Zo organiseer je een pitchwedstrijd zonder verrassingen
Begin een pitchwedstrijd niet met de uitnodiging, maar met het wedstrijdreglement. Leg eerst vast wie mag meedoen, hoe lang elke pitch duurt en waarop de jury beoordeelt. Daarna volgen locatie, jury, aanmeldingen en programma in een vaste volgorde. Plan in de laatste week een technische controle en verzamel alle presentaties op één laptop én USB-stick. Zo voorkom je dat een onduidelijk criterium, ontbrekende kabel of te late dieetwens het programma ophoudt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Juryleden uitnodigen
- 3
Programma opstellen
2 personen
- 4
Pitchcriteria vastleggen
3 personen
- 5
Aanmeldformulier maken
- 6
Wedstrijdreglement publiceren
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Promotie online plaatsen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Deelnemers bevestigen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Jurybriefing voorbereiden
- 13
Deelnemersbrief versturen
- 14
Catering bestellen
- 15
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
- 16
Presentaties verzamelen
- 17
Presentaties controleren
2 personen
- 18
Presentatievolgorde loten
2 personen
- 19
Technische wensen inventariseren
- 20
Promotiemateriaal drukken
- 21
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 22
Juryformulieren afdrukken
- 23
Draaiboek afdrukken
- 24
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
- 25
Cateringhoeveelheden bevestigen
- 26
Boodschappen doen
2 personen
- 27
Dranken koud zetten
2 personen
- 28
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 31
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 32
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 33
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
- 34
Microfoons testen
2 personen
- 35
Presentaties klaarzetten
2 personen
- 36
Jurytafel inrichten
2 personen
- 37
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
- 38
Naambadges klaarleggen
2 personen
- 39
Jury ontvangen
- 40
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 41
Bezoekers registreren
3 personen
- 42
Deelnemers kort briefen
2 personen
- 43
Opening verzorgen
- 44
Pitchrondes begeleiden
3 personen
- 45
Tijd per pitch bewaken
- 46
Juryformulieren inzamelen
- 47
Pauzedrankjes serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Juryberaad faciliteren
2 personen
- 50
Finalisten bekendmaken
- 51
Finalepitches begeleiden
3 personen
- 52
Dinerbuffet openen
2 personen
- 53
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
- 54
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
- 55
Winnaar fotograferen
- 56
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
- 57
Presentatieapparatuur uitschakelen
2 personen
- 58
Catering opruimen
3 personen
- 59
Afval verzamelen
3 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 62
Locatie schoonmaken
3 personen
- 63
Materialen controleren
2 personen
- 64
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 65
Deelnemers bedanken
- 66
Juryleden bedanken
- 67
Foto's en uitslag delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 90
- Jurytafel
- Registratietafel
- Krukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- USB-sticksaantal 4
- Wifirouter
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Bordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 90
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Barkrukkenaantal 4
Decoratie
- Naambadgehoudersaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Programmapostersaantal 10
- Wegwerpcertificaatmappenaantal 12
- Prijsbekersaantal 3
- Loper
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 2
- Bezemaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg pitchcriteria en tijdslimieten vast vóór je het aanmeldformulier publiceert. Gebruik bijvoorbeeld maximaal 3 beoordelingsonderdelen en geef per deelnemer een vaste pitchduur plus vragenronde.
- Bevestig deelnemers zodra hun aanmelding compleet is en vraag dieetwensen meteen uit. Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen vooraf met aankomsttijd, presentatieformaat, route en wedstrijdreglement.
- Plan de jurybriefing vóór de zaal opengaat en geef elk jurylid een ingevuld juryformulier. Spreek af wie de tijd bewaakt, wie vragen verzamelt en hoe gelijke scores worden opgelost.
- Controleer presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf op de eigen laptop en beamer. Neem alle bestanden mee op minimaal 1 USB-stick, controleer HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, microfoons en het geluid ter plaatse.
- Maak het draaiboek op minuten, inclusief registratie, wissels tussen deelnemers, juryoverleg en prijsuitreiking. Zet de presentatievolgorde uiterlijk de dag ervoor vast en houd 10 tot 15 minuten buffer vóór het juryoverleg.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een pitchwedstrijd te organiseren?
- Reken op minimaal 6 weken voor een kleine pitchwedstrijd en 8 tot 12 weken als je veel deelnemers verwacht. In die periode regel je jury, locatie, reglement, aanmeldingen, catering en techniek.
- Hoe lang duurt een pitchwedstrijd per deelnemer?
- Plan per deelnemer de pitchduur plus 3 tot 5 minuten voor vragen en wisselen. Bij 10 deelnemers met 5 minuten pitchen kom je daardoor al snel op 80 tot 100 minuten wedstrijdtijd, exclusief pauze en juryoverleg.
- Wanneer moet je presentaties van deelnemers verzamelen?
- Vraag presentaties uiterlijk 2 werkdagen voor de wedstrijd op en controleer ze dezelfde dag. Zet ze daarna op de presentatielaptop en een USB-stick, zodat je bij een technisch probleem niet opnieuw bestanden hoeft te zoeken.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een pitchwedstrijd?
- Werk met minimaal 3 juryleden als je scores wilt vergelijken en uitschieters wilt opvangen. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor de jurybriefing en het juryoverleg, afhankelijk van het aantal deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!