Cómo organizar una feria de prevención paso a paso

Una feria de prevención combina puestos informativos, demostraciones y, a menudo, charlas breves. Empieza fijando fecha, horario y distribución de la sala antes de contactar con las organizaciones participantes. Después ordena las inscripciones, el programa, los materiales y la logística del día: registro, sonido, proyección, café y señalización. El margen final sirve para confirmar ponentes, revisar presentaciones y comprobar que todo lo refrigerado y el equipo llegan a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
3
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
4
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el evento en línea
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Confirmar ponentes y demostradores
2 personas
12
Hacer reservas
13
Enviar información a los expositores
14
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
15
Recopilar material informativo
3 personas
16
Revisar las presentaciones
2 personas
17
Publicar promoción en redes sociales
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Imprimir listas de inscripción
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Comprar productos refrigerados
2 personas
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Llevar materiales al lugar
3 personas
25
Dejar la sala limpia y vacía
3 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Distribuir las mesas altas
3 personas
28
Recibir a los expositores
2 personas
29
Repartir materiales del stand
2 personas
30
Montar puestos informativos
6 personas
31
Preparar el espacio de presentación
3 personas
32
Probar la técnica
2 personas
33
Preparar la restauración
3 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Colgar señalización
2 personas
36
Realizar el control de seguridad
2 personas
37
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

38
Atender la mesa de registro
2 personas
39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
40
Presentar el programa
41
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
42
Acompañar las mediciones de salud
3 personas
43
Guiar los talleres de prevención
3 personas
44
Anunciar presentaciones
45
Apoyar las presentaciones
2 personas
46
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer los aperitivos
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Coordinar los momentos fotográficos
53
Coordinar el programa de la noche
2 personas
54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
55
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
56
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

57
Asegurar el material de presentación
2 personas
58
Recoger el catering
3 personas
59
Desmontar el mobiliario
4 personas
60
Reunir materiales del stand
3 personas
61
Clasificar y retirar residuos
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar la sala
4 personas
64
Apagar la técnica
2 personas
65
Retirar la señalización
2 personas
66
Recoger objetos perdidos
67
Devolver los materiales
3 personas
68
Devolver el equipo alquilado
2 personas
69
Guardar la catering sobrante
2 personas
70
Registrar la asistencia de visitantes
71
Enviar mensaje de agradecimiento
72
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de registro
Papeleracant. 10
Percheroscant. 3
Paragüeroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas para servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla para proyector
Mando de presentación
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Soportes para portátilescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2

Decoración

Banners de identidad corporativacant. 4
Telones de fondocant. 8
Cartel del mostrador
Mantelescant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 8
Soportescant. 12
Plantascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Filtros de cafécant. 200
Cucharillascant. 100
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Compartimentos refrigeradoscant. 4
Cajas para alimentoscant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Esponjascant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Desinfectantecant. 4
Toallas de papelcant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 10

Compras

Compras

Consejos

Reserva primero la sala y dibuja la distribución de mesas, sillas y puestos antes de invitar a las organizaciones. Deja pasillos despejados y sitúa el mostrador de registro cerca de la entrada.
Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación. Incluye preferencias dietéticas y un campo para saber qué sesiones o demostraciones interesan a cada persona.
Cierra el programa y confirma a ponentes y demostradores 7 días antes. Pide las presentaciones con 3 días de margen para probar el portátil, el proyector, los micrófonos y los altavoces.
Prepara la señalización y el mapa de la sala el día anterior. Imprime también la lista de inscripciones y las tarjetas de nombre; son elementos fáciles de dejar para el último momento.
Haz la compra de alimentos y bebidas separando los productos refrigerados. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y transporta materiales, cables, regletas y equipos en cajas identificadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de prevención?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varias organizaciones. Reserva la sala al inicio, abre las inscripciones unas 3 semanas antes y confirma programa, ponentes y materiales durante la última semana.
¿Qué hay que preparar para los puestos de una feria de prevención?: Calcula una mesa informativa por organización participante y añade sillas o taburetes según la actividad. Confirma con cada expositor sus soportes, materiales y necesidades de conexión al menos 7 días antes.
¿Cuándo se debe probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes: portátil, proyector, pantalla, mando, cables, regletas, micrófonos y altavoces. Repite una comprobación rápida al llegar al recinto, antes de abrir el registro.
¿Cuánta bebida y comida necesito para la feria?: Para una pausa de una hora, calcula 2 bebidas por persona y añade un margen del 10 %. Compra los productos refrigerados como máximo 24 horas antes y revisa las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido.

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