Zo organiseer je een overzichtelijke postzegelmarkt

Begin met de locatie en werk daarna naar de marktindeling, exposanten en bezoekersinformatie toe. Een postzegelmarkt loopt soepel als je vooraf weet hoeveel tafels nodig zijn, wie waar staat en welke voorzieningen op de dag zelf klaar moeten liggen. Leg inschrijvingen, dieetwensen en reserveringen tijdig vast. Op de opbouwdag draait het vooral om een logische route, herkenbare tafels en een goed voorbereide registratie- en informatietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Marktindeling uitwerken
3
Exposantenlijst opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Exposanten bevestigen
8
Tafelaantallen vastleggen
9
Reserveringen controleren
10
Programma publiceren
11
Plattegrond afdrukken
12
Naamkaartjes afdrukken
13
Tafelbordjes maken
2 personen
14
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
15
Prijslijsten voorbereiden
16
Kassa voorbereiden
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Materialen labelen
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Kassa met wisselgeld vullen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
2 personen
25
Tafelkleden neerleggen
2 personen
26
Exposantentafels nummeren
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Techniek testen
2 personen
31
Exposanten ontvangen
3 personen
32
Exposanten naar tafels begeleiden
3 personen
33
Entree bemannen
2 personen
34
Bezoekers registreren
2 personen
35
Informatiepunt bemannen
36
Dranken en koffie serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Hapjes aanvullen
39
Toiletten controleren
40
Bezoekersvragen beantwoorden
41
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

42
Kassa afsluiten
2 personen
43
Tafels afruimen
4 personen
44
Materialen inpakken
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Verloren spullen verzamelen
49
Materialen retourneren
2 personen
50
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Markttafelsaantal 30
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 30
Registratietafel
Informatietafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Kassa
Rekenmachinesaantal 4
Vergrootlampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Dienbladenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 6
Kleingeldbakjesaantal 4
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Schrijfblokkenaantal 10
Schaaraantal 4
Markeerstiftenaantal 12

Decoratie

Tafelbordjesaantal 30
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 10
Postzegelvlaggetjesaantal 6
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 50

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bureaulampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra je een voorlopig aantal exposanten hebt. Werk daarna de indeling uit met markttafels, stoelen, een registratietafel en een informatietafel, zodat je niet pas bij de opbouw ontdekt dat er ruimte tekort is.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en bevestig exposanten pas nadat tafelaantallen en reserveringen zijn gecontroleerd. Vraag dieetwensen tegelijk uit; losse berichten hierover raken gemakkelijk zoek.
Maak programma, plattegrond, naamkaartjes, tafelbordjes en bewegwijzering uiterlijk enkele dagen vooraf klaar. Druk de plattegrond en naamkaartjes op papier af en leg plakband en pijlborden bij de overige materialen.
Bereid de verkoop- en horecapunten apart voor. Vul de kassa vlak voor opening met wisselgeld, label materialen per tafel en vul koelboxen en thermoskannen pas wanneer de locatie open is.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna tafelkleden en exposantenmarkering, vervolgens registratie, informatie, koffie en bewegwijzering. Test microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een postzegelmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en een voorlopig exposantenoverzicht. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je ongeveer 4 weken voor de markt het aantal tafels en de indeling kunt vastleggen.
Hoe bepaal je hoeveel tafels nodig zijn voor een postzegelmarkt?: Tel per bevestigde exposant het afgesproken aantal tafels op en houd daarnaast ruimte vrij voor registratie, informatie en doorloop. Controleer het totaal uiterlijk 2 weken vooraf tegen de beschikbare zaalruimte en stoelen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een postzegelmarkt?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de markt. Geef exposanten minstens 2 weken om te reageren en stuur een definitieve bevestiging zodra tafelaantallen, reserveringen en eventuele dieetwensen zijn verwerkt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een postzegelmarkt?: Reserveer minimaal 2 uur voor een kleine markt en 3 tot 4 uur bij veel tafels of een uitgebreide koffievoorziening. Open de locatie eerst voor de opbouw en test apparatuur en kassa minstens 30 minuten voor bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.