Cómo organizar un mercado de sellos sin perder el control

Un mercado de sellos funciona cuando los expositores saben dónde colocarse, los visitantes entienden el recorrido y los pagos están preparados desde el principio. Empieza por reservar el lugar y dibujar la distribución antes de confirmar mesas o participantes. Después coordina las inscripciones, publica el programa y deja listas las tarjetas, los precios y la señalización. El día del mercado, abre con tiempo suficiente para montar mesas, sillas, manteles y la zona de registro sin trabajar con prisas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Desarrollar la distribución del mercado
3
Preparar la lista de expositores
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Confirmar expositores
8
Fijar el número de mesas
9
Comprobar las reservas
10
Publicar el programa
11
Imprimir el plano
12
Imprimir las tarjetas con nombres
13
Hacer tarjetas de mesa
2 personas
14
Preparar la señalización
2 personas
15
Preparar listas de precios
16
Preparar la caja registradora
17
Hacer la compra
2 personas
18
Reunir los materiales
2 personas
19
Etiquetar los materiales
2 personas
20
Llenar las neveras portátiles
2 personas
21
Llenar la caja registradora con cambio

Evento

22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Montar mesas
4 personas
24
Colocar las sillas
2 personas
25
Colocar los manteles
2 personas
26
Numerar las mesas de los expositores
2 personas
27
Colgar señalización
2 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Montar el punto de café
2 personas
30
Probar la técnica
2 personas
31
Recibir a los expositores
3 personas
32
Guiar a los expositores a las mesas
3 personas
33
Atender la entrada
2 personas
34
Registrar a los visitantes
2 personas
35
Atender el punto de información
36
Servir bebidas y café
2 personas
37
Rellenar las bebidas
38
Reponer los aperitivos
39
Comprobar los baños
40
Responder a las preguntas de los visitantes
41
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

42
Cerrar la caja
2 personas
43
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
44
Empaquetar materiales
3 personas
45
Recoger la basura
2 personas
46
Lavar la vajilla
2 personas
47
Limpiar el lugar
3 personas
48
Recoger objetos perdidos
49
Devolver los materiales
2 personas
50
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de mercadocant. 30
Sillascant. 45
Mantelescant. 30
Mesa de registro
Mesa de información
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cucharillascant. 80
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6
Micrófono
Altavocescant. 2
Caja registradora
Calculadorascant. 4
Lupascant. 6

Cocina

Termoscant. 4
Jarracant. 2
Bandejascant. 6
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Bandejas de servircant. 8
Pinzascant. 6
Bandejas para cambiocant. 4
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 10
Tijerascant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 12

Decoración

Carteles de mesacant. 30
Tarjetas de nombrecant. 40
Carteles direccionalescant. 10
Banderines de estampillacant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 50

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de escritoriocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Diseña la distribución antes de fijar el número de mesas. Deja pasillos suficientemente amplios para que dos personas puedan cruzarse y coloca la mesa de registro y la de información cerca de la entrada.
Confirma a cada expositor después de cerrar las inscripciones. Envía su mesa, horario de llegada y nombre tal como debe aparecer en la tarjeta para evitar cambios de última hora.
Prepara el dinero en efectivo y la caja registradora el día anterior. Cuenta el cambio antes de abrir y separa las listas de precios para que no tengas que calcular importes mientras atiendes a los visitantes.
Monta la zona de café con antelación y llena las neveras portátiles antes de que lleguen los primeros asistentes. Comprueba también tazas, vasos, platos, cucharillas, termos y los cables alargadores necesarios.
Imprime el plano, el programa, las tarjetas de nombres y los carteles direccionales antes del día del evento. Lleva cinta adhesiva y algunas copias adicionales: los carteles se despegan y los cambios de mesa ocurren con frecuencia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de sellos?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, preparar la distribución y abrir las inscripciones. Deja la confirmación final de expositores y la impresión de materiales para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Confírmalos entre 10 y 14 días antes del mercado, cuando ya conozcas el número de mesas. Pide en ese momento cualquier preferencia dietética y verifica el nombre que aparecerá en cada tarjeta.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el mercado?: Abre el lugar entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite montar mesas, sillas y manteles, colocar la señalización, probar el micrófono y preparar la caja y la zona de café.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listas las listas de precios, el plano, el programa, las tarjetas de nombres y los carteles. También reúne y etiqueta los materiales, prepara el cambio de la caja y comprueba que máquinas de café, altavoces y cables estén disponibles.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.