Een preventiebeurs organiseren: zo pak je het aan
Begin met de datum, openingstijden en zaalindeling voordat je organisaties uitnodigt. Daarna leg je deelname, programma en demonstraties vast en open je de aanmelding. De meeste problemen ontstaan doordat standhouders te laat praktische informatie krijgen of presentaties pas op de beursdag worden getest. Plan daarom registratie, bewegwijzering, techniek, catering en transport als aparte werkblokken. Zo weet je vooraf hoeveel tafels, stoelen, microfoons en inschrijflijsten nodig zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
- 3
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
- 4
Standhouders bevestigen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Evenement online publiceren
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Programma samenstellen
2 personen
- 11
Sprekers en demonstrateurs bevestigen
2 personen
- 12
Reserveringen maken
- 13
Standhoudersinformatie versturen
- 14
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
- 15
Voorlichtingsmateriaal verzamelen
3 personen
- 16
Presentaties controleren
2 personen
- 17
Promotie op sociale media plaatsen
- 18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 19
Inschrijflijsten afdrukken
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Koelproducten inkopen
2 personen
- 23
Dranken koud zetten
2 personen
- 24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 25
Zaal schoon en leeg opleveren
3 personen
- 26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 27
Standtafels indelen
3 personen
- 28
Standhouders ontvangen
2 personen
- 29
Standmaterialen uitdelen
2 personen
- 30
Voorlichtingsstands inrichten
6 personen
- 31
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 32
Techniek testen
2 personen
- 33
Catering klaarzetten
3 personen
- 34
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 35
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 37
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 38
Registratiebalie bemannen
2 personen
- 39
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 40
Programma toelichten
- 41
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
- 42
Gezondheidsmetingen begeleiden
3 personen
- 43
Preventieworkshops begeleiden
3 personen
- 44
Presentaties aankondigen
- 45
Presentaties ondersteunen
2 personen
- 46
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Hapjes aanvullen
2 personen
- 50
Afvalbakken legen
2 personen
- 51
Toiletten controleren
- 52
Fotomomenten begeleiden
- 53
Avondprogramma begeleiden
2 personen
- 54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 55
Registratiebalie afsluiten
2 personen
- 56
Standhouders uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 57
Presentatiemateriaal veiligstellen
2 personen
- 58
Catering opruimen
3 personen
- 59
Meubilair afbouwen
4 personen
- 60
Standmaterialen verzamelen
3 personen
- 61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Zaal schoonmaken
4 personen
- 64
Techniek uitschakelen
2 personen
- 65
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 66
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 67
Materialen terugbrengen
3 personen
- 68
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
- 70
Bezoekersopkomst registreren
- 71
Bedankbericht versturen
- 72
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Informatietafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Registratiebalie
- Afvalbakkenaantal 10
- Kapstokkenaantal 3
- Paraplubakkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerplateausaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Beamerdoek
- Presentatieafstandsbediening
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Oplaadstationsaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Laptopstandaardsaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
Decoratie
- Huisstijlbannersaantal 4
- Achterwanddoekenaantal 8
- Baliebord
- Tafelkledenaantal 20
- Naamkaartjesaantal 100
- Naambadgehoudersaantal 100
- Pijlbordenaantal 12
- Programmapostersaantal 8
- Standaardsaantal 12
- Plantenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Keuken
- Koffiefiltersaantal 200
- Theelepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerbestekaantal 12
- Koelvakkenaantal 4
- Voedseldozenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Keukenhanddoekenaantal 12
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Sponzenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiemiddelaantal 4
- Papieren handdoekenaantal 12
- Afvalzakhoudersaantal 10
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Bevestig standhouders uiterlijk twee tot drie weken voor de beurs en stuur daarna één document met opbouwtijd, tafelindeling, route, contactpersoon en technische afspraken. Zo voorkom je losse vragen op de laatste dag.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaonderdelen vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en verwerk aanmeldingen wekelijks, zodat je uiterlijk één week vooraf een realistische deelnemersinschatting hebt.
- Test presentaties, beamer, beamerdoek, luidsprekers en microfoons minimaal één dag vóór opening. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieafstandsbediening klaar bij de techniek; daar wordt tijdens opbouw vaak te laat aan gedacht.
- Richt de registratiebalie in bij de ingang en maak naamkaartjes en inschrijflijsten vooraf. Zet bewegwijzering op kruispunten én bij de zaal, en reserveer ruimte voor kapstokken, paraplubakken en afvalbakken.
- Plan de opbouw met een vaste aankomsttijd voor materialen en koelproducten. Zet dranken pas kort voor de ontvangst koud, controleer koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen en wijs vóór sluiting iemand aan voor een schone, lege oplevering.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een preventiebeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende organisaties. Leg standhouders, sprekers en demonstrateurs uiterlijk 3 weken voor de beurs vast, zodat je plattegrond en programma nog kunt aanpassen.
- Wanneer open je de aanmeldingen voor een preventiebeurs?
- Open het formulier zodra datum, openingstijden, locatie en de eerste programmaonderdelen definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmelding 3 tot 5 dagen voor de beurs als je naamkaartjes en catering op aantallen baseert.
- Hoeveel techniek heb je nodig voor een preventiebeurs?
- Plan per presentatieplek minimaal een laptop, beamer, beamerdoek, presentatieafstandsbediening en passende audio. Test alles minstens 24 uur vooraf en leg per ruimte verlengkabels en stekkerdozen klaar; één reservekabel voorkomt vaak vertraging.
- Wanneer stuur je de praktische informatie naar standhouders?
- Stuur de eerste informatie direct na bevestiging en een definitieve versie uiterlijk 14 dagen voor opening. Bevestig daarin de opbouwtijd, tafelindeling, route, materialen, presentatiemomenten en het telefoonnummer van de organisatie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!