Zo organiseer je een pitchwedstrijd zonder tijdverlies

Begin met het wedstrijdformat en leg daarna pas de praktische planning vast. Bepaal hoeveel deelnemers je toelaat, hoe lang elke pitch duurt en waarop de jury beoordeelt. Regel de juryleden, locatie en techniek vroeg, want vooral aansluitingen, presentaties en beoordelingsformulieren veroorzaken op het laatste moment vertraging. Werk vervolgens naar één deelnemerslijst, een gelote startvolgorde en een draaiboek dat iedereen op de dag zelf kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Juryleden bevestigen
5
Aanmeldformulier maken
6
Wedstrijdreglement publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Pitchbestanden opvragen
11
Pitchbestanden controleren
2 personen
12
Deelnemerslijst opstellen
13
Startvolgorde loten
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Juryformulieren afdrukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Catering bestellen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Techniek testen
2 personen
20
Presentaties back-uppen
21
Jurybriefing voorbereiden

Event

22
Ruimte vrijmaken
3 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Jurytafel inrichten
2 personen
26
Presentatiehoek inrichten
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Catering klaarzetten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Jury ontvangen
32
Deelnemers registreren
2 personen
33
Deelnemers instrueren
34
Gasten ontvangen
3 personen
35
Opening verzorgen
36
Pitchtijden bewaken
37
Presentaties bedienen
38
Microfoon beheren
39
Juryformulieren uitdelen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
43
Publieksvragen begeleiden
44
Juryberaad faciliteren
45
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
46
Netwerkborrel serveren
3 personen
47
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Servies verzamelen
3 personen
50
Afval inzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Ruimte schoonmaken
3 personen
54
Decoratie verwijderen
2 personen
55
Locatie opleveren
2 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Uitslagen publiceren
58
Deelnemers bedanken
59
Jurybedankjes bezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Jurytafel
Presentatietafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Stopwatchaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerplateausaantal 10
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Naambadgesaantal 80
Pennenaantal 30
Flip-overblokkenaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Prijstrofeeënaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format minstens 6 weken vooraf vast. Noteer per deelnemer de pitchduur, eventuele vragenronde, juryscore en totale doorlooptijd; zo weet je hoeveel deelnemers in het programma passen.
Benader 3 tot 5 juryleden en bevestig hun deelname uiterlijk 3 weken vooraf. Stuur daarna een korte jurybriefing met beoordelingscriteria, tijdschema en de manier waarop de winnaar wordt bepaald.
Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Vraag pitchbestanden uiterlijk 5 dagen vooraf op, controleer ze op bestandsformaat en test elke presentatie op de laptop waarop je werkt.
Plan de techniek als een aparte repetitie, niet als onderdeel van de opbouw. Test beamer, scherm, HDMI-kabels en adapters, microfoons, speakers, mengpaneel en presentatieklikker minimaal 2 uur voor aanvang.
Maak de zaal klaar volgens de loop van het programma: jurytafel voor de beoordelaars, presentatietafel bij het scherm en stoelen voor publiek en deelnemers. Leg naambadges, pennen, juryformulieren en een stopwatch klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een pitchwedstrijd te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een wedstrijd met meerdere deelnemers en juryleden. Reserveer de locatie en benader de jury in week 1, sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen vooraf en plan de technische test uiterlijk 2 uur voor de start.
Hoe lang duurt een pitchwedstrijd per deelnemer?: Plan naast de pitch zelf minimaal 3 tot 5 minuten voor wisselen, starten van de presentatie en jurynotities. Bij 12 deelnemers met een pitch van 5 minuten en 3 minuten wisseltijd duurt het wedstrijdblok ongeveer 96 minuten, exclusief pauze.
Wanneer moeten deelnemers hun pitchbestand aanleveren?: Vraag bestanden uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd op. Controleer ze direct op openen, beeldverhouding, geluid en lettertypen en bewaar daarna een back-up op de laptop én op een tweede opslaglocatie.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een pitchwedstrijd?: Gebruik bij voorkeur 3 tot 5 juryleden, zodat één afwezig jurylid de uitslag niet bepaalt. Bevestig iedereen uiterlijk 3 weken vooraf en geef de beoordelingsformulieren en briefing minimaal 5 dagen voor de wedstrijd door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.