Organiser une remise des prix sans rien oublier

Une remise des prix réussie repose sur un déroulé précis, bien plus que sur la décoration. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez les catégories, les nominés, le jury et les horaires avant d’envoyer les invitations. Les récompenses, certificats, présentations et besoins alimentaires demandent plusieurs vérifications séparées. Gardez enfin une marge pour les essais techniques et la préparation de la salle : ce sont les étapes souvent repoussées, alors qu’elles conditionnent le rythme de la cérémonie.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Définir le programme et les horaires
2 personnes
3
Définir les catégories et les prix
2 personnes
4
Établir la liste des nominés
2 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les intervenants et l’animateur
10
Confirmer les jurés
11
Vérifier les gagnants
2 personnes
12
Commander les prix
13
Préparer les certificats
14
Imprimer le programme
15
Créer des badges nominatifs
16
Rassembler les textes de présentation
17
Rassembler les présentations et les photos
18
Tester la technique
2 personnes
19
Commander le catering
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
2 personnes
22
Préparer les prix et certificats
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier l’espace
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Aménager la table de présentation
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Brancher la technique
2 personnes
32
Tester la présentation et la musique
2 personnes
33
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
34
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
35
Accueillir les invités
3 personnes
36
Enregistrer la présence
2 personnes
37
Distribuer le programme
2 personnes
38
Faire le discours d’ouverture
39
Présenter les nominés
40
Remettre les prix
2 personnes
41
Photographier les gagnants
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
45
Fournir la musique
46
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

47
Ranger les restes au frais
2 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Retirer la décoration
2 personnes
52
Débrancher l’équipement
2 personnes
53
Nettoyer l’espace
3 personnes
54
Rendre les articles empruntés
2 personnes
55
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Décoration

Bannière festiveqté 2
Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Mur photo
Porte-nomsqté 60

Catering

Prix et trophéesqté 12
Certificatsqté 20
Enveloppesqté 20
Programmesqté 70
Courses

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4

Conseils

Bloquez d’abord la structure de la cérémonie : prévoyez les horaires d’accueil, de remise des prix, des interventions et du moment convivial. Ajoutez 10 à 15 minutes de marge pour les retards et les changements de scène.
Finalisez les catégories et la liste des nominés avant l’impression des programmes et des badges. Une modification de dernière minute peut obliger à corriger les présentations, les certificats et les enveloppes.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur au moins 5 à 7 jours avant la cérémonie. Gardez cette liste à portée de main le jour J.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone sans fil, l’enceinte et les rallonges au moins 48 heures avant. Vérifiez aussi les présentations, les photos et les batteries des appareils utilisés pendant la remise.
Préparez les prix, trophées et certificats dans l’ordre exact du programme, idéalement la veille. Ouvrez la salle 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, le buffet, les porte-noms et la technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une remise des prix ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une cérémonie avec nominations, jury, invitations et récompenses. Commencez plus tôt si les trophées ou certificats nécessitent une commande spécifique.
Quand envoyer les invitations pour une remise des prix ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer les repas, les badges et la capacité de la salle.
Combien de temps prévoir pour une cérémonie de remise des prix ?: Une cérémonie comprenant plusieurs catégories dure généralement 60 à 90 minutes, hors accueil et moment convivial. Comptez environ 3 à 5 minutes par prix, présentation comprise, puis ajoutez une marge de 10 minutes.
Quand préparer les prix et les certificats ?: Vérifiez les gagnants dès que le jury a terminé, puis préparez chaque récompense dans l’ordre du programme au plus tard la veille. Faites un second contrôle des noms et des catégories le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.