Eine Preisverleihung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Preisverleihung entscheidet eine klare Reihenfolge darüber, ob der Abend ruhig abläuft oder kurz vor Beginn ins Stocken gerät. Lege zuerst Termin, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Preise bestellst. Danach folgen Nominierungen, Jury, Moderation, Anmeldungen und Catering. In der letzten Woche prüfst du Technik, Redetexte, Präsentationen und Fotos; am Veranstaltungstag müssen Preise, Urkunden und Namensschilder bereits sortiert bereitliegen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 3
Kategorien und Preise festlegen
2 Personen
- 4
Nominierungsliste zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Referenten und Moderator bestätigen
- 10
Jurymitglieder bestätigen
- 11
Preisträger überprüfen
2 Personen
- 12
Preise bestellen
- 13
Zertifikate vorbereiten
- 14
Programm drucken
- 15
Namensschilder erstellen
- 16
Redetexte sammeln
- 17
Präsentationen und Fotos sammeln
- 18
Technik testen
2 Personen
- 19
Catering bestellen
- 20
Einkaufsliste prüfen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Preise und Urkunden bereitlegen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Raum kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 29
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Technik anschließen
2 Personen
- 32
Präsentation und Musik testen
2 Personen
- 33
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
- 34
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
- 35
Gäste empfangen
3 Personen
- 36
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 37
Programm verteilen
2 Personen
- 38
Eröffnungsrede halten
- 39
Nominierte vorstellen
- 40
Preise überreichen
2 Personen
- 41
Gewinner fotografieren
2 Personen
- 42
Snacks servieren
3 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Buffet auffüllen
2 Personen
- 45
Musik organisieren
- 46
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 47
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Dekoration entfernen
2 Personen
- 52
Geräte trennen
2 Personen
- 53
Raum reinigen
3 Personen
- 54
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 55
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaraffenAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kabelloses Mikrofon
- Tragbarer Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Dekoration
- Festliche BannerAnz. 2
- BallonsAnz. 50
- BallonbandAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Fotowand
- NamensschildhalterAnz. 60
Catering
- Preise und TrophäenAnz. 12
- ZertifikateAnz. 20
- UmschlägeAnz. 20
- ProgrammeAnz. 70
- Einkäufe
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 3
- HandtuchrollenAnz. 4
Tipps
- Plane das Programm mit festen Uhrzeiten und einer Reserve von 10 bis 15 Minuten. Lege außerdem fest, wer moderiert und wie lange jede Laudatio dauern darf.
- Bestätige Jury, Referenten und Moderation spätestens 14 Tage vorher schriftlich. Fehlende Zusagen lassen sich dann noch ersetzen, ohne das Programm umzubauen.
- Bestelle Preise und Urkunden nicht erst nach Abschluss der Einladungen. Prüfe Namen, Kategorien und Schreibweisen mindestens 7 Tage vor der Verleihung und sortiere alles in der späteren Übergabereihenfolge.
- Sammle Redetexte, Präsentationen und Fotos spätestens 3 Tage vorher und teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam vor Ort. Denke auch an Verlängerungskabel und geladene Powerbanks.
- Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Gästezahl rechtzeitig an das Catering weiter. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein; Programme, Namensschilder und Umschläge gehören an einen festen Ausgabepunkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Preisverleihung planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum kannst du Ort, Kategorien, Jury, Moderation, Einladungen, Preise und Catering nacheinander festlegen.
- Wann sollte man die Einladungen zur Preisverleihung verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze die Anmeldefrist auf ungefähr 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage für Rückfragen und die Catering-Meldung.
- Wann müssen die Preise und Urkunden bereitliegen?
- Prüfe und sortiere Preise, Trophäen, Zertifikate und Umschläge spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollten sie bereits nach Kategorien oder Übergabereihenfolge bereitliegen, nicht noch in Kartons gesucht werden.
- Wie lange vorher sollte man die Technik einer Preisverleihung testen?
- Führe den vollständigen Techniktest spätestens 24 Stunden vorher durch, wenn möglich direkt in der Location. Prüfe dabei Bild, Ton, Präsentationen, Mikrofon, Lautsprecher und alle Kabel mit den tatsächlich verwendeten Geräten.
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