Organiser un marché aux timbres, étape par étape

Un marché aux timbres repose d’abord sur une organisation précise des exposants et des tables. Commencez par réserver le lieu, puis construisez le plan du marché avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel doivent être confirmés plusieurs jours avant l’ouverture. Le jour J, prévoyez un accueil distinct, une signalétique visible et assez de temps pour installer les tables, les chaises et les espaces de circulation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Élaborer l'aménagement du marché
3
Établir la liste des exposants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les exposants
8
Fixer le nombre de tables
9
Vérifier les réservations
10
Publier le programme
11
Imprimer le plan
12
Imprimer les badges nominatifs
13
Créer des marque-places
2 personnes
14
Préparer la signalétique
2 personnes
15
Préparer les listes de prix
16
Préparer la caisse
17
Faire les courses
2 personnes
18
Rassembler le matériel
2 personnes
19
Étiqueter le matériel
2 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Approvisionner la caisse en monnaie

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
2 personnes
25
Disposer les nappes
2 personnes
26
Numéroter les tables des exposants
2 personnes
27
Installer la signalétique
2 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Mettre en place le point café
2 personnes
30
Tester la technique
2 personnes
31
Accueillir les exposants
3 personnes
32
Guider les exposants vers les tables
3 personnes
33
Tenir l'entrée
2 personnes
34
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
35
Tenir le point d'information
36
Servir les boissons et le café
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
38
Ravitaillement des amuse-bouches
39
Vérifier les toilettes
40
Répondre aux questions des visiteurs
41
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

42
Clôturer la caisse
2 personnes
43
Dégager les tables
4 personnes
44
Emballer le matériel
3 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Rassembler les objets perdus
49
Retourner les matériels
2 personnes
50
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 30
Chaisesqté 45
Nappesqté 30
Table d'inscription
Table d'information
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleursqté 2
Caisse
Calculatricesqté 4
Lampes grossissantesqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Carafeqté 2
Plateauxqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Bacs à monnaieqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Bloc-notesqté 10
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12

Décoration

Pancartes de tableqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 10
Fanions pour piquetsqté 6
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 50

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de bureauqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de tables après avoir traité les inscriptions, et gardez une ou deux tables de réserve si le lieu le permet. Un exposant ajouté tardivement peut sinon déséquilibrer tout le plan du marché.
Envoyez les invitations avec une date limite d’inscription clairement indiquée, puis confirmez chaque exposant avant de publier le programme. Prévoyez au moins 7 jours pour relancer les réponses manquantes.
Séparez dès le plan l’accueil des visiteurs, la table d’information et les tables d’exposition. Une allée principale d’environ 1,20 m facilite la circulation avec des sacs ou des boîtes de collection.
Préparez les badges, les marque-places, les panneaux indicateurs et le plan imprimé avant l’installation. Le matin même, il reste surtout à les poser, pas à les créer ou à chercher une imprimante.
Ne laissez pas la caisse et les boissons pour la dernière heure : approvisionnez la monnaie, remplissez les glacières et préparez les thermos avant l’ouverture. Testez aussi les rallonges, multiprises, microphone et haut-parleurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux timbres ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, inviter les exposants, traiter les inscriptions, confirmer les besoins alimentaires et finaliser le plan des tables.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché aux timbres ?: Confirmez-les environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors fixer définitivement le nombre de tables, imprimer les badges et publier un programme fiable.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché ?: Comptez 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les nappes, la signalétique et les espaces d’accueil. Ajoutez du temps si le matériel doit être transporté depuis un autre lieu.
Que faut-il préparer la veille d’un marché aux timbres ?: Préparez la caisse et sa monnaie, les listes de prix, les badges, le plan imprimé, les panneaux et le matériel étiqueté. Les glacières peuvent être remplies le jour même, environ 1 heure avant l’ouverture.

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