Einen Pitch-Wettbewerb organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege vor dem Versand der Einladungen fest, wie viele Minuten der Pitch dauert, ob Fragen erlaubt sind und wie viel Zeit zwischen den Beiträgen liegt. So können sich die Teilnehmenden passend vorbereiten und der Zeitplan bleibt realistisch.
• Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag. Plane mindestens 7 Tage für die Prüfung der Pitch-Dateien, Rückfragen zu Ernährungswünschen und die endgültige Teilnahmebestätigung ein.
• Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag im gebuchten Raum. Lege zusätzlich USB-Sticks und einen Präsentationsklicker bereit, damit ein einzelner defekter Adapter den Wettbewerb nicht stoppt.
• Briefe Jury und Moderation getrennt, aber mit demselben Ablaufplan. Die Jury braucht Bewertungsformulare und Kriterien, die Moderation Startreihenfolge, Redezeiten und Übergänge; eine Stoppuhr sollte sichtbar oder direkt griffbereit sein.
• Plane die Registrierung mindestens 30 Minuten vor dem ersten Pitch und beschrifte Registrierungstisch, Jurytisch und Sitzplätze. Namensschilder, gedruckte Juryformulare, Zertifikate und Preise werden häufig vergessen, obwohl sie erst kurz vor Beginn gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Pitch-Wettbewerb?

Rechne pro Beitrag mit Pitchzeit, Fragerunde und etwa 5 Minuten Wechselzeit. Bei 10 Beiträgen mit jeweils 5 Minuten Pitch, 3 Minuten Fragen und 5 Minuten Wechselzeit dauert der Wettbewerbsteil rund 130 Minuten; Registrierung und Pause kommen hinzu.

Wie viele Jurymitglieder braucht ein Pitch-Wettbewerb?

Mit 3 bis 5 Jurymitgliedern bekommst du mehrere unabhängige Bewertungen, ohne die Auswertung unnötig zu verlängern. Lege die Kriterien mindestens 7 Tage vor dem Termin fest und verschicke das Jurybriefing spätestens 3 Tage vorher.

Wann sollte man die Pitch-Dateien einsammeln?

Fordere die Dateien mindestens 3 Werktage vor dem Wettbewerb an. Prüfe jede Präsentation innerhalb von 24 Stunden auf Öffnen, Format, Bild und Ton und speichere eine Kopie auf einem USB-Stick sowie auf dem Veranstaltungs-Laptop.

Wie viel Vorlauf braucht die Organisation eines Pitch-Wettbewerbs?

Plane mindestens 4 bis 6 Wochen für Raum, Jury, Anmeldung und Technik ein. Der Ablaufplan, die Startreihenfolge, Beschilderung, Namensschilder, Zertifikate und das Catering sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.

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