Zo organiseer je een prijsuitreiking zonder verrassingen

Begin een prijsuitreiking niet met de decoratie, maar met de uitslag en het programma. Leg eerst datum, locatie, categorieën, prijzen en jury vast. Werk daarna de genomineerden, uitnodigingen, catering en techniek uit. In de laatste week controleer je de winnaars, verzamel je spreekteksten en presentaties en leg je prijzen, certificaten en programma’s klaar. Zo voorkom je dat een ontbrekende naam, microfoon of envelop pas tijdens de uitreiking wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Programma en tijden bepalen
2 personen
3
Categorieën en prijzen vaststellen
2 personen
4
Genomineerdenlijst samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Sprekers en presentator bevestigen
10
Juryleden bevestigen
11
Prijswinnaars controleren
2 personen
12
Prijzen bestellen
13
Certificaten voorbereiden
14
Programma afdrukken
15
Naamkaartjes maken
16
Spreekteksten verzamelen
17
Presentaties en foto's verzamelen
18
Techniek testen
2 personen
19
Catering bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Prijzen en certificaten klaarleggen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimte controleren
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Presentatietafel inrichten
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Techniek aansluiten
2 personen
32
Presentatie en muziek testen
2 personen
33
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
34
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
35
Gasten ontvangen
3 personen
36
Aanwezigheid registreren
2 personen
37
Programma uitdelen
2 personen
38
Openingswoord verzorgen
39
Genomineerden voorstellen
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Winnaars fotograferen
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet aanvullen
2 personen
45
Muziek verzorgen
46
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Decoratie verwijderen
2 personen
52
Apparatuur loskoppelen
2 personen
53
Ruimte schoonmaken
3 personen
54
Geleende spullen retourneren
2 personen
55
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoon
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Feestelijke banneraantal 2
Ballonnenaantal 50
Ballonnenlintaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Fotowand
Naamkaarthoudersaantal 60

Catering

Prijzen en trofeeënaantal 12
Certificatenaantal 20
Enveloppenaantal 20
Programma'saantal 70
Boodschappen

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekrollenaantal 4

Tips

Bepaal eerst de volgorde van het programma en geef elke prijs een vast tijdsblok. Reken per categorie op ongeveer 5 minuten voor de aankondiging, winnaar en foto.
Controleer de prijswinnaars uiterlijk 48 uur vooraf met de jury. Bewaar de definitieve uitslag op één plek en leg prijzen, certificaten en enveloppen in programmavolgorde klaar.
Test laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoon en speaker minimaal 2 uur voor aanvang op de locatie. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de zichtbaarheid van presentaties en foto’s.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf door aan de catering. Zet buffettafels, serveerschalen, glazen en karaffen klaar voordat de gasten binnenkomen.
Maak naamkaartjes en programma’s niet pas op de ochtend zelf. Druk ze uiterlijk één dag vooraf af en neem minstens 10 procent extra exemplaren mee voor last-minute wijzigingen of extra gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een prijsuitreiking?: Plan voor een compacte prijsuitreiking ongeveer 60 tot 90 minuten, exclusief ontvangst en borrel. Reken per categorie op circa 5 minuten en voeg extra tijd toe voor sprekers, presentaties en foto’s.
Wanneer moet je de winnaars van een prijsuitreiking controleren?: Controleer de definitieve winnaars uiterlijk 48 uur voor de uitreiking met de jury. Geef daarna alleen nog wijzigingen door aan de persoon die de prijzen, certificaten en enveloppen klaarlegt.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een prijsuitreiking?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de datum, zodat je aantallen, dieetwensen, naamkaartjes en catering tijdig kunt verwerken.
Hoe test je de techniek voor een prijsuitreiking?: Doe minimaal 2 uur voor aanvang een volledige test met laptop, beamer, scherm, microfoon en speaker. Open alle presentaties en foto’s daadwerkelijk en controleer of er voldoende verlengsnoeren, stekkerdozen en een opgeladen powerbank zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.