Organiser un concours de pitch, étape par étape

Un concours de pitch se prépare d’abord comme un déroulé minuté, pas comme une simple session de présentations. Commence par fixer la date, le lieu, le format et les critères d’évaluation, puis donne aux candidats des consignes vérifiables. Les points qui posent le plus souvent problème sont les présentations reçues trop tard, l’ordre de passage, les besoins techniques et le briefing incomplet du jury. Prévois aussi l’accueil, le catering et la remise des prix avant la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Inviter les membres du jury
3
Élaborer le programme
2 personnes
4
Définir les critères de pitch
3 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Publier le règlement du concours
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer les participants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Préparer le briefing du jury
13
Envoyer la lettre aux participants
14
Commander le catering
15
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
16
Rassembler les présentations
17
Vérifier les présentations
2 personnes
18
Tirer au sort l’ordre des présentations
2 personnes
19
Recenser les besoins techniques
20
Imprimer le matériel promotionnel
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les feuilles de jury
23
Imprimer le déroulé
24
Effectuer une visite du site
2 personnes
25
Confirmer les quantités de traiteur
26
Faire les courses
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
33
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Préparer les présentations
2 personnes
36
Installer la table du jury
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
39
Accueillir le jury
40
Accueillir les participants
3 personnes
41
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
42
Briefer brièvement les participants
2 personnes
43
Assurer l’ouverture
44
Animer les tours de pitch
3 personnes
45
Surveiller le temps de chaque pitch
46
Collecter les formulaires du jury
47
Servir les boissons de la pause
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Faciliter la délibération du jury
2 personnes
50
Annoncer les finalistes
51
Accompagner les présentations finales
3 personnes
52
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
53
Animer le cocktail networking
3 personnes
54
Assurer la remise des prix
2 personnes
55
Photographier le vainqueur
56
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

57
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Vérifier le matériel
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Remercier les participants
66
Remercier les jurés
67
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table du jury
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 4
Routeur Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 90
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Tabourets de barqté 4

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du programmeqté 10
Classeurs jetables pour certificatsqté 12
Coupesqté 3
Tapis rouge

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format avant d’ouvrir les inscriptions : indique la durée exacte du pitch, celle des questions, les critères du jury et la date limite d’envoi des présentations. Cela évite de devoir corriger le règlement après les premières candidatures.
Demande les fichiers de présentation plusieurs jours avant l’événement, puis vérifie chaque fichier sur l’ordinateur prévu sur place. Prépare aussi une clé USB de secours et teste les câbles HDMI, le vidéoprojecteur, les microphones et le son.
Prépare un briefing du jury sur une seule page avec les critères, le barème, les horaires et la procédure de délibération. Imprime une feuille par juré et prévois un exemplaire supplémentaire pour les imprévus.
Fais un tirage au sort de l’ordre de passage après confirmation des participants, puis envoie la lettre aux participants avec l’horaire d’arrivée, la durée du pitch et les consignes techniques. Une confirmation au moins 5 jours avant limite les absences de dernière minute.
Visite le lieu avant de commander le catering : vérifie l’espace pour la table du jury, l’inscription, les chaises, les portants et la circulation. Confirme les quantités de repas et de boissons après le recensement des besoins alimentaires, idéalement 3 à 5 jours avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de pitch ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour un concours avec inscriptions publiques et jury externe. Garde les 7 derniers jours pour vérifier les présentations, imprimer les documents, confirmer le catering et tester la technique.
Quand faut-il envoyer le règlement du concours de pitch ?: Publie le règlement au moment où tu ouvres les inscriptions, au minimum 4 semaines avant l’événement. Les critères, la durée du pitch, le format des fichiers et la date limite doivent être connus avant l’envoi des invitations.
Combien de temps prévoir par candidat pour un pitch ?: Bloque le temps du pitch, les questions et une courte transition entre deux candidats. Pour un format courant de 5 minutes de présentation et 3 minutes de questions, compte environ 10 minutes par participant dans le déroulé.
Quand récupérer les présentations des candidats ?: Demande les fichiers définitifs 3 à 5 jours avant le concours. Vérifie-les sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur utilisés sur place, puis conserve une copie sur une clé USB en cas de problème de connexion ou de fichier.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.