Einen Pitch-Wettbewerb organisieren: der Ablauf
Ein Pitch-Wettbewerb steht und fällt mit klaren Regeln, einem belastbaren Zeitplan und funktionierender Technik. Lege zuerst Ort, Datum, Kriterien und Jury fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerauswahl, Präsentationsprüfung und die genaue Ablaufplanung. Plane außerdem genug Zeit für Jurybriefing, Techniktest, Registrierung und die Auswertung ein – diese Punkte werden bei Pitch-Events besonders häufig zu spät vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Jurymitglieder einladen
- 3
Programm erstellen
2 Personen
- 4
Pitchkriterien festlegen
3 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Wettkampfregeln veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung online stellen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Teilnehmer bestätigen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Jurybriefing vorbereiten
- 13
Teilnehmerbrief versenden
- 14
Catering bestellen
- 15
Preise und Zertifikate organisieren
2 Personen
- 16
Präsentationen sammeln
- 17
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 18
Präsentationsreihenfolge auslosen
2 Personen
- 19
Technische Anforderungen erfassen
- 20
Werbematerial drucken
- 21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 22
Juryeformulare drucken
- 23
Drehbuch ausdrucken
- 24
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 25
Cateringmengen bestätigen
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 32
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 33
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofone testen
2 Personen
- 35
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 36
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 38
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 39
Jury empfangen
- 40
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 41
Besucher registrieren
3 Personen
- 42
Teilnehmer kurz einweisen
2 Personen
- 43
Eröffnung betreuen
- 44
Pitchrunden betreuen
3 Personen
- 45
Zeit pro Pitch im Blick behalten
- 46
Juryformulare einsammeln
- 47
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Jurybesprechung moderieren
2 Personen
- 50
Finalisten bekanntgeben
- 51
Finalpitches begleiten
3 Personen
- 52
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
- 53
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 54
Preisverleihung durchführen
2 Personen
- 55
Gewinner fotografieren
- 56
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Präsentationsgeräte ausschalten
2 Personen
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 62
Location reinigen
3 Personen
- 63
Materialien prüfen
2 Personen
- 64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Teilnehmer verabschieden
- 66
Juroren danken
- 67
Fotos und Ergebnis teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- Jurytisch
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-SticksAnz. 4
- WLAN-Router
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 90
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 90
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- BarhockerAnz. 4
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 100
- TischdeckenAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 10
- Einweg-ZertifikatsmappenAnz. 12
- PokalpreiseAnz. 3
- Läufer
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BesenAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche die Pitchkriterien und Wettkampfregeln zusammen mit dem Anmeldeformular. Lege fest, wie viele Minuten pro Pitch vorgesehen sind, ob Fragen dazuzählen und nach welchen Kriterien die Jury bewertet.
- Bestätige die Teilnehmer nicht erst am Veranstaltungstag. Sammle technische Anforderungen und Präsentationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher, prüfe die Dateien und erstelle daraus eine verbindliche Präsentationsreihenfolge.
- Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor dem ersten Pitch ein. Namensschilder, Teilnehmerbrief und Registrierungstisch sollten fertig sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Führe spätestens am Vortag einen Ortstermin oder Techniktest durch. Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Klicker, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI- und Verlängerungskabel mit genau den Präsentationen, die später gezeigt werden.
- Briefe die Jury vor Beginn anhand derselben Bewertungsformulare, die während des Wettbewerbs verwendet werden. Rechne für die Auswertung zusätzlich 15 bis 20 Minuten ein und halte Preise sowie Zertifikate bereits vor der Siegerehrung bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Pitch-Wettbewerb planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Jury, Kriterien und Anmeldeformular. Die finalen Präsentationen und technischen Anforderungen sollten spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin vorliegen.
- Wie viel Zeit braucht ein Pitch-Wettbewerb pro Teilnehmer?
- Plane pro Teilnehmer die Pitchdauer plus 3 bis 5 Minuten für Fragen, Wechsel und Notizen der Jury ein. Bei 10 Teilnehmern mit je 5 Minuten Pitch solltest du daher mindestens 80 bis 100 Minuten für den Wettbewerb reservieren.
- Wann sollte man die Pitch-Regeln veröffentlichen?
- Veröffentliche Regeln, Bewertungskriterien und Zeitlimit bereits mit dem Anmeldeformular, also mindestens 4 Wochen vor der Veranstaltung. Änderungen in der letzten Woche führen häufig zu Rückfragen und ungleichen Bedingungen.
- Wie viele Getränke und Speisen braucht man für einen Pitch-Wettbewerb?
- Plane bei einer Veranstaltung von etwa 3 Stunden mindestens 0,5 bis 0,75 Liter Wasser pro Person sowie Kaffee oder Tee für ungefähr 2 Tassen pro Person ein. Beim Catering solltest du die bestätigte Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vorher an den Anbieter melden.
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