Organiser un concert pop sans perdre le fil

Un concert pop se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les artistes, la technique et l’accueil du public. La fiche technique de chaque groupe détermine le matériel, les branchements et le temps de montage. Prévoyez aussi tôt le transport des artistes, le traiteur, la sécurité et les inscriptions. Le jour J, gardez une marge pour les tests son, l’éclairage, la météo et les ajustements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Vérifier les autorisations
3
Confirmer les artistes
4
Planifier les spectacles
2 personnes
5
Vérifier la fiche technique
2 personnes
6
Réserver la technique
7
Réserver le catering
8
Réserver la sécurité
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les informations aux visiteurs
13
Organiser le transport des artistes
14
Composer le menu traiteur
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Trier les bracelets
2 personnes
17
Imprimer le programme
18
Vérifier les prévisions météo
19
Inspecter le lieu
2 personnes
20
Monter la scène
4 personnes
21
Installer le système de sonorisation
4 personnes
22
Installer l'éclairage
3 personnes
23
Brancher l’électricité
2 personnes
24
Couvrir les câbles
2 personnes
25
Installer le bar et les buffets
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Aménager l’entrée du public
3 personnes
32
Aménager la loge des artistes
2 personnes
33
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

34
Effectuer la vérification du son
4 personnes
35
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes
36
Accueillir les artistes
2 personnes
37
Accueillir le public
4 personnes
38
Vérifier les billets et les bracelets
4 personnes
39
Tenir le vestiaire
2 personnes
40
Encadrer le programme de scène
2 personnes
41
Annoncer les artistes
42
Servir les boissons
4 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
46
Contrôler le public et les coulisses
3 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Clôturer le programme final
2 personnes
49
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

50
Démonter la scène et le matériel technique
5 personnes
51
Démonter le mobilier
4 personnes
52
Réfrigérer les restes
2 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Nettoyer le lieu
5 personnes
55
Évacuer les déchets
3 personnes
56
Rassembler les objets trouvés
57
Compter le stock
2 personnes
58
Retourner les matériels
3 personnes
59
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Scène

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Fond de scène

Mobilier

Tables hautesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 8
Portantsqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Retours de scèneqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instruments de musiqueqté 12
Casques audioqté 4
Ordinateur portable
Glacièresqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 6
Éclairage d’ambianceqté 12
Rallonges électriquesqté 8
Passages de câblesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Thermosqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Protection auditiveqté 300
Barrières de fouleqté 20

Décoration

Bannière de scène
Fanions de fêteqté 10
Ballonsqté 100
Affiches du programmeqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu, la date et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Sans cette validation, il est risqué de confirmer les artistes ou de lancer les invitations.
Demandez la fiche technique de chaque artiste dès la confirmation. Réservez ensuite la table de mixage, les microphones, les retours de scène, les boîtiers DI et les câbles correspondant à leurs besoins, avec au moins 2 heures prévues pour le montage et les tests.
Fixez un déroulé détaillé avec l’arrivée des artistes, les balances, les changements de plateau et l’ouverture des portes. Pour un concert avec plusieurs groupes, gardez 20 à 30 minutes entre deux passages afin de déplacer le matériel sans retarder le programme.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Transmettez ensuite les horaires, l’accès, le transport et les consignes aux visiteurs et aux artistes dans un même message.
Inspectez le lieu le jour du montage : vérifiez l’électricité, couvrez chaque câble au sol et testez les talkies-walkies. Prévoyez aussi une solution météo si la scène, le bar ou les files d’attente sont installés dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?: Comptez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations, les artistes et les prestataires. Un concert plus complexe, avec plusieurs groupes ou une installation extérieure, demande souvent 3 à 6 mois.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert ?: Réservez la technique dès que les artistes ont confirmé leur fiche technique, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Gardez au moins 2 heures le jour J pour l’installation, les branchements et les balances.
Quand envoyer les invitations pour un concert pop ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date, puis les informations pratiques 7 à 10 jours avant. Cette seconde communication doit préciser l’horaire, l’accès, le transport et les éventuelles consignes alimentaires.
Combien de temps prévoir pour monter une scène de concert ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour une petite scène avec sonorisation et éclairage, puis ajoutez du temps pour chaque changement de plateau. Terminez les tests son et lumière au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes.

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