Zo organiseer je een pitchwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat: bepaal hoeveel deelnemers er zijn, hoe lang elke pitch duurt en waarop de jury beoordeelt. Leg daarna de zaal, jury en inschrijving vast, zodat je op tijd weet hoeveel presentaties, stoelen en techniek nodig zijn. In de laatste weken draait alles om bestanden controleren, de volgorde loten en een strak draaiboek. Op de dag zelf voorkom je vertraging met een aparte registratie, een technische test en duidelijke briefings voor jury en presentator.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Jurycriteria opstellen
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Zaalreservering bevestigen
5
Inschrijfformulier maken
6
Wedstrijdinformatie publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Pitchbestanden ontvangen
11
Pitchbestanden controleren
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
13
Publieksregistratie sluiten
14
Draaiboek uitwerken
2 personen
15
Programma opstellen
16
Pitchvolgorde loten
2 personen
17
Jurybriefing voorbereiden
18
Presentatorbriefing maken
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Juryformulieren afdrukken
22
Certificaten voorbereiden
23
Prijzen inkopen
24
Catering bestellen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Apparatuur testen
2 personen
27
Deelnemers herinneren
28
Bederfelijke boodschappen koelen
29
Locatie openen
2 personen
30
Zaal controleren
2 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Presentaties klaarzetten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Verlichting instellen
2 personen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen
39
Registratiemateriaal klaarleggen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

42
Jurybriefing geven
2 personen
43
Deelnemers ontvangen
2 personen
44
Bezoekers registreren
3 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Pitchrondes begeleiden
3 personen
47
Pitchtijd bewaken
48
Presentaties bedienen
49
Juryformulieren innemen
50
Pauzedranken serveren
3 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Publieksvragen begeleiden
2 personen
54
Finalepitches begeleiden
3 personen
55
Juryberaad faciliteren
56
Winnaars bekendmaken
57
Prijzen uitreiken
2 personen
58
Netwerkborrel serveren
3 personen
59
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Overgebleven catering verpakken
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Deelnemers bedankbericht sturen
70
Jurycertificaten nasturen
71
Foto- en videobestanden archiveren
72
Prijswinnaars publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Jurytafel
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Stopwatchaantal 2
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 90
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pitchbord
Wegwijzerbordenaantal 12
Stiftenaantal 12
Kleefgumaantal 6
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4
Klembordenaantal 12

Catering

Prijzenaantal 3
Certificaatmappenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Servettenhoudersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Boodschappen

Koffiebonen
Cafeïnevrije koffie
Zwarte thee
Kruidenthee
Suiker
Zoetjes
Melk
Havermelk
Koolzuurvrij water
Bruiswater
Cola
Cola Zero
Sinas
Ginger ale
Appelsap
Sinaasappelsap
Alcoholvrij bier
Witbier
Rode wijn
Witte wijn
Rosé
Tonic
Citroenen
Limoenen
IJsblokjes
Mineraalwater voor jury
Paprikachips
Naturelchips
Tortillachips
Gezouten noten
Olijven
Druiven
Appels
Bananen
Cherrytomaten
Komkommers
Worteltjes
Paprika's
Hummus
Roomkaas
Jonge kaas
Brie
Gekookte ham
Gerookte kip
Vegetarische spreads
Stokbroden
Mini sandwiches
Wraps
Bladerdeeghapjes
Mini quiches
Falafelballetjes
Kruidenboter
Mayonaise
Ketchup
Mosterd
Zout
Peper
Olijfolie
Dieetvriendelijke broodjes
Glutenvrije crackers
Veganistische snacks
Notenvrije snacks
Taartpunten
Koekjes
Brownies
Servetten
Papieren rietjes
Koffiefilters
Afvalzakken
Keukenpapier
Toiletpapier
Afwasmiddel
Allesreiniger
Glasreiniger
Sponsjes
Microvezeldoeken
Handdesinfectie
Vloeibare handzeep
Papieren handdoeken

Tips

Plan per pitch een vaste spreektijd en voeg per deelnemer enkele minuten toe voor wisselen, vragen of techniek. Zo kun je het programma realistisch indelen en deelnemers een duidelijke eindtijd geven.
Sluit de publieksregistratie niet pas op de wedstrijddag. Gebruik het aantal aanmeldingen om catering, naamkaartjes, stoelen en de indeling van de registratietafel uiterlijk enkele dagen vooraf af te ronden.
Vraag pitchbestanden vooraf op en controleer elk bestand op formaat, beeld en geluid. Zet de definitieve versies bovendien op minimaal twee USB-sticks en test ze op de laptop met beamer en HDMI-adapters.
Brief jury en presentator afzonderlijk. De jury heeft vooral de criteria en formulieren nodig; de presentator moet de pitchvolgorde, spreektijden, namen en eventuele technische overgangen kennen.
Doe vóór binnenkomst van deelnemers een volledige techniekcheck: microfoons, speakers, audiomixer, presentatieklikker, stopwatch en verlichting. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg, zodat niemand tijdens het programma hoeft te zoeken of te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een pitchwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 6 weken voor een kleine pitchwedstrijd en begin eerder als je veel deelnemers of een publieksprogramma verwacht. Juryleden, zaal en techniek zijn vaak de onderdelen die het eerst volgeboekt zijn.
Hoeveel tijd geef je deelnemers voor een pitch?: Kies één vaste spreektijd voor alle deelnemers, bijvoorbeeld 5 minuten, en plan daarnaast 2 tot 3 minuten voor wisselen of vragen. Zet die tijden in het programma en gebruik een stopwatch tijdens de wedstrijd.
Wanneer moet je pitchbestanden ontvangen en controleren?: Vraag de bestanden uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de wedstrijd op. Controleer ze direct en houd een definitieve reservekopie op twee USB-sticks, zodat je op de dag zelf geen nieuwe versies hoeft te zoeken.
Wanneer sluit je de publieksregistratie voor een pitchwedstrijd?: Sluit de registratie bij voorkeur 2 tot 3 werkdagen vooraf. Dan kun je het aantal stoelen, naamkaartjes, catering en de ontvangstbalie aanpassen voordat de zaal wordt ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.