Cómo organizar una entrega de premios sin improvisar

Una entrega de premios funciona cuando el programa, las personas y la parte técnica están cerrados con tiempo. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después define categorías, nominados y horarios antes de enviar las invitaciones. Reserva los premios, certificados y catering con margen, y deja los discursos y presentaciones listos para una prueba técnica. El día del acto, una persona debe coordinar el escenario, mientras otra controla invitados, bebidas y entregas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Determinar el programa y los horarios
2 personas
3
Definir categorías y premios
2 personas
4
Elaborar la lista de nominados
2 personas
5
Redactar invitaciones
6
Enviar invitaciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar a los ponentes y al presentador
10
Confirmar al jurado
11
Comprobar a los ganadores
2 personas
12
Encargar premios
13
Preparar los certificados
14
Imprimir el programa
15
Hacer tarjetas con nombres
16
Recopilar los discursos
17
Recopilar presentaciones y fotos
18
Probar la técnica
2 personas
19
Pedir el catering
20
Comprobar la lista de la compra
21
Hacer la compra
2 personas
22
Dejar listos los premios y certificados
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar el espacio
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Montar la mesa de presentación
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Conectar la técnica
2 personas
32
Probar la presentación y la música
2 personas
33
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
34
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
35
Recibir a los invitados
3 personas
36
Registrar la asistencia
2 personas
37
Repartir el programa
2 personas
38
Dar el discurso de apertura
39
Presentar a los nominados
40
Entregar premios
2 personas
41
Fotografiar a los ganadores
2 personas
42
Servir aperitivos
3 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Reponer el bufé
2 personas
45
Proporcionar la música
46
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

47
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
48
Lavar la vajilla
3 personas
49
Recoger la basura
2 personas
50
Recoger mesas y sillas
4 personas
51
Retirar la decoración
2 personas
52
Desconectar el equipo
2 personas
53
Limpiar el espacio
3 personas
54
Devolver los objetos prestados
2 personas
55
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasoscant. 70
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarrascant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbrico
Altavoz portátil
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Decoración

Banner festivocant. 2
Globoscant. 50
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 4
Photowall
Portatarjetas de nombrecant. 60

Catering

Premios y trofeoscant. 12
Certificadoscant. 20
Sobrescant. 20
Programascant. 70
Compras

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Papeleracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Rollos de toallacant. 4

Consejos

Cierra las categorías, los premios y la lista de nominados antes de redactar las invitaciones. Envía la convocatoria con al menos 4 semanas de antelación e incluye un plazo claro para confirmar asistencia y preferencias dietéticas.
Diseña el programa por minutos: reserva entre 3 y 5 minutos por premio, añade pausas para fotos y deja al menos 15 minutos de margen en un acto de dos horas. Confirma al presentador, los ponentes y el jurado por escrito.
Encarga premios, trofeos, certificados y sobres al menos 3 semanas antes. Comprueba los nombres de los ganadores 48 horas antes de imprimir certificados y prepara cada premio junto con su documentación en el orden de entrega.
Haz una prueba completa de portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, cables y regletas entre 24 y 48 horas antes. Abre las presentaciones y fotos en el mismo equipo que usarás, y lleva baterías externas como respaldo.
Calcula el catering según las confirmaciones finales y prepara el espacio con mesas, sillas, buffet, tarjetas de nombre y percheros. Enfría las bebidas la víspera, prepara los aperitivos antes de abrir y coloca programas y premios en puntos separados para evitar colas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de premios?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y confirma el programa en la primera semana; deja las últimas 48 horas para comprobar ganadores, técnica, catering y materiales impresos.
¿Cuánto tiempo debe durar una entrega de premios?: Calcula entre 90 minutos y 2 horas para un acto con varias categorías. Reserva de 3 a 5 minutos por premio y añade pausas para fotos, discursos y cambios de presentación.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas al menos 4 semanas antes y fija la fecha de confirmación unos 10 días antes del evento. Así puedes cerrar el número de asistentes, las dietas especiales y el pedido de catering.
¿Cómo evitar problemas técnicos durante la ceremonia?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con el portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoz que usarás el día del acto. Lleva cables de repuesto, regletas y baterías externas, y guarda una copia de las presentaciones en otro dispositivo.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.