

Schließe Kategorien, Preise und Jury mindestens 8 Wochen vor dem Termin ab. So kannst du Einladungen, Nominierungen und Zertifikate mit korrekten Namen vorbereiten.
Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vorher und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Sende 7 Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung mit Beginn, Einlass und Anfahrt.
Bestelle Preise und plane die Zertifikate spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Prüfe Namen, Kategorien und Stückzahl einmal nach der Bestellung und ein zweites Mal beim Packen.
Lege das Programm mit Zeitangaben fest und gib Moderation, Rednern und Auftretenden ihre Texte mindestens 10 Tage vorher. Sammle Musik und Videos in einer einzigen, getesteten Version.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher am Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Halte Verlängerungskabel, Powerbanks und eine gedruckte Registrierungsliste bereit, falls Technik oder Netzwerk ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Preisverleihung organisieren?: Beginne etwa 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum, Kategorien, Preisen und Jury. Vier Wochen vorher sollten Einladungen, Catering, Preise und Zertifikate bereits verbindlich geplant sein.
Wann sollte man die Einladungen zur Preisverleihung verschicken?: Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung. Setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vorher und sende 7 Tage vor dem Termin eine Erinnerung.
Wie lange dauert eine Preisverleihung?: Plane für eine kompakte Preisverleihung etwa 90 bis 120 Minuten ohne Empfang oder Essen. Rechne pro Kategorie ungefähr 5 bis 8 Minuten ein, einschließlich Laudatio, Übergabe und Foto.
Wann muss die Technik für eine Preisverleihung getestet werden?: Führe einen vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Bild, Ton, Mikrofone, Videos, Präsentation und Stromversorgung direkt am vorgesehenen Platz.

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