Cómo organizar un concurso de pitch paso a paso
Organizar un concurso de pitch exige coordinar participantes, jurado, archivos de presentación y tiempos muy ajustados. Empieza definiendo el formato y los criterios de evaluación antes de abrir las inscripciones. Después, ordena el trabajo en cuatro bloques: convocatoria, selección y revisión de materiales, preparación técnica y ejecución del evento. La pantalla, el proyector, los micrófonos y el cronómetro deben probarse con antelación; un adaptador HDMI que falte puede retrasar todo el programa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el formato de la competición
2 personas
- 2
Establecer criterios del jurado
2 personas
- 3
Contactar a los miembros del jurado
- 4
Confirmar reserva del salón
- 5
Crear el formulario de inscripción
- 6
Publicar la información de la competición
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recibir los archivos de la presentación
- 11
Comprobar los archivos de pitch
2 personas
- 12
Confirmar participantes
- 13
Cerrar el registro del público
- 14
Desarrollar el programa
2 personas
- 15
Elaborar el programa
- 16
Sortear el orden de las presentaciones
2 personas
- 17
Preparar la reunión del jurado
- 18
Preparar la reunión informativa del presentador
- 19
Diseñar la señalización
- 20
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 21
Imprimir los formularios del jurado
- 22
Preparar los certificados
- 23
Comprar premios
- 24
Pedir el catering
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Probar el equipo
2 personas
- 27
Recordar a los participantes
- 28
Refrigerar los productos perecederos
- 29
Abrir la ubicación
2 personas
- 30
Comprobar la sala
2 personas
- 31
Montar mesas
3 personas
- 32
Colocar las sillas
3 personas
- 33
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 34
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 35
Preparar las presentaciones
2 personas
- 36
Probar los micrófonos
2 personas
- 37
Configurar la iluminación
2 personas
- 38
Colgar señalización
2 personas
- 39
Preparar el material de registro
- 40
Enfriar las bebidas
2 personas
- 41
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
- 42
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
- 43
Recepción de participantes
2 personas
- 44
Registrar a los visitantes
3 personas
- 45
Dar el discurso de apertura
- 46
Coordinar las rondas de pitch
3 personas
- 47
Controlar el tiempo de la presentación
- 48
Gestionar las presentaciones
- 49
Recoger los formularios del jurado
- 50
Servir bebidas del descanso
3 personas
- 51
Reponer los aperitivos
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Gestionar las preguntas del público
2 personas
- 54
Coordinar las pitches finales
3 personas
- 55
Facilitar la deliberación del jurado
- 56
Anunciar a los ganadores
- 57
Entregar premios
2 personas
- 58
Servir el cóctel de networking
3 personas
- 59
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 65
Limpiar la sala
3 personas
- 66
Retirar la decoración
2 personas
- 67
Cerrar el recinto
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
- 70
Reenviar los certificados del jurado
- 71
Archivar fotos y vídeos
- 72
Publicar a los ganadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesa del jurado
- Mesa de registro
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Cronómetrocant. 2
- Memorias USBcant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 80
- Cuchilloscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencoscant. 20
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Decoración
- Portanombrescant. 90
- Números de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Tablero de pitch
- Señales de orientacióncant. 12
- Rotuladorescant. 12
- Masilla adhesivacant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Portapapelescant. 12
Catering
- Premioscant. 3
- Carpetas para certificadoscant. 12
- Bandejascant. 6
- Porta-servilletascant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 3
- Dispensadores de toallascant. 3
Compras
- Granos de café
- Café descafeinado
- Té negro
- Té de hierbas
- Azúcar
- Edulcorantes
- Leche
- Leche de avena
- Agua sin gas
- Agua con gas
- Cola
- Cola Zero
- Naranja
- Ginger ale
- Zumo de manzana
- Zumo de naranja
- Cerveza sin alcohol
- Cerveza blanca
- Vino tinto
- Vino blanco
- Rosado
- Tónica
- Limones
- Limas
- Cubitos de hielo
- Agua mineral para el jurado
- Patatas fritas de pimiento
- Patatas fritas naturales
- Nachos
- Frutos secos salados
- Aceitunas
- Uvas
- Manzanas
- Plátanos
- Tomates cherry
- Pepinos
- Zanahorias baby
- Pimientos
- Hummus
- Queso crema
- Queso joven
- Brie
- Jamón cocido
- Pollo ahumado
- Untables vegetarianos
- Baguettes
- Mini sándwiches
- Wraps
- Bocaditos de hojaldre
- Mini quiches
- Bolitas de falafel
- Mantequilla de hierbas
- Mayonesa
- Kétchup
- Mostaza
- Sal
- Pimienta
- Aceite de oliva
- Bocadillos aptos para dietas especiales
- Crackers sin gluten
- Snacks veganos
- Bocadillos sin frutos secos
- Porciones de tarta
- Galletas
- Brownies
- Servilletas
- Pajitas de papel
- Filtros de café
- Bolsas de basura
- Papel de cocina
- Papel higiénico
- Lavavajillas
- Limpiador multiusos
- Limpiacristales
- Esponjas
- Paños de microfibra
- Desinfectante de manos
- Jabón líquido para manos
- Toallas de papel
Consejos
- Define antes de publicar la convocatoria cuánto dura cada pitch, si habrá preguntas y cómo se desempata. El jurado necesita criterios escritos y una escala común para puntuar todas las presentaciones.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen respecto al evento. Así puedes confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas, sortear el orden y corregir archivos antes de preparar el programa definitivo.
- Pide las presentaciones en un formato concreto y fija una fecha límite. Abre cada archivo en el portátil que usarás y comprueba tipografías, vídeos, audio, proporción de pantalla y enlaces; no des por hecho que un archivo funcionará al conectarlo.
- Haz una prueba técnica completa al menos 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, regletas y el clic de presentación.
- Prepara por separado la reunión informativa de presentadores y la del jurado. Entrega el orden de salida, explica el uso del cronómetro y deja listas las tarjetas de nombre, los formularios de evaluación, los certificados y los premios antes de abrir el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de pitch?
- Reserva el salón y contacta con el jurado al menos 6 semanas antes. Abre las inscripciones con 3 o 4 semanas de margen y cierra el registro varios días antes para revisar participantes y presentaciones.
- ¿Cuánto debe durar cada pitch?
- Fija una duración exacta, por ejemplo 5 minutos de exposición y 2 minutos de preguntas. Añade al programa al menos 1 minuto entre participantes para cambiar archivos, ajustar el micrófono y registrar la puntuación.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa el mismo día, como mínimo 60 minutos antes de la llegada del público. Prueba cada presentación en el portátil del evento y lleva memorias USB con una copia de seguridad.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que pedir para un concurso de pitch?
- Calcula una ración por persona si solo habrá una pausa breve y añade un 10 % de margen. Para una sesión de varias horas, prevé agua durante todo el programa, café y té, además de platos, vasos, tazas y cubiertos suficientes para el número confirmado de asistentes.
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