Organiser un concours de pitch, étape par étape

Un concours de pitch réussi repose sur une séquence précise : cadrer le format, réunir un jury disponible, gérer les candidatures et sécuriser la technique. Commence par fixer la durée de chaque passage, les critères de notation et le nombre de participants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille la salle, les fichiers de présentation et le déroulé. Les derniers jours servent surtout à vérifier les détails souvent oubliés : ordre de passage, briefings, badges, signalétique, catering et solution de secours pour les présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Établir les critères du jury
2 personnes
3
Contacter les membres du jury
4
Confirmer la réservation de la salle
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Publier les informations du match
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recevoir les fichiers de pitch
11
Vérifier les fichiers de pitch
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Clôturer l'enregistrement du public
14
Élaborer le déroulé
2 personnes
15
Élaborer le programme
16
Tirer au sort l'ordre de passage
2 personnes
17
Préparer le briefing du jury
18
Préparer le briefing du présentateur
19
Concevoir la signalétique
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les feuilles de jury
22
Préparer les certificats
23
Acheter les prix
24
Commander le catering
25
Faire les courses
2 personnes
26
Tester l'équipement
2 personnes
27
Rappeler les participants
28
Réfrigérer les courses périssables
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier la salle
2 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer la table du jury
2 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Préparer les présentations
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Régler l’éclairage
2 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Préparer le matériel d'inscription
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

42
Briefing du jury
2 personnes
43
Accueillir les participants
2 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Animer les tours de pitch
3 personnes
47
Surveiller le temps de pitch
48
Animer les présentations
49
Récupérer les formulaires du jury
50
Servir les boissons de pause
3 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Animer les questions du public
2 personnes
54
Accompagner les présentations finales
3 personnes
55
Faciliter la délibération du jury
56
Annonce des gagnants
57
Remettre les prix
2 personnes
58
Servir le cocktail réseau
3 personnes
59
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Emballer le catering restant
2 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement aux participants
70
Renvoyer les certificats du jury
71
Archiver les fichiers photo et vidéo
72
Publier les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table du jury
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Nappesqté 12
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Chronomètreqté 2
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 90
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau de pitch
Panneaux directionnelsqté 12
Marqueursqté 12
Pâte adhésiveqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Presse-papiersqté 12

Catering

Prixqté 3
Classeurs de certificatsqté 12
Plateauxqté 6
Porte-serviettesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de serviettesqté 3

Courses

Grains de café
Café décaféiné
Thé noir
Tisane
Sucre
Édulcorants
Lait
Lait d’avoine
Eau sans gaz
Eau pétillante
Cola
Cola Zero
Sinas
Ginger ale
Jus de pomme
Jus d’orange
Bière sans alcool
Bière blanche
Vin rouge
Vin blanc
Rosé
Tonic
Citrons
Citrons verts
Glaçons
Eau minérale pour le jury
Chips au paprika
Chips nature
Chips tortilla
Noix salées
Olives
Raisins
Pommes
Bananes
Tomates cerises
Concombres
Carottes
Poivrons
Houmous
Fromage frais
Jeune fromage
Brie
Jambon cuit
Poulet fumé
Tartinades végétariennes
Baguettes
Mini-sandwichs
Wraps
Feuilletés
Mini quiches
Boulettes de falafel
Beurre aux herbes
Mayonnaise
Ketchup
Moutarde
Sel
Poivre
Huile d’olive
Sandwichs adaptés aux régimes
Crackers sans gluten
Snacks véganes
Snacks sans noix
Parts de gâteau
Biscuits
Brownies
Serviettes
Pailles en papier
Filtres à café
Sacs poubelle
Essuie-tout
Papier toilette
Liquide vaisselle
Nettoyant multi-usages
Nettoyant pour vitres
Éponges
Chiffons microfibres
Gel hydroalcoolique
Savon liquide pour les mains
Essuie-tout

Conseils

Fixe le format avant de publier l’appel à candidatures : durée du pitch, temps de questions, nombre de finalistes et critères du jury doivent figurer dans le formulaire d’inscription.
Confirme le jury au moins 3 semaines avant l’événement et envoie-lui une grille de notation identique pour chaque candidat. Prévois aussi un briefing séparé sur le déroulé et les règles de décision.
Demande les fichiers de pitch 5 à 7 jours avant le concours, puis ouvre chaque présentation sur l’ordinateur utilisé sur place. Vérifie les polices, les vidéos, les formats et les adaptateurs HDMI nécessaires.
Tire au sort l’ordre de passage après la clôture des inscriptions et communique-le avec le programme. Garde une marge de 10 à 15 minutes pour les retards, les changements de câble ou une présentation à relancer.
Prépare l’accueil en zones distinctes : table d’inscription, badges, jury, candidats et public. Teste les microphones, le mixeur, les haut-parleurs, le chronomètre et le vidéoprojecteur avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de pitch ?: Prévois au minimum 6 semaines pour un concours avec jury, inscriptions et présentations projetées. Ce délai laisse environ 3 semaines pour confirmer le jury, puis 5 à 7 jours pour collecter et vérifier les fichiers de pitch.
Combien de temps doit durer un pitch ?: Un format courant prévoit 3 à 5 minutes de présentation, suivies de 2 à 5 minutes de questions. Indique la durée exacte dans le formulaire et utilise un chronomètre visible ou annoncé par le présentateur.
Quand faut-il clôturer les inscriptions du public ?: Clôture les inscriptions du public 3 à 5 jours avant l’événement si les places sont limitées. Tu pourras ainsi ajuster les chaises, les verres, le catering, les badges et le plan d’accueil.
Que faire si un fichier de pitch ne fonctionne pas le jour J ?: Demande une version PDF et une copie sur clé USB en plus du fichier original, au plus tard 5 jours avant le concours. Conserve toutes les présentations sur l’ordinateur de secours et teste chaque fichier dans la salle au moins 2 heures avant l’ouverture.

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