Organiser un salon de la prévention, étape par étape

Un salon de la prévention repose sur une coordination précise entre les organisations participantes, les intervenants et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, les horaires et l’agencement de la salle, puis confirmez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Le programme, les démonstrations et les besoins alimentaires doivent être verrouillés suffisamment tôt. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les présentations, les listes d’inscription et la circulation dans l’espace.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les organisations participantes
2 personnes
4
Confirmer les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir le programme
2 personnes
11
Confirmer les intervenants et les démonstrateurs
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
15
Rassembler le matériel d'information
3 personnes
16
Vérifier les présentations
2 personnes
17
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les listes d'inscription
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
25
Restituer la salle propre et vide
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Répartir les tables hautes
3 personnes
28
Accueillir les exposants
2 personnes
29
Distribuer les supports de stand
2 personnes
30
Aménager les stands d'information
6 personnes
31
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
32
Tester la technique
2 personnes
33
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Installer la signalétique
2 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Présenter le programme
41
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
42
Accompagner les mesures de santé
3 personnes
43
Animer les ateliers de prévention
3 personnes
44
Annoncer les présentations
45
Soutenir les présentations
2 personnes
46
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Encadrer les séances photo
53
Encadrer le programme du soir
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
56
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

57
Mettre en sécurité le matériel de présentation
2 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Démonter le mobilier
4 personnes
60
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la salle
4 personnes
64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Retirer la signalétique
2 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Retourner le matériel loué
2 personnes
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Enregistrer la fréquentation des visiteurs
71
Envoyer un message de remerciement
72
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 10
Porte-manteauxqté 3
Porte-parapluiesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Télécommande de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Supports pour ordinateur portableqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Décoration

Bannières aux couleurs de l’entrepriseqté 4
Toiles de fondqté 8
Panneau du comptoir
Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 8
Supportsqté 12
Plantesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Filtres à caféqté 200
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Compartiments réfrigérésqté 4
Boîtes alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Désinfectantqté 4
Essuie-toutqté 12
Supports de sacs poubelleqté 10

Courses

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de contacter les organisations participantes : prévoyez ensuite au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les exposants, les intervenants et les réservations.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est assez stable. Demandez immédiatement les besoins alimentaires afin de pouvoir ajuster les achats et l’accueil plusieurs jours avant le salon.
Dessinez le plan de salle avant d’imprimer la signalétique. Réservez un espace distinct pour le comptoir d’inscription, les tables d’information, les démonstrations, les chaises et les passages du public.
Testez les présentations et le matériel audiovisuel au moins 48 heures avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être compatibles sur place.
Ne gardez pas les achats frais pour le dernier moment. Faites les courses à l’avance, achetez les produits à conserver au froid la veille, puis mettez les boissons au frais et transportez-les dans des glacières le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la prévention ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les organisations participantes, d’établir le programme, d’ouvrir les inscriptions, de préparer la signalétique et de réserver le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de la prévention ?: Ouvrez-les dès que la date, les horaires, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Ajoutez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires et les informations utiles aux visiteurs.
Quand confirmer les intervenants et les démonstrateurs ?: Confirmez-les au plus tard 3 semaines avant l’ouverture. Vous pourrez alors finaliser les horaires, vérifier leurs présentations et intégrer leurs besoins techniques au plan de salle.
Quand préparer le matériel d’un salon de la prévention ?: Faites l’inventaire 7 jours avant, puis réalisez un test technique complet 48 heures avant. Le jour précédent, regroupez les badges, les listes d’inscription, les supports d’information, les câbles et le matériel à acheminer sur le site.

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