Eine Präventionsmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Präventionsmesse müssen viele Organisationen, Stände und Programmpunkte gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Termin, Öffnungszeiten und Raumaufteilung, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Ausstellerbetreuung, Programm, Technik, Beschilderung und Verpflegung in festen Phasen. Besonders am Veranstaltungstag verhindern klare Zuständigkeiten, gedruckte Listen und ein früher Technikcheck unnötige Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 2
Standort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
- 4
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Veranstaltung online veröffentlichen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 11
Redner und Vorführer bestätigen
2 Personen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Informationen für Aussteller senden
- 14
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
- 15
Informationsmaterial sammeln
3 Personen
- 16
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 17
Werbung in sozialen Medien posten
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Anmeldelisten ausdrucken
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 25
Halle sauber und leer übergeben
3 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Stehtische anordnen
3 Personen
- 28
Aussteller empfangen
2 Personen
- 29
Standmaterialien verteilen
2 Personen
- 30
Informationsstände einrichten
6 Personen
- 31
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 32
Technik testen
2 Personen
- 33
Catering bereitstellen
3 Personen
- 34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 37
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 38
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 39
Besucher begrüßen
3 Personen
- 40
Programm vorstellen
- 41
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 42
Gesundheitsmessungen begleiten
3 Personen
- 43
Präventionsworkshops moderieren
3 Personen
- 44
Präsentationen ankündigen
- 45
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 46
Besucherfragen beantworten
4 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks auffüllen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
- 52
Fotomomente begleiten
- 53
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 55
Registrierungstresen schließen
2 Personen
- 56
Aussteller verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Präsentationsmaterial sichern
2 Personen
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Mobiliar abbauen
4 Personen
- 60
Standmaterial sammeln
3 Personen
- 61
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Saal reinigen
4 Personen
- 64
Technik ausschalten
2 Personen
- 65
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 66
Fundsachen sammeln
- 67
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 68
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 70
Besucheraufkommen erfassen
- 71
Dankesnachricht versenden
- 72
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationstischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- Registrierungstheke
- AbfallbehälterAnz. 10
- KleiderständerAnz. 3
- RegenschirmbehälterAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierplattenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektorleinwand
- Präsentationsfernbedienung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- LaptopständerAnz. 2
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
Dekoration
- Corporate-Design-BannerAnz. 4
- HintergrundbannerAnz. 8
- Empfangsschild
- TischdeckenAnz. 20
- NamensschilderAnz. 100
- NamensschildhalterAnz. 100
- WegweiserAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 8
- StänderAnz. 12
- PflanzenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Küche
- KaffeefilterAnz. 200
- TeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 12
- KühlfächerAnz. 4
- LebensmittelboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- KüchentücherAnz. 12
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsmittelAnz. 4
- PapierhandtücherAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 10
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin, Öffnungszeiten und Raumaufteilung zuerst fest. Plane dabei Registrierungstheke, Informationstische, Sitzplätze, Vorführflächen und Laufwege so, dass Besucher nicht vor einzelnen Ständen stehen bleiben.
- Bestätige teilnehmende Organisationen nicht nur mündlich, sondern sende ihnen spätestens 2 Wochen vorher Standinformationen, Lageplan, Aufbauzeiten und technische Vorgaben. So fehlen am Veranstaltungstag weniger Materialien oder Anschlüsse.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Aussteller weitgehend feststehen. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und drucke die Anmeldelisten spätestens am Vortag aus.
- Prüfe Präsentationen und Technik mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone, Präsentationsfernbedienung und Verlängerungskabel jeweils mit dem tatsächlichen Programm.
- Kaufe haltbare Verpflegung früher ein und besorge Kühlprodukte kurz vor der Messe. Stelle Getränke rechtzeitig kalt, beschrifte Namensschilder vor dem Aufbau und plane nach dem Ende ausreichend Zeit für eine leere und saubere Übergabe der Halle ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Präventionsmesse planen?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Raumaufteilung und der Kontaktaufnahme zu Organisationen. Einladungen und die Online-Anmeldung können danach etwa 6 Wochen vorher starten.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Präventionsmesse geöffnet werden?
- Öffne das Formular ungefähr 6 Wochen vor der Veranstaltung, sobald Öffnungszeiten, Programm und die wichtigsten Aussteller feststehen. Schließe die Anmeldung je nach Platzangebot 3 bis 5 Tage vorher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Präventionsmesse?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Tische, Stühle, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Für eine Messe mit mehreren Vorführungen oder vielen Organisationen solltest du 4 Stunden Aufbauzeit vor dem Einlass vorsehen.
- Wann muss die Technik bei einer Präventionsmesse geprüft werden?
- Teste alle Präsentationen, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn. Halte zusätzlich Verlängerungskabel, Ladestationen und eine Ersatzlösung für Präsentationen am Registrierungstisch bereit.
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