Ein Popkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Popkonzert hängen Künstler, Technik, Sicherheit und Publikum eng zusammen. Beginne deshalb nicht mit Dekoration oder Einladungen, sondern kläre zuerst Ort, Datum, Genehmigungen und den technischen Rider. Danach folgen Buchungen, Besucherkommunikation und der detaillierte Ablauf für Aufbau und Soundcheck. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Bühne, Beschallung, Licht, Catering und Einlass ein – besonders Kabel, Strom und Künstlertransport werden sonst schnell zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Künstler bestätigen
4
Auftritte einplanen
2 Personen
5
Technischen Rider prüfen
2 Personen
6
Technik reservieren
7
Catering reservieren
8
Sicherheit buchen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Besucherinformationen versenden
13
Künstlerttransport organisieren
14
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Armbänder sortieren
2 Personen
17
Programm drucken
18
Wettervorhersage prüfen
19
Location inspizieren
2 Personen
20
Bühne aufbauen
4 Personen
21
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
22
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
23
Strom anschließen
2 Personen
24
Kabel abdecken
2 Personen
25
Bar und Buffets aufbauen
4 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Getränke kalt stellen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Beschilderung anbringen
2 Personen
31
Publikumseingang einrichten
3 Personen
32
Künstlerraum einrichten
2 Personen
33
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen

Event

34
Soundcheck durchführen
4 Personen
35
Lichtcheck durchführen
3 Personen
36
Künstler empfangen
2 Personen
37
Publikum empfangen
4 Personen
38
Tickets und Armbänder kontrollieren
4 Personen
39
Garderobe besetzen
2 Personen
40
Bühnenprogramm begleiten
2 Personen
41
Künstler ankündigen
42
Getränke servieren
4 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Buffet auffüllen
2 Personen
46
Publikum und Backstage kontrollieren
3 Personen
47
Mülleimer leeren
2 Personen
48
Abschluss des Endprogramms
2 Personen
49
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen

Nachbereitung

50
Bühne und Technik abbauen
5 Personen
51
Möbel abbauen
4 Personen
52
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
53
Geschirr abwaschen
3 Personen
54
Location reinigen
5 Personen
55
Abfall entsorgen
3 Personen
56
Fundsachen sammeln
57
Bestände zählen
2 Personen
58
Materialien zurückgeben
3 Personen
59
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Bühne

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppeAnz. 2
Hintergrundvorhang

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
BühnenmonitoreAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
MusikinstrumentenkabelAnz. 12
KopfhörerAnz. 4
Laptop
KühlboxenAnz. 8
KartenterminalsAnz. 3
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
ArbeitslampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelbrückenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
ServierschalenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
GehörschutzAnz. 300
AbsperrgitterAnz. 20

Dekoration

Bühnenbanner
FestfahnenAnz. 10
BallonsAnz. 100
Programmatische PosterAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe den technischen Rider jedes Künstlers mindestens 6 Wochen vor dem Konzert. So kannst du PA-Lautsprecher, Bühnenmonitore, Mikrofone, DI-Boxen und das Mischpult passend reservieren, statt fehlendes Equipment am Aufbautag zu suchen.
Lege für den Veranstaltungstag einen Rückwärtsplan an: Rechne für Bühne, Beschallung und Licht jeweils mindestens 2 Stunden ein und plane den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem ersten Auftritt.
Kläre Strom und Kabel vor dem Aufbau. Verlängerungskabel, Kabelbrücken und Arbeitslampen gehören an die richtigen Positionen, bevor Publikum kommt; jede begehbare Leitung muss abgedeckt sein.
Sende Besucherinformationen spätestens 3 Tage vor dem Konzert. Nenne Einlasszeit, Anreise, Hinweise zu Anmeldung und Verpflegung, damit Fragen zu Ernährungswünschen oder Ablauf nicht am Eingang entstehen.
Plane Künstlertransport mit Puffer: Sei mindestens 60 Minuten vor dem vorgesehenen Eintreffen am Abhol- oder Ankunftsort bereit. Funkgeräte helfen anschließend bei Einlass, Bühne, Technik und Catering, wenn das Team getrennt arbeitet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Popkonzert planen?: Für ein kleines Popkonzert solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen einplanen. Genehmigungen, Künstler, Technik, Sicherheit und Catering müssen möglichst 6 Wochen vor dem Termin verbindlich sein.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Popkonzert stattfinden?: Der Soundcheck sollte mindestens 90 Minuten vor dem ersten Auftritt beginnen und pro Künstler etwa 30 bis 45 Minuten erhalten. Plane zusätzlich 30 Minuten Puffer für Umbauten oder technische Probleme ein.
Wie viel Technik braucht man für ein Popkonzert?: Das richtet sich nach Rider, Raumgröße und Besucherzahl. Kläre spätestens 6 Wochen vorher, wie viele PA-Lautsprecher, Bühnenmonitore, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Kabel benötigt werden.
Wann muss man die Besucherinformationen verschicken?: Verschicke die wichtigsten Informationen spätestens 3 Tage vor dem Konzert. Bei Änderungen durch Wetter, Einlass oder Programm solltest du zusätzlich am Vortag eine kurze Aktualisierung senden.

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