Briefmarkenmarkt organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Markt
Ein Briefmarkenmarkt steht und fällt mit der Ausstellerplanung und einem klaren Aufbau. Reserviere zuerst die Location, lege die Tischzahl fest und verschicke danach die Einladungen. Sobald die Anmeldungen vorliegen, bestätigst du die Aussteller, erstellst den Lageplan und veröffentlichst das Programm. Am Markttag brauchst du vor allem genug Zeit für Tische, Beschilderung, Registrierung und die Kasse – diese Punkte werden besonders häufig zu spät vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Marktaufteilung ausarbeiten
- 3
Ausstellerliste erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Aussteller bestätigen
- 8
Anzahl der Tische festlegen
- 9
Reservierungen prüfen
- 10
Programm veröffentlichen
- 11
Lageplan drucken
- 12
Namensschilder drucken
- 13
Tischschilder erstellen
2 Personen
- 14
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 15
Preisliste vorbereiten
- 16
Kasse vorbereiten
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Materialien beschriften
2 Personen
- 20
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 21
Kasse mit Wechselgeld füllen
Event
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
2 Personen
- 25
Tischdecken auslegen
2 Personen
- 26
Messestände nummerieren
2 Personen
- 27
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 29
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 30
Technik testen
2 Personen
- 31
Aussteller empfangen
3 Personen
- 32
Aussteller zu den Tischen begleiten
3 Personen
- 33
Eingang besetzen
2 Personen
- 34
Besucher registrieren
2 Personen
- 35
Infostand besetzen
- 36
Getränke und Kaffee servieren
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
- 38
Snacks auffüllen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Besucherfragen beantworten
- 41
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Kasse abschließen
2 Personen
- 43
Tische abräumen
4 Personen
- 44
Materialien einpacken
3 Personen
- 45
Abfall sammeln
2 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Verlorene Sachen einsammeln
- 49
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 50
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarkttischeAnz. 30
- StühleAnz. 45
- TischdeckenAnz. 30
- Registrierungstisch
- Infotisch
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- Kasse
- TaschenrechnerAnz. 4
- LupenlampenAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KaraffeAnz. 2
- TablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- KleingeldschalenAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- SchreibblöckeAnz. 10
- SchereAnz. 4
- MarkerAnz. 12
Dekoration
- TischschilderAnz. 30
- NamensschilderAnz. 40
- WegweiserAnz. 10
- SteckfähnchenAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 50
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- SchreibtischlampenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und der Ausstellerliste. Erst wenn die Raumgröße feststeht, kannst du die Anzahl der Markttische und die Aufteilung zuverlässig planen.
- Plane pro Aussteller einen klar zugeordneten Tisch und nummeriere die Plätze im Lageplan. Drucke Tischschilder und Wegweiser spätestens am Vortag, damit Änderungen am Morgen nicht den gesamten Aufbau verzögern.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und prüfe die Reservierungen etwa 7 Tage vor dem Markt. So kannst du Verpflegung, Tassen, Gläser und Teller passend zur erwarteten Personenzahl vorbereiten.
- Bereite die Kasse am Vortag mit Wechselgeld vor und lege Preisliste, Klebeband und Beschriftungen gemeinsam in eine Materialkiste. Eine Kasse ohne ausreichend kleine Scheine oder Münzen sorgt schon beim ersten Verkauf für unnötige Wartezeit.
- Plane für das Öffnen der Location mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Beginn ein. Zuerst stellst du Tische und Stühle auf, danach Tischdecken, Registrierungstisch, Infotisch, Technik und Beschilderung; erst zum Schluss füllst du Kühlboxen und Thermoskannen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Briefmarkenmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Die Location und die Ausstellerliste sollten zuerst feststehen, damit Tischzahl, Lageplan und Einladungen darauf abgestimmt werden können.
- Wie viele Tische braucht man für einen Briefmarkenmarkt?
- Lege zunächst einen Tisch pro bestätigtem Aussteller fest und ergänze danach Tische für Registrierung und Information. Prüfe die endgültige Zahl spätestens 7 Tage vorher, wenn die Reservierungen weitgehend abgeschlossen sind.
- Wann sollte der Lageplan für den Briefmarkenmarkt fertig sein?
- Erstelle den Lageplan etwa 7 Tage vor dem Markt und drucke die endgültige Version am Vortag. So können Tischschilder, Wegweiser und die Ausstellerbestätigungen dieselben Platznummern verwenden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Briefmarkenmarkts?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden zwischen dem Öffnen der Location und dem Marktbeginn ein. Darin enthalten sind das Aufstellen von Tischen und Stühlen, die Beschilderung, die Registrierung, die Technik sowie die Vorbereitung von Kasse und Verpflegung.
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