Cómo organizar un concierto de pop sin perder el control
Organizar un concierto de pop empieza mucho antes de montar el escenario. Primero se cierran el lugar, la fecha, los permisos y los artistas; después se encadenan la producción técnica, el público, el catering y la seguridad. La clave está en trabajar hacia atrás desde la hora de apertura y dejar por escrito quién hace cada cosa. Este plan te ayuda a coordinar actuaciones, sonido, iluminación, accesos y desmontaje sin improvisar el día del concierto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Comprobar permisos
- 3
Confirmar a los artistas
- 4
Planificar las actuaciones
2 personas
- 5
Comprobar la hoja técnica
2 personas
- 6
Reservar técnica
- 7
Reservar el catering
- 8
Reservar seguridad
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Enviar información a los visitantes
- 13
Gestionar el transporte de los artistas
- 14
Preparar el menú de catering
2 personas
- 15
Hacer la compra
3 personas
- 16
Clasificar las pulseras
2 personas
- 17
Imprimir el programa
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 20
Montar el escenario
4 personas
- 21
Instalar el sistema de sonido
4 personas
- 22
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 23
Conectar la corriente
2 personas
- 24
Cubrir los cables
2 personas
- 25
Montar el bar y los buffets
4 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Enfriar las bebidas
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
4 personas
- 29
Colgar la decoración
3 personas
- 30
Colocar la señalización
2 personas
- 31
Montar la entrada del público
3 personas
- 32
Montar la zona de artistas
2 personas
- 33
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Evento
- 34
Realizar la prueba de sonido
4 personas
- 35
Realizar la comprobación de luces
3 personas
- 36
Recibir a los artistas
2 personas
- 37
Recibir al público
4 personas
- 38
Comprobar las entradas y las pulseras
4 personas
- 39
Atender el guardarropa
2 personas
- 40
Coordinar el programa del escenario
2 personas
- 41
Anunciar a los artistas
- 42
Servir las bebidas
4 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer el bufé
2 personas
- 46
Comprobar el público y el backstage
3 personas
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Cerrar el programa final
2 personas
- 49
Hacer salir al público de forma segura
4 personas
Seguimiento
- 50
Desmontar el escenario y la técnica
5 personas
- 51
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 52
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Limpiar el lugar
5 personas
- 55
Retirar los residuos
3 personas
- 56
Recoger objetos perdidos
- 57
Contar el inventario
2 personas
- 58
Devolver los materiales
3 personas
- 59
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Escenario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenariocant. 2
- Telón de fondo
Mobiliario
- Mesas altascant. 12
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 8
- Percheroscant. 4
Equipo
- Altavoces de PAcant. 4
- Monitores de escenariocant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables para instrumentos musicalescant. 12
- Auricularescant. 4
- Portátil
- Neveras portátilescant. 8
- Terminales de pagocant. 3
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Focos LED para escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Controlador de luces
- Lámparas de trabajocant. 6
- Iluminación ambientalcant. 12
- Enrollacablescant. 8
- Puentes de cablecant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 500
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 300
- Cubiertoscant. 300
- Bandejas de servircant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharones de servircant. 12
- Termoscant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Protección auditivacant. 300
- Vallas de control de multitudescant. 20
Decoración
- Banner del escenario
- Banderines festivoscant. 10
- Globoscant. 100
- Pósteres del programacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y los permisos antes de anunciar el concierto. Reserva un margen de al menos 8 semanas para comprobar requisitos, aforo, horarios y condiciones de ruido.
- Pide la hoja técnica de cada artista en cuanto esté confirmado. Compárala con el equipo disponible y reserva sonido, monitores, mesa de mezclas, micrófonos y cajas DI con varias semanas de antelación.
- Construye el horario hacia atrás desde la apertura de puertas: calcula el montaje del escenario, la instalación de sonido e iluminación, las pruebas y los cambios entre actuaciones. Deja al menos 30 minutos de margen antes de recibir al público.
- Envía la información a los visitantes entre 5 y 7 días antes. Incluye transporte, horarios, accesos, pulseras y formas de pago; así reduces preguntas en la entrada y evitas que el público llegue sin saber dónde recoger su acreditación.
- Haz una inspección final del recinto el día anterior y comprueba corriente, cables cubiertos, iluminación de trabajo, bar, buffets y rutas de evacuación. El pronóstico del tiempo debe revisarse de nuevo 24 horas antes, aunque el concierto sea principalmente interior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de pop?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para un concierto pequeño o mediano. Ese margen permite confirmar artistas, permisos, técnica, seguridad, catering, transporte y comunicación sin depender de reservas de última hora.
- ¿Cuándo hay que pedir la hoja técnica de los artistas?
- Pídela al confirmar cada actuación y revísala como máximo 6 semanas antes del concierto. Si falta equipo, tendrás tiempo para alquilarlo, ajustar el escenario o renegociar necesidades con el artista.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto de pop?
- Reserva al menos 6 horas para escenario, corriente, sonido, iluminación y pruebas en un montaje mediano. Añade tiempo si hay varios artistas, cambios de instrumentos o una instalación de iluminación compleja.
- ¿Cuándo se debe enviar la información a los asistentes?
- Envía las instrucciones principales entre 5 y 7 días antes y un recordatorio 24 horas antes. Incluye la hora de apertura, transporte, acceso, pulseras, guardarropa, comida y métodos de pago.
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